Die Wahl des richtigen PIM: Ein umfassender Leitfaden in 5 Schritten

Ein PIM (Product Information Management) ist ein Softwaresystem, das entwickelt wurde, um die Produktdaten eines Unternehmens zu zentralisieren, zu organisieren und anzureichern. Es dient als einheitliche Grundlage für die Verwaltung von Informationen wie Beschreibungen, Bildern, technischen Spezifikationen, Preisen oder Übersetzungen, die über alle Verkaufskanäle (E-Commerce, Marktplätze, Printkataloge usw.) hinweg harmonisiert werden. 

Was ist ihre Rolle? Datensilos zu beseitigen, manuelle Fehler zu reduzieren und eine optimale Konsistenz der Kundenerfahrung zu gewährleisten.

Für Unternehmen, insbesondere solche mit komplexen Katalogen oder internationaler Präsenz, ist ein PIM kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Es verbessert die betriebliche Effizienz (durch Automatisierung zeitraubender Aufgaben), erhöht die Datenqualität (unerlässlich für die Suchmaschinenoptimierung und Konversion) und erleichtert die Anpassung an lokale Märkte (mehrsprachige Verwaltung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften). Ohne sie explodieren Fehler in Produktdatenblättern, Markteinführungszeiten und Verwaltungskosten schnell.

Dennoch kann die Auswahl eines geeigneten PIM angesichts der Vielzahl an verfügbaren Lösungen abschreckend wirken. Dieser Artikel führt Sie in fünf klaren Schritten dazu, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln, Tools zu vergleichen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. 

Sie erfahren, wie Sie gängige Fallstricke (Überdimensionierung, unnötige Funktionen) vermeiden und eine Plattform auswählen können, die mit Ihrem Unternehmen wächst.

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Ein PIM auszuwählen, ohne Ihre spezifischen Bedürfnisse zu klären, würde bedeuten, ohne Kompass zu navigieren. Dieser Schritt wird oft unterschätzt, ist aber der Schlüssel, um überdimensionierte oder ungeeignete Lösungen zu vermeiden.

1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse

Beginnen Sie mit der Kartierung Ihres derzeitigen Produktdatenmanagements und listen Sie Ihre Reibungspunkte auf : 

• Datensilos: Informationen sind über verschiedene Abteilungen (Marketing, E-Commerce, Logistik) verteilt, was die Markteinführungszeiten verlängert ;
• Wiederkehrende Fehler : Widersprüchliche Beschreibungen auf der Website und in den Printkatalogen oder Bilder, die nicht mit den Produkten übereinstimmen;
• Manuelle Prozesse: Validierungen per E-Mail, Übersetzungen über XLS-Dateien oder Medienverwaltung auf Dropbox.

2. Setzen Sie Ziele, die auf Ihre Strategie abgestimmt sind

Ihre Ziele sollten konkret und messbar sein. Lassen Sie sich von den Herausforderungen Ihres Unternehmens inspirieren :

• Operativ :
  
  • Die Zeit für die Anreicherung von Produktdatenblättern um 30 % reduzieren ;
  • 80 % der Exporte in die Kanäle (E-Commerce, Marktplätze, Print) automatisieren.
• Qualitativ :
  
  • Eliminierung von Datenfehlern durch Validierungs-Workflows ;
  • Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Etikettierung, Zusammensetzungen).
• Business :
  
  • Beschleunigung der Produkteinführung auf neuen Märkten (mehrsprachiges Management) ;
  • Verbesserung der natürlichen Suchmaschinenoptimierung durch optimierte Metadaten.

