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Product Information Management (PIM) : le guide complet

Brice

Omnicanal
21 février 2020

Sommaire

1 – Qu’est-ce qu’un PIM ?
2 – Où situer le PIM dans l’écosystème d’entreprise ?
3- Ce que le PIM n’est pas …
4 – Quels sont les effets du PIM sur l’entreprise ?

A. Améliorer la qualité de la donnée produit

B. Optimiser l’organisation et la collaboration

C. Développer le business omnicanal

5 – Comment choisir un PIM ?

A. Checklist pour choisir un PIM

B. Délai de mise en place d’un PIM

C. Le compétences appréciées et le capital humain

D. La sécurité des données

E. Utilisation quotidienne du PIM

F. Faire évoluer ou mettre à jour un PIM

6 – 4 étapes clés avant de lancer un PIM

A. Définir les objectifs

B. Définir les acteurs

C. Le cadrage métier

D. L’accompagnement technique

Avant tout, qu’est-ce qu’un PIM ?

 

Le PIM ou Product Information Management est une solution (sous la forme d’un logiciel on-premise ou d’un SaaS) qui est dédiée à la gestion, l’enrichissement et la diffusion de l’information produit.

L’information produit gérée par le PIM comprend toutes les données textuelles qui constituent une fiche produit : descriptifs marketing, story-telling, informations techniques, labellisation, recettes, ingrédients, emballage, cross et up-selling, etc.

 

Dès lors qu’un produit est créé dans le SI de l’entreprise (généralement en provenance de l’ERP), le PIM va collecter les premières informations brutes puis alerter les équipes marketing et produit. Le travail d’enrichissement des informations du nouveau produit peut débuter. Lorsque le niveau de qualité de la fiche produit atteint un niveau requis, celle-ci est diffusée automatiquement sur tous les canaux de vente et adaptée aux contraintes de chacun.

Pour fluidifier l’organisation et accélérer la mise en ligne des fiches produit, le PIM s’appuie sur une méthodologie collaborative de façon à faciliter le travail des équipes, peu importe le nombre de produits ou la taille de l’entreprise.

Où se situe le PIM dans l’écosystème d’entreprise ?

Ce que le PIM n’est pas …

 

Nombreux les outils au sein du Système d’Information ! Construit de briques d’acronymes qui collectent, enrichissent, analysent et/ou font transiter tous types de données vers les différents métiers de l’entreprise. Le PIM (Product Information Manager) est l’une de ces briques. Et si les outils suivants sont plus ou moins connus, le PIM n’a pas vocation à les remplacer (et vice-versa).

 

PIM vs ERP : Un ERP (Enterprise Resource Planning) regroupe, traite et analyse les données de façon transverse. On y retrouve des modules concernant les aspect RH, production, gestion des stocks, résultats des ventes, management de projet mais aussi comptabilité et finance.

 

PIM vs MDM : Un MDM (Master Data Management) intervient légèrement en amont du PIM pour normer des données aux qualités variables qui proviennent de multiples sources. Une fois traitées, elles peuvent transiter vers le PIM où elles seront centralisées puis enrichies avant d’être diffusées sur les canaux de vente.

 

PIM vs PLM : Un PLM (Product Lifecycle Management) regroupe tous les processus d’ingénierie et données relatives à la fabrication et aux changements subis par le produit, depuis son début jusqu’à sa fin de vie.

 

PIM vs CRM : Un CRM (Customer Relationship Manager) est un outil de gestion de la relation clients et prospects. Il permet de collecter, centraliser, enrichir les informations de contact puis de mener des actions de fidélisation entre la marque et ses clients.

Pourquoi s’intéresser au PIM ?

Dans notre quotidien professionnel, les entreprises où nous travaillons attachent une grande importance à la satisfaction de leurs clients et quel que soit notre métier, nous sommes amenés à y contribuer de façon directe ou indirecte. Mais de l’autre côté du miroir, dans notre vie privée, nous sommes aussi Client. Nous avons nos enseignes web ou physiques favorites mais cela peut vite évoluer et parfois la rupture ne tient qu’à un fil.

 

Par exemple lorsque l’une de ces marques nous :

  • Propose d’acheter une paire de gants pour compléter l’achat de notre nouveau maillot de bain en plein mois d’août.
  • Redirige vers une fiche produit avec la composition d’un aliment en anglais et son accroche marketing en français.
  • Vante une fonctionnalité produit sur son site mais qui ne figure nulle part ailleurs, que cela soit en magasin ou sur les marketplaces.
  • Suggère une promotion sur un modèle précis d’un produit dont le vendeur en boutique physique nous garantit qu’il n’a jamais entendu parler.

