Integration eines PIM: Definition, Herausforderungen und bewährte Praktiken

Die Integration eines PIM-Systems(Product Information Management) spielt eine wesentliche Rolle bei der modernen Verwaltung von Produktdaten. Durch die Verbindung des PIM mit anderen Geschäftswerkzeugen wie ERP, CRM oder CMS wird die Verwaltung von Produktinformationen zentralisiert und automatisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten über alle Vertriebs- und Kommunikationskanäle hinweg konsistent und zugänglich sind, während gleichzeitig Fehler und der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben verringert werden.

So wird die Integration eines PIM zu einem unumgänglichen Hebel, um die Effizienz der Teams zu steigern und ein reibungsloses und einheitliches Kundenerlebnis zu bieten.

‍

Integration eines PIM: Definition

Die Integration eines PIM, was genau ist das? Kurz gesagt handelt es sich um den Prozess, bei dem eine PIM-Software mit anderen von einem Unternehmen verwendeten Systemen wie ERP, CMS, DAM, CRM oder Marketplaces verbunden wird.

Diese Konnektivität ermöglicht es, die Verwaltung von Produktinformationen zu zentralisieren und zu automatisieren, was dazu beiträgt, Datensilos und Synchronisationsfehler zu vermeiden. Konkret wird ein PIM alle Produktdaten (Beschreibungen, technische Daten, Bilder, Preise, ...) zusammenfassen und strukturieren, um sicherzustellen, dass sie über alle Verkaufs- und Marketingkanäle hinweg einheitlich bleiben.

Die Integration eines PIM sorgt dafür, dass diese Daten nahtlos zwischen den verschiedenen Geschäftstools zirkulieren, wodurch die Aktualisierung und Verbreitung von Informationen vereinfacht wird, ohne dass sich wiederholende manuelle Eingriffe erforderlich sind. Das spart Zeit und steigert die Effizienz des Unternehmens.

‍

Warum ist die Integration eines PIM entscheidend für eine effektive Verwaltung von Produktdaten?

Eine gut durchdachte PIM-Integration bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, da sie eine bessere Qualität, Konsistenz und Zugänglichkeit der Produktinformationen gewährleistet. Durch die Automatisierung des Datenaustauschs werden menschliche Fehler reduziert, doppelte Informationen vermieden und sichergestellt, dass Aktualisierungen an allen Kontaktpunkten in Echtzeit erfolgen, sei es auf der E-Commerce-Website, in Katalogen, auf Marktplätzen oder in mobilen Anwendungen.

Durch die Optimierung des Produktdatenmanagements trägt eine solche Integration dazu bei, die Time-to-Market zu beschleunigen, während sie gleichzeitig durch zuverlässige und ständig aktualisierte Informationen ein reibungsloseres Kundenerlebnis ermöglicht. Außerdem erleichtert sie die Multichannel-Expansion, ein Schlüsselelement, um den Anforderungen der heutigen Omnichannel-Strategien gerecht zu werden.

‍

Warum sollte man eine PIM-Integration durchführen?

Die Integration eines PIM-Systems (Product Information Management) ist für die Zentralisierung und Vereinheitlichung der Produktdaten innerhalb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Durch die Beseitigung der Streuung von Informationen über verschiedene Medien ermöglicht es die Verbesserung der Datenqualität, die Beschleunigung der Time-to-Market und die Automatisierung von Abläufen, wodurch die internen Prozesse und die Kundenerfahrung optimiert werden.

‍

Zentralisierung und Vereinheitlichung von Daten

In einem Unternehmen sind produktbezogene Informationen oft über verschiedene Medien verteilt: ERP, Excel-Dateien, interne Datenbanken und viele andere.

Diese Streuung erschwert die Datenverwaltung und erhöht das Risiko von Fehlern oder Diskrepanzen. Durch die Integration eines PIM wird es möglich, all diese Informationen an einem Ort zu zentralisieren und so eine einzige, zuverlässige und konsistente Quelle für alle Teams (Marketing, Handel, Logistik usw.) zu bieten.

‍

Verbesserung der Qualität der Produktinformationen

Falsche oder unvollständige Informationen können den Ruf einer Marke ernsthaft schädigen und zu Produktrückgaben oder unzufriedenen Kunden führen.