3. Listen Sie die wichtigsten Funktionen auf

Priorisieren Sie die Features entsprechend Ihrer Berufe. Für ein Unternehmen sind beispielsweise folgende Kriterien nicht verhandelbar:

• Technische Integrationen :
  
  • Automatische Synchronisation mit demERP (z. B. Abruf von technischen Daten) ;
  • Konnektoren für Marketplaces (Amazon, Cdiscount) und Print-Tools.
• Zusammenarbeit :
  
  • Skalierbare Validierungs-Workflows (z. B. Genehmigung für Marketing > Recht > E-Commerce) ;
  • Feinsteuerung der Zugriffsrechte (z. B. Einschränkung nach Marke oder Region).
• Internationalisierung :
  
  • Zentrale Übersetzung mit Versionsverfolgung ;
  • Umgang mit lokalen Besonderheiten (Währungen, Normen).
• Skalierbarkeit :
  
  • Fähigkeit, +50 000 Referenzen und 10 Sprachen zu verwalten ;
  • Robuste API zur Anbindung zukünftiger Kanäle (z. B. mobile Apps).

Schritt 2: Bewerten Sie die Schlüsselfunktionen eines PIMs

Wenn Sie sich für ein PIM (Product Information Management) entscheiden, ist es entscheidend, dass Sie die Schlüsselfunktionen verstehen, die für Ihr Unternehmen den Unterschied machen. Hier sind die fünf wichtigsten Aspekte, die Sie bewerten sollten:

1. Zentrale Verwaltung von Produktdaten

Ein PIM soll alle Produktinformationen an einem Ort zentralisieren. Dazu gehören Beschreibungen, Bilder, technische Spezifikationen, Preise und vieles mehr. 

Eine zentrale Datenbank beseitigt Informationssilos, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle Teams mit denselben aktuellen Daten arbeiten. Dies ist besonders entscheidend für Unternehmen, die Tausende von Produktreferenzen verwalten.

2. Fähigkeit, mehrsprachige Kataloge und Multichannel-Kataloge zu verwalten

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist oder über mehrere Kanäle verkauft (E-Commerce, Marktplätze, physische Verkaufsstellen usw.), muss Ihr PIM die mehrsprachige und mehrkanalige Verwaltung unterstützen. 

Es muss die Möglichkeit bieten, Produktbeschreibungen einfach zu übersetzen und den Inhalt an regionale Besonderheiten oder die Anforderungen der einzelnen Verkaufskanäle anzupassen. Diese Flexibilität ist unerlässlich, um ein konsistentes und personalisiertes Kundenerlebnis zu bieten.

3. Integration mit anderen Systemen (ERP, CRM, E-Commerce, etc.)

Ein gutes PIM muss sich nahtlos in die anderen von Ihnen verwendeten Tools integrieren, z. B. in Ihr ERP (Enterprise Resource Planning), Ihr CRM (Customer Relationship Management) oder Ihre E-Commerce-Plattform. 

Diese Integration ermöglicht es, den Datenfluss zu automatisieren, wiederholte manuelle Eingaben zu vermeiden und die Konsistenz zwischen den verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Beispielsweise sollten sich Bestandsaktualisierungen im ERP automatisch im PIM und auf Ihrer E-Commerce-Website widerspiegeln.

4. Einfache Handhabung und intuitive Benutzeroberfläche

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein oft unterschätztes, aber dennoch entscheidendes Kriterium. 

Ein PIM mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und leicht zu erlernenden Funktionen verkürzt die Lernkurve für Ihre Teams und erhöht ihre Produktivität. Achten Sie auf Lösungen, die übersichtliche Dashboards, anpassbare Workflows und Tools für die Zusammenarbeit bieten, um die Teamarbeit zu erleichtern.

5. Skalierbarkeit und Flexibilität, um sich dem Wachstum des Unternehmens anzupassen

Schließlich muss Ihr PIM in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. 

Egal, ob Sie neue Produkte, neue Märkte oder neue Verkaufskanäle hinzufügen, das System muss leistungsfähig und leicht skalierbar bleiben. Skalierbarkeit ist besonders wichtig für expandierende Unternehmen, da ein starres PIM schnell zu einem Hemmschuh statt zu einem Vorteil werden könnte.

