Wie implementiert man eine PIM-Lösung?

Produktinformationsmanagement (PIM) bezeichnet ein zentrales System zum Sammeln, Strukturieren, Anreichern und Verteilen von Produktdaten über alle Verkaufskanäle hinweg. 

Angesichts der zunehmenden Zahl von Kontaktpunkten und der steigenden Ansprüche der Verbraucher müssen Unternehmen zuverlässige, konsistente und aktuelle Informationen gewährleisten. Die Einführung eines PIM wird somit zu einer Notwendigkeit, um die interne Effizienz zu optimieren und die Kundenerfahrung zu verbessern.

Diese Art von Lösung eignet sich sowohl für Akteure aus dem Einzelhandel, dem E-Commerce, der Industrie als auch für Unternehmen aus der Tourismusbranche oder dem Großhandel. Unabhängig von der Größe der Struktur bleiben die Herausforderungen ähnlich: Zeit sparen, Fehler vermeiden, die Aktualisierungsprozesse flüssiger gestalten und die Markteinführung beschleunigen. Durch die Zentralisierung der Informationen fördert das PIM die Omnichannel-Kohärenz, die Zusammenarbeit zwischen den Teams und die Aufwertung der Produktkataloge.

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Seine Bedürfnisse verstehen

Bevor Sie eine PIM-Software (Product Information Management) einsetzen, müssen Sie unbedingt die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Bezug auf die Verwaltung von Produktinformationen verstehen. 

Dies beginnt mit einer Kartierung der bestehenden Datenströme: Wo werden die Informationen gespeichert, wer verwaltet sie und wie fließen sie durch die verschiedenen Abteilungen. Außerdem ist es wichtig, die Beteiligten zu identifizieren, z. B. Marketing-, IT-, Handels- und Logistikteams. 

Durch die Analyse der aktuellen Irritationen können die wichtigsten Reibungspunkte aufgedeckt werden, z. B. doppelte Daten, wiederkehrende Fehler oder langsame Aktualisierungen von Produktinformationen. 

Schließlich sollten klare Ziele für die Einführung des PIM festgelegt werden, wie z. B. die Verbesserung der Datenqualität, ein reibungsloserer Aktualisierungsprozess und die Verkürzung der Zeit, die benötigt wird, um neue Produkte auf den Markt zu bringen.

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Das Projekt vorbereiten

Die Vorbereitung des Projekts ist ein entscheidender Schritt, um seinen Erfolg zu garantieren. 

Es ist wichtig, ein starkes Projektteam zusammenzustellen, das einen Sponsor, einen Projektleiter und wichtige Nutzer umfasst, um eine gute Kommunikation und eine effektive Überwachung zu gewährleisten. Das Budget und der Zeitplan sollten realistisch festgelegt werden, wobei die benötigten Ressourcen und der Zeitrahmen für die Umsetzung zu berücksichtigen sind. 

Je nach den Besonderheiten des Projekts sollte auch ein geeigneter Managementmodus gewählt werden, z. B. die agile Methode oder der V-Zyklus. Die Erstellung eines funktionalen Lastenhefts ist unerlässlich, um die Bedürfnisse und Erwartungen zu formalisieren. Dieses Dokument wird während des gesamten Projekts als Referenz dienen. 

Um Sie bei diesem Schritt zu begleiten, ist unser ebook über das PIM-Lastenheft bietet praktische Ratschläge und konkrete Beispiele, um dieses Schlüsseldokument effizient zu strukturieren.

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Die richtige Lösung wählen

Bei der Auswahl einer PIM-Lösung sind mehrere Kriterien entscheidend, um eine erfolgreiche Integration und eine optimale Verwaltung der Produktdaten zu gewährleisten. Zunächst einmal sollten Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt der Entscheidung stehen. Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es den Nutzern, unabhängig von ihrem technischen Niveau, sich das Tool schnell anzueignen und die Produktivität zu steigern.

Die Integration von PIM mit anderer Software spielt eine wesentliche Rolle bei der Auswahl einer Lösung für das Produktinformationsmanagement. Um wirklich effektiv zu sein, muss sich ein PIM problemlos mit bereits vorhandenen Tools wie ERP, DAM, E-Commerce-Plattformen oder Marktplätzen verbinden lassen. Diese Konnektivität ermöglicht es, die Produktdaten zu zentralisieren und zu harmonisieren und gleichzeitig den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Systemen zu automatisieren.