Bei einem integrierten PIM-System können durch dieAutomatisierung der Datenkontrolle und -anreicherung menschliche Fehler vermieden werden, wodurch eine perfekte Konsistenz über alle Kommunikationskanäle hinweg gewährleistet wird. Darüber hinaus erleichtern die oftmals sehr leistungsfähigen Tools zur Datenvalidierung und -governance nicht nur die schnelle Korrektur von Fehlern, sondern auch die kontinuierliche Verbesserung der Produktdatenblätter, was zu einem optimalen Kundenerlebnis beiträgt.

‍

Beschleunigung der Time-to-Market

Mit einem PIM, das in die anderen Systeme des Unternehmens integriert ist, kann die Zeit, die für die Erstellung und Verbreitung eines Angebots benötigt wird, erheblich verkürzt werden.

Die Teams sparen wertvolle Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben eliminieren. So können neue Produkte schneller auf den Markt gebracht und Trends und Erwartungen der Verbraucher besser erfüllt werden.

‍

Automatisierung von Datenflüssen

Die Integration eines PIM-Systems ermöglicht die automatische und nahtlose Übertragung von Informationen an Ihre E-Commerce-Plattformen, Marktplätze, gedruckten Kataloge oder mobilen Anwendungen. Dadurch werden die Daten sofort aktualisiert und Fehler bei Beständen, Preisen oder Beschreibungen vermieden. Außerdem werden die Kosten für die manuelle Verwaltung von Informationen erheblich gesenkt.

‍

Herausforderungen bei der Integration eines PIMs

Die Integration eines PIM bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, darunter die Verwaltung heterogener Daten aus verschiedenen Systemen und die Notwendigkeit, interne Informationssilos zu überwinden. Die technische Kompatibilität zwischen verschiedenen Tools und die Verwaltung von Aktualisierungen sind ebenfalls Hindernisse, die es zu überwinden gilt, um eine reibungslose und skalierbare Integration zu gewährleisten.

‍

Heterogene Daten und Informationssilos

Eine der ersten Schwierigkeiten bei der Integration eines PIM ist die Vielfalt der Datenformate und -strukturen, die aus den verschiedenen vorhandenen Systemen (ERP, DAM, CMS usw.) stammen. 

Jedes Tool arbeitet nach seinen eigenen Logiken und Standards, was bei der Datenübertragung zu Inkonsistenzen oder sogar zu Informationsverlusten führen kann. Außerdem ist es nicht ungewöhnlich, dass einige interne Teams in Silos arbeiten und spezielle Datenbanken verwenden, die nicht immer miteinander kompatibel sind. 

Für eine erfolgreiche Integration ist es daher unerlässlich, mit einer Phase der Datennormalisierung zu beginnen, in der gemeinsame Strukturierungsregeln eingeführt werden, die eine Kohärenz und einen reibungslosen Ablauf zwischen den verschiedenen Systemen gewährleisten.

‍

Technische Komplexität und Kompatibilität der Systeme

Die Verbindung zwischen einem PIM und anderen Geschäftslösungen beruht oft auf APIs, Konnektoren oder speziellen Entwicklungen. 

Allerdings bieten nicht alle Tools eine native Kompatibilität mit einem PIM, was zu technischen Anpassungen führen kann, die Zeit und eine erhebliche finanzielle Investition erfordern.

Darüber hinaus verwenden einige Unternehmen alte oder maßgeschneiderte Systeme, was die Integration zusätzlich erschwert. Daher ist es entscheidend, ein PIM zu wählen, das sowohl flexibel als auch skalierbar ist, damit es sich an verschiedene technologische Umgebungen anpassen kann, ohne übermäßig viele Ressourcen zu beanspruchen.

‍

Update-Management und Skalierbarkeit

Ist das PIM erst einmal integriert, muss es in der Lage sein, sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln, um den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens und den technologischen Fortschritten gerecht zu werden.

Das Hinzufügen neuer Verkaufskanäle, die Anpassung an sich ständig ändernde Vorschriften oder die Integration neuer Funktionen erfordern eine reibungslose Verwaltung von Updates. Hier spielen eine modulare Architektur und gut durchdachte APIs eine Schlüsselrolle: Sie sorgen für genügend Flexibilität, um das System zu erweitern, ohne das bereits vorhandene Ökosystem zu stören.