Schritt 3: Vergleichen Sie die auf dem Markt verfügbaren Lösungen

Sobald Ihre Bedürfnisse klar definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen PIM-Lösungen zu vergleichen. Dieser Vergleich sollte sich auf drei Schlüsselaspekte konzentrieren: Funktionen, Preise und Einsatzmodelle. Hier erfahren Sie, wie Sie diesen Schritt angehen können, ohne bestimmte Konkurrenten zu nennen.

1. Vergleich der Funktionen

Die Funktionen eines PIM sind der Kern seiner Nützlichkeit. Hier sind die zu untersuchenden Elemente :

• Zentrale Datenverwaltung : Stellen Sie sicher, dass die Lösung eine effiziente Zentralisierung und Strukturierung von Produktinformationen, einschließlich technischer Attribute, Marketingbeschreibungen und zugehöriger Medien, ermöglicht;
• Mehrsprachige und kanalübergreifende Unterstützung: Wenn Sie international oder über mehrere Verkaufskanäle tätig sind, stellen Sie sicher, dass das PIM Übersetzungen und Anpassungen für verschiedene Märkte unterstützt;
• Integrationen : Die Fähigkeit, sich mit anderen Tools (ERP, CRM, E-Commerce-Plattformen usw.) zu integrieren, ist entscheidend, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten und Informationssilos zu vermeiden ;
• Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Lösung, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann, sei es in Bezug auf das Produktvolumen oder die Komplexität der Daten.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Funktionen über Demos oder kostenlose Testversionen zu testen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entsprechen.

2. Vergleich der Tarife

Die mit einem PIM verbundenen Kosten können je nach mehreren Faktoren stark variieren:

• Preismodelle: Einige Lösungen bieten monatliche oder jährliche Abonnements an, die auf der Anzahl der Nutzer, der Produkte oder der verwendeten Funktionen basieren. Andere können eine anfängliche Gebühr für die Implementierung und wiederkehrende Kosten für die Wartung berechnen ;
• Versteckte Kosten: Hüten Sie sich vor zusätzlichen Kosten für die Integration, die Anpassung oder die Schulung von Teams. Eine scheinbar kostengünstige Lösung kann schnell teuer werden, wenn sie hohe technische Investitionen erfordert ;
• Return on Investment (ROI): Beurteilen Sie, wie das PIM Einsparungen bewirken oder Ihre Einnahmen steigern kann, indem es die betriebliche Effizienz verbessert oder den Verkauf ankurbelt.

3. Vergleich der Einsatzmodelle

PIMs können nach verschiedenen Modellen eingesetzt werden, die jeweils ihre Vor- und Nachteile haben:

• Cloud: Cloud-Lösungen sind in der Regel einfacher zu implementieren und zu warten, mit automatischen Updates und Zugriff von überall aus. Sie eignen sich besonders für Unternehmen, die eine flexible und skalierbare Lösung suchen ;
• On-Premise: Lokal installierte Lösungen bieten die volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur, erfordern aber interne technische Ressourcen für die Verwaltung und Wartung ;
• Hybrid: Einige Lösungen kombinieren die Vorteile von Cloud und On-Premise und ermöglichen Flexibilität, während die Kontrolle über sensible Daten erhalten bleibt.

4. Fallstudien oder Erfahrungsberichte

Um sich ein konkretes Bild von der Wirksamkeit einer Lösung zu machen, sollten Sie nach Fallstudien oder Erfahrungsberichten von Unternehmen suchen, die ein PIM implementiert haben. Diese Rückmeldungen können Ihnen helfen, zu verstehen :

• Wie das PIM spezifische Probleme gelöst hat (z. B. Verwaltung komplexer Kataloge, Verbesserung der Kundenerfahrung) ;
• Herausforderungen, die bei der Implementierung auftraten, und wie sie bewältigt wurden ;
• Die erzielten Ergebnisse in Form von Zeitersparnis, weniger Fehlern oder höheren Verkaufszahlen.