Entscheidend ist auch, dass die gewählte Lösung mehrsprachige, mehrkanalige und multimediale Daten effizient verwaltet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen über alle Vertriebskanäle und in allen Sprachen konsistent sind und ein reibungsloses und fehlerfreies Kundenerlebnis bieten.

Schließlich muss die Art des Hostings, ob SaaS oder On-Premise, auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein. Lösungen, wie die von Quable angebotene, bieten große Flexibilität, eine hohe Skalierbarkeit und regelmäßige Updates ohne technische Verwaltungszwänge. Diese Art von Lösung eignet sich besonders gut für wachsende Unternehmen und bietet gleichzeitig optimale Sicherheit.

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Aufbau seiner Datenmodelle

Durch den Aufbau des Datenmodells wird die Qualität und Konsistenz der Informationen in einem PIM-System sichergestellt. 

Zunächst gilt es, die wichtigsten Einheiten des Produkts wie Kategorien, Sortimente und Varianten zu definieren, um die Daten logisch und zugänglich zu strukturieren. Dieser Schritt schafft eine solide Grundlage für die Verwaltung der Produktdaten über alle Vertriebskanäle hinweg.

Anschließend ist es entscheidend, die für jede Entität erforderlichen Attribute zu identifizieren: technische (Abmessungen, Gewicht, Materialien), marketingbezogene (Beschreibung, Bilder, Unterscheidungsmerkmale) und logistische (Lagerbestand, Lieferanten, Lieferzeiten). Diese Attribute müssen genau definiert sein, um die Anreicherung und Verbreitung der Informationen zu erleichtern.

Außerdem sollte eine klare Baumstruktur erstellt werden, um die Produkte zu kategorisieren und gleichzeitig Filter vorzusehen, die eine schnelle und intuitive Suche ermöglichen. Diese Struktur gewährleistet eine flüssige Navigation und eine optimale Verwaltung der Produkte.

Schließlich wird durch die Einführung von Regeln für die Vollständigkeit und die Abhängigkeiten zwischen den Daten sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen vor ihrer Veröffentlichung ausgefüllt werden. Unsere Integrationspartner spielen in dieser Phase eine Schlüsselrolle, indem sie ihr Fachwissen einbringen, um das Modell an die Besonderheiten jedes Unternehmens anzupassen und eine nahtlose Integration in das bestehende Ökosystem zu gewährleisten. Dank ihrer Unterstützung können die Unternehmen die Vorteile des PIM maximieren und gleichzeitig ihre internen Prozesse optimieren.

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Das PIM mit dem digitalen Ökosystem verbinden und integrieren

Die Verbindung und Integration des PIM mit dem digitalen Ökosystem ist ein entscheidender Schritt, um eine reibungslose Verwaltung der Produktinformationen zu gewährleisten. 

Es geht darum, die PIM-Lösung mit den verschiedenen vorhandenen Datenquellen wie ERP, Excel-Dateien oder DAM-Systemen (Digital Asset Management) zu verbinden. Dadurch können alle benötigten Informationen in einem einzigen Tool zentralisiert werden, was ihre Verwaltung und Aktualisierung vereinfacht.

Sobald die Daten importiert sind, ist es entscheidend, das PIM mit den Verteilungssystemen zu verbinden, z. B. mit E-Commerce-Websites, Marktplätzen oder auch PDF-Katalogen. Dies gewährleistet eine konsistente und einheitliche Verteilung der Produktinformationen über alle Kanäle. Diese Synchronisierung hilft auch, Fehler durch manuelle Aktualisierungen zu vermeiden.

Die Einrichtung von automatisierten Import-/Exportabläufen ist ebenfalls ein Schlüsselelement bei der Integration von PIM. DieAutomatisierung der Datenimport- und Syndikationsprozesse gewährleistet nicht nur eine effiziente Verwaltung, sondern spart auch viel Zeit. Diese Abläufe halten die Produktinformationen in Echtzeit auf dem neuesten Stand und erleichtern es, neue Produkte oder Änderungen ohne zusätzlichen Aufwand hinzuzufügen.

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Die Einführung des PIM

Der Import und die Anreicherung von Daten sind entscheidende Schritte bei der Einführung einer PIM-Lösung. 

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Daten importieren und anreichern

Die anfängliche Datenmigration erfordert eine strenge Strategie und sorgfältige Überprüfungen, um die Konsistenz und Qualität der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören die Überprüfung bestehender Datenformate, die Anpassung an PIM-Standards und die Integration mehrerer Quellen (ERP, DAM, Excel usw.). 