 

Ces différents cas de figure suscitent au mieux légère frustration, au pire un abandon de l’achat. Que ce soit l’un ou l’autre, notre Expérience Produit auprès de cette marque ne nous laissera pas vraiment un souvenir impérissable…

 

C’est pour améliorer cette Expérience Produit sur tous les canaux de diffusion que les marques utilisent le PIM (Product Information Management). Pour résoudre les petites anomalies citées ci-haut ? Oui, mais pour tellement d’autres raisons, souvent méconnues.

 

 

Améliorer la qualité de la donnée produit

 

1 – Centraliser les informations produit et les rendre plus fiables

 

Travailler la donnée produit sur Excel, c’est loin d’être une partie de plaisir. C’est dit poliment, mais le retour d’expérience des équipes produits est parfois très critique à cet égard. Et côté business c’est un risque : terminer une journée de travail en louchant sur une infinité de cellules augmente fortement le risque d’erreur.

 

travailler sans pimC’est encore plus vrai lorsque plusieurs contributeurs ou équipes travaillent sur de mêmes produits. Ils s’échangent les fichiers, doublonnent les données, risquent de travailler sur une version obsolète qui ne tient pas compte des dernières contributions…

 

Et quand on identifie une erreur : on vérifie, on cherche la cause du problème, on re-travaille et à plusieurs.

 

Ce n’est pourtant pas une fatalité et un des premiers buts du PIM est justement de rationaliser et de corriger ces frictions qui sont coûteuses en mettant en place :

 

  • Une seule fiche produit pour évincer les doublons.
  • Un système de droits des utilisateurs pour empêcher les erreurs.
  • Une solution collaborative pour mieux s’organiser et gagner en productivité.

 

Le temps gagné, couplé à la re-motivation, permet aux équipes de se concentrer sur la qualité de l’information produit et le business.

 

2 – Développer et rendre visible son offre produit

 

Le catalogue produit est voué à évoluer sans cesse car, selon les entreprises et les priorités, il est crucial de :

 

  • Toucher une nouvelle cible en créant une gamme dédiée.
  • Décliner des produits existants pour réussir sa pénétration dans un nouveau pays.
  • Renouveler son catalogue dans le cadre d’un business saisonnier.
  • Incorporer de nouveaux produits en flux tendus toute l’année pour dynamiser les ventes.

 

Mais lorsque le nouveau produit arrive en stock – une fois les étapes de design et de production achevées – le travail est loin d’être terminé. Reste encore à construire les éléments (contenus, images…) qui feront vivre ce nouveau produit sur les canaux de vente.

 

Les derniers kilomètres sont souvent les plus longs et le PIM est l’accélérateur qui permet d’anticiper ce travail. Quel que soit le nombre de nouvelles références, de nouvelles gammes ou la fréquence du turn-over produit, la solution PIM est le socle conçu pour absorber ces quantités et orchestrer en conséquence le travail des équipes.

 

3 – Travailler de nouvelles informations produit, que les clients s’attendent à trouver

 

Expérimenté le consommateur ? Oui, et de plus en plus. Si l’on parle désormais de maturité digitale c’est parce qu’il n’est plus attiré par la première offre qui vient à lui mais compare les produits, audite la concurrence, se déplace, essaye et prend en main, consulte les avis d’autres acheteurs et identifie rapidement les potentiels points négatifs.

 

Une expérience produit de qualité doit donc savoir combiner des informations à la fois denses, explicites mais toutefois parfaitement orchestrées. Pour gagner la confiance et provoquer le coup de foudre durant les quelques secondes d’attention qu’accorde l’internaute à une marque, la tendance est à la transparence.

 

Nutriscore, allergènes, composition, normes électriques, matières, provenance… sont autant de « nouveaux » critères qui sont désormais des facteurs clés de réassurance et des déclencheurs de l’achat.

 

Le PIM apporte son soutien pour rattraper rapidement le retard sur un concurrent qui a déjà intégré ces types de données produits :

  • On personnalise le PIM en ajoutant à tout moment ces nouveaux champs aux fiches produits.
  • On alerte tous les contributeurs ou simplement les responsables d’une catégorie produits que ces champs doivent être enrichis.
  • On visualise l’avancée de l’enrichissement desdits champs dans le dashboard du PIM.

 

Et pour anticiper sereinement les futures habitudes des consommateurs :

  • Le marché vient à changer ou une nouvelle tendance qui pourrait modifier les habitudes d’achat a été décelée ?
  • On adapte le modèle de fiches produits directement dans le PIM, dont la structure est entièrement personnalisable. Il ne reste plus qu’à créer les contenus puis les diffuser avant tout le monde.