Schritt 4: Testen der gewählten Lösungen

Sobald Sie die PIM-Lösungen identifiziert haben, die Ihren Bedürfnissen zu entsprechen scheinen, ist es entscheidend, sie zu testen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, konkret zu bestätigen, ob die Software Ihren Erwartungen entspricht und sich gut in Ihr bestehendes Ökosystem einfügt.

Bewertung der Einfachheit der Implementierung und der Qualität des Kundensupports

Die Implementierung eines PIM kann ein komplexer Prozess sein, vor allem wenn Sie es in bestehende Systeme wie ein ERP-System oder eine E-Commerce-Plattform integrieren müssen. 

Beurteilen Sie während der Testphase, wie einfach die Installation und Konfiguration ist. Stellen Sie Fragen zur Zeit, die für eine vollständige Implementierung benötigt wird, und zu den benötigten internen oder externen Ressourcen. 

Testen Sie darüber hinaus die Reaktionsfähigkeit und die Qualität des Kundensupports. Eine gute Betreuung ist entscheidend, um Probleme schnell zu lösen und die Akzeptanz des PIM durch Ihre Teams zu maximieren.

Feedback von Anwenderteams

Beziehen Sie Ihre Teams in den Testprozess ein, insbesondere diejenigen, die das PIM im Alltag nutzen werden (Marketing, Produktmanagement, IT usw.). 

Ihr Feedback ist wertvoll, um mögliche Blockaden oder fehlende Funktionen zu identifizieren. Organisieren Sie Feedbackrunden, um ihre Eindrücke von der Ergonomie, der Leistung und der Nützlichkeit der Software zu sammeln. 

Diese Einblicke helfen Ihnen, eine fundiertere Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass das gewählte PIM von allen Nutzern angenommen wird.

Schritt 5: Eine informierte Entscheidung treffen

Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse analysiert, Lösungen verglichen und Optionen getestet haben, ist es an der Zeit, Ihre Wahl endgültig zu treffen. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, fassen Sie die wichtigsten Kriterien zusammen: 

• Funktionalitäten (angepasst an Ihre Geschäftsprozesse) ;
• Gesamtkosten (einschließlich Lizenzen, Implementierung und Wartung) ;
• Kundensupport (Verfügbarkeit und Fachwissen) ; 
• Skalierbarkeit (Fähigkeit, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten). 

Diese Elemente helfen Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten auf Ihre Ziele abgestimmt ist.

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie sich auf die Datenmigration konzentrieren - ein entscheidender Schritt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Erstellen Sie einen detaillierten Plan, um Ihre vorhandenen Daten in das neue PIM zu übertragen, und achten Sie dabei darauf, dass die Betriebsunterbrechungen so gering wie möglich gehalten werden. Identifizieren Sie die vorrangigen Daten, bereinigen und strukturieren Sie sie im Vorfeld und testen Sie den Migrationsprozess, bevor Sie ihn auf Ihren gesamten Katalog anwenden.

Planen Sie parallel dazu einen Schulungsplan für Ihre Teams, damit sie das neue Tool schnell beherrschen. Eine erfolgreiche Einführung hängt von der Vorbereitung und Begleitung der Benutzer ab. Wenn Sie Zeit in die Migration und Schulung investieren, maximieren Sie den Nutzen Ihres PIM und sorgen für eine reibungslose Integration in Ihre Prozesse.

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Schlussfolgerung

Die Wahl eines PIM (Product Information Management) ist eine strategische Entscheidung, die die Verwaltung Ihrer Produktdaten verändern und Ihre Geschäftsprozesse optimieren kann.

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie sich an die wichtigsten Punkte erinnern: Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse, bewerten Sie die wichtigsten Funktionen, vergleichen Sie die verfügbaren Lösungen und testen Sie die Optionen, bevor Sie sich festlegen.

Nehmen Sie sich die Zeit, jede Lösung sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Zielen und Ihrer Struktur entspricht.