Anschließend ist eine Bereinigung der Daten zwingend erforderlich, um Duplikate zu entfernen, Fehler zu korrigieren und die Informationen zu vereinheitlichen. Dieser Prozess stellt sicher, dass die migrierten Daten zuverlässig und bereit für die Nutzung auf der neuen Plattform sind.

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Daten validieren

Sobald die Daten integriert sind, ist es von entscheidender Bedeutung, Validierungs-Workflows einzurichten. Diese Prozesse stellen sicher, dass alle Daten ordnungsgemäß geprüft und genehmigt werden, bevor sie verwendet oder weitergegeben werden.

 Die kollaborative Anreicherung ist eine weitere wichtige Dimension: Durch die Zuweisung klarer Rollen und Berechtigungen an die verschiedenen Benutzer kann jeder Mitarbeiter entsprechend seinem Geschäftsprofil zur Aktualisierung oder Anreicherung von Informationen beitragen.

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Testen

Bevor das System in großem Maßstab eingesetzt wird, ist es entscheidend, das PIM funktional und technisch zu testen. 

Bei der funktionalen Abnahme wird überprüft, ob alle Funktionen des Systems den Erwartungen entsprechen, während bei den Benutzertests, die sich auf die Benutzererfahrung (UX) und die Navigationslogik konzentrieren, mögliche Verbesserungen ermittelt werden. Das in dieser Phase gesammelte Feedback wird genutzt, um notwendige Korrekturen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die ersten Veröffentlichungen freigegeben werden.

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Der Start des PIM-Projekts

Der Erfolg eines PIM-Projekts hängt zu einem großen Teil von der Akzeptanz der Teams ab.

Sobald das System eingerichtet ist, ist es wichtig, die Nutzer beim Umgang mit dem Tool zu unterstützen. Dies geschieht durch die Erstellung von klaren und zugänglichen Materialien: Video-Tutorials, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Arbeitsblätter usw. Diese Ressourcen müssen an die verschiedenen beteiligten Profile angepasst werden: Beitragende, Administratoren, Korrekturleser oder einfach nur beratende Nutzer. Parallel dazu können gezielte Schulungssitzungen das Verständnis für die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen im Lebenszyklus der Produktdaten stärken.

Die Organisation dieser Schulungen kann sich auf praktische Workshops, Echtzeitdemonstrationen oder konkrete Fälle aus dem Unternehmensalltag stützen. Es ist auch sinnvoll, ein Supportsystem zu strukturieren, sei es intern oder durch einen Dienstleister, um eine Begleitung nach der Einführung zu gewährleisten.

Der operative Start des PIM sollte schrittweise erfolgen, um die Risiken zu begrenzen. Ein iterativer Ansatz ermöglicht es, die Abläufe zu testen, Reibungspunkte zu identifizieren und Anomalien schnell zu beheben. 

Die regelmäßige Überwachung von Schlüsselindikatoren wie Vollständigkeitsgrad, erkannte Fehler oder Aktualisierungszeiten ermöglicht es, die Strategie anzupassen und die Prozesse zu optimieren. Schließlich ist das Einholen von Nutzerfeedback unerlässlich, um das Datenmodell weiterzuentwickeln, die Workflows zu verfeinern und die Relevanz der verbreiteten Informationen zu erhöhen. Die Dynamik der kontinuierlichen Verbesserung wird so zu einem starken Hebel für die kollektive Leistung.

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Schlussfolgerung

Die Einführung einer PIM-Lösung ist mehr als nur ein technisches Projekt: Es ist ein strukturierender Prozess, der im Zentrum der digitalen und kommerziellen Strategie eines Unternehmens steht. Von der Definition der Anforderungen über die Auswahl der Lösung, die Datenmodellierung und die Integration in bestehende Tools bis hin zur Schulung der Teams - jeder Schritt spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts.

Ein leistungsstarkes PIM steigert die Effizienz, macht die über alle Kanäle verbreiteten Informationen zuverlässiger und ermöglicht es, agil auf die Erwartungen eines sich ständig wandelnden Marktes zu reagieren. Sein Wert entfaltet sich jedoch erst dann in vollem Umfang, wenn es von den Teams übernommen wird, die Prozesse aufeinander abgestimmt werden und die Daten zu einem echten Hebel der Differenzierung werden.