‍

Wie gelingt die PIM-Integration?

Für eine erfolgreiche Integration eines PIM ist es entscheidend, zunächst die Ziele und geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens zu definieren. Dies ermöglicht die Auswahl der am besten geeigneten Integrationsarchitektur, eine strenge Governance der Produktdaten und eine Überwachung nach der Integration, um die kontinuierliche Qualität und Leistung des Systems zu gewährleisten.

‍

Geschäftsziele und -bedürfnisse definieren

Bevor Sie ein PIM-Integrationsprojekt in Angriff nehmen, müssen Sie sich unbedingt über die strategischen Ziele Ihres Unternehmens im Klaren sein.

Ob es darum geht, dasKundenerlebnis zu verbessern, die Lagerverwaltung zu optimieren oder die Produktionszyklen zu beschleunigen - jede Organisation hat ihre eigenen Prioritäten. 

Eine sorgfältige Analyse der Geschäftsprozesse hilft dabei, die zu integrierenden Schlüsselfunktionen zu definieren und sicherzustellen, dass die PIM-Lösung nicht nur den unmittelbaren Bedürfnissen, sondern auch den zukünftigen Ambitionen gerecht wird und das langfristige Wachstum des Unternehmens unterstützt.

‍

Die richtige Integrationsarchitektur wählen

Die Integrationsarchitektur des PIM muss an die bereits vorhandene technologische Infrastruktur des Unternehmens und an die Besonderheiten seiner Arbeitsweise angepasst sein. 

Die Wahl eines API-basierten Ansatzes oder die Entscheidung für eine Cloud-Lösung kann mehr Flexibilität bieten und eine bessere Skalierbarkeit ermöglichen. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass sich das PIM problemlos in andere verwendete Systeme integrieren lässt. Gleichzeitig muss gewährleistet sein, dass in Zukunft neue Plattformen oder Funktionen hinzugefügt werden können, ohne dass die Gefahr besteht, dass es zu Brüchen oder Inkonsistenzen kommt. 

Eine modulare Architektur kann auch zukünftige Aktualisierungen und Weiterentwicklungen erleichtern, indem sie diese Änderungen flüssiger und weniger umständlich gestaltet.

‍

Gewährleistung der Governance der Produktdaten

Bei der Integration eines PIM geht es nicht nur darum, Systeme miteinander zu verbinden. Sie erfordert auch die Einrichtung eines soliden Governance-Rahmens, um die Qualität und Konsistenz der Daten zu gewährleisten.

Dies erfordert die Einführung strenger Prozesse zur Validierung, Kontrolle und Anreicherung der Produktinformationen, aber auch die Festlegung klarer Regeln für die Verwaltung von Zugängen und Verantwortlichkeiten. Eine gut durchdachte Governance sorgt dafür, dass die Daten zuverlässig und aktuell bleiben, was für die Maximierung der langfristigen Wirksamkeit des PIM von entscheidender Bedeutung ist.

‍

Tests und Nachbereitung nach der Integration einrichten

Sobald das PIM integriert ist, ist es wichtig, gründliche Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Schnittstellen reibungslos funktionieren und die Daten zwischen den verschiedenen Systemen korrekt synchronisiert werden.

Entscheidend ist auch, dass Sie Leistungsindikatoren festlegen, um die Wirksamkeit der Integration zu messen, und dass Sie eine regelmäßige Überwachung einrichten, um mögliche Probleme zu erkennen. 

Diese Nachbereitung nach der Integration ermöglicht es, Anomalien schnell zu beheben, das Feedback der Nutzer einzubeziehen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen, um eine optimale Nutzung des Systems zu gewährleisten.

‍

Schlussfolgerung

Die Integration eines PIM ist ein strategischer Hebel für Unternehmen, die die Qualität und Kohärenz ihrer Produktdaten kontrollieren wollen. Sie ermöglicht die Zentralisierung der Informationen, die Automatisierung der Datenflüsse und die Aktualisierung in Echtzeit. 

Für eine erfolgreiche Integration ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, klare Ziele zu definieren, eine geeignete Integrationsarchitektur zu wählen und eine strenge Data Governance zu gewährleisten. Eine gut durchgeführte Integration sorgt nicht nur für eine höhere Produktivität, sondern auch für ein optimiertes Kundenerlebnis über alle Kanäle hinweg.