 

4 – Regrouper les produits pour gérer les cross et up-selling

 

Le pack bonnet/chaussette, on le vend dès l’automne ou seulement l’hiver ? L’aléatoire c’est la hantise de la personnalisation. Et la personnalisation… fait vendre.

 

Pour proposer un cross et up-selling efficace, il faut d’abord penser regroupement de produits. Pour cela, on s’appuie sur le PIM pour associer les produits à :

  • Un univers thématique.
  • Une saison ou une collection.
  • Une gamme ou un look.
  • Une catégorie/un type de produits.
  • Une couleur.
  • Une taille.

A partir de ces groupements, des règles sont définies pour proposer un produit complémentaire (cross-selling) ou une montée en gamme (up-selling) ou encore des packages ou bundles de produits. Il ne reste plus qu’à diffuser les produits et intégrer les liaisons sur les canaux de vente.

 

5 – Traduire toutes les fiches produits à la volée

 

Encore des échanges de fichiers Excel pour la partie traduction ? Certainement pas. Si l’on fait le choix de s’équiper d’une base de données produits unifiée et centralisée au sein du PIM, pas question de remettre ce type de process anxiogène au goût du jour.

 

Les traductions passent dorénavant par le PIM. La fiche produit est déclinée en autant de volets qu’il y a de langues. Elle est ensuite diffusée sur tous les canaux dans la bonne langue.

 

L’opérationnel ? Tout aussi simple !

 

traducteur textmasterLorsque l’on travaille avec un traducteur interne ou externe :

  • On peut créer un accès « Traducteur » au sein du PIM. Equipé de ses login, il peut directement traduire sur le PIM. Une alerte est envoyée lorsque la traduction est soumise. Dès validation de ce travail par les équipes responsables, la fiche est diffusée auto-matiquement sur le pays ciblé.

 

Lorsque l’on travaille avec une solution de traduction telle que Textmaster par exemple :

  • On connecte le PIM à ce type de solution par API pour gérer en direct les missions de traduction des fiches produit.

6 – SEO : Améliorer la position des fiches produits dans les moteurs de recherche

 

Vecteur de visibilité et de ventes, outil incontournable du marketing digital, le référencement naturel requiert une attention particulière, qu’il soit géré par votre expert maison ou par une agence spécialisée.

 

Expert ou agence vont se connecter sur le PIM et profiter de droits d’utilisateurs spéciaux qui leur permettront d’éditer uniquement les champs SEO (TITLE, META, attributs ALT des photographies, etc.) puis de suggérer des modifications sur les autres champs. Pratique pour recommander de nouveaux placements de mots-clés sans toutefois dénaturer le contenu imaginé par le marketing produit.

 

Bien entendu, ce process est adaptable ce qui offre la possibilité d’affiner ces droits pour adapter le PIM à l’entreprise… et à sa stratégie SEO.

 

7 – Rassembler photographies et textes au cœur du marketing

 

« Imaginez Simon sans Garfunkel »

 

L’information produit est constituée de textes et de photographies. Pour gérer ces deux types différents de données liées au produit.

 

On peut envisager une approche :

Indépendante (en s’équipant de deux solutions) : les données textuelles dans un PIM et les médias dans un DAM (Digital Asset Manager).

Combinée : en optant pour une solution qui centralise les fonctionnalités PIM et DAM.

 

La fiche produit consultée par les clients reste toutefois composée d’un assemblage de ces deux types de données (media et contenu). Lorsqu’on souhaite gagner en cohérence, les centraliser au sein d’une même plateforme permet de gagner en qualité et en maîtrise. Rattachés à la même fiche produit, les contenus et médias qui alimenteront les canaux de vente seront automatiquement connectés sans risque de décalage.

 

Découvrez comment Jennyfer associe PIM et DAM

 

8 – Gérer les informations et droits associés aux images

 

À chaque média sont liées un certain nombre de données pratiques ou tout simplement légales. Si elles ne sont pas forcément orientées clients et ventes, automatiser leur gestion permet un gain de temps précieux.

À l’aide d’un PIM qui comporte une brique DAM, il est par exemple possible de gérer :

  • Les noms des mannequins, leurs informations contractuelles (tarif de la prestation, timing des droits sur les photos, etc.), les collections et produits associés.
  • Les crédits de photos et illustrations achetées ou libres de droit.
  • Les coordonnées et informations contractuelles des designers, graphistes ou agences qui ont travaillés sur chaque média.
  • Les informations au sujet des équipes qui ont participé au packshot d’une gamme de produits.

Plus besoin désormais de remuer ciel et terre, d’envoyer une boucle de mails, de créer un channel Slack ou de multiplier les pauses cafés pour trouver la personne qui détient l’information ou pour s’assurer qu’on n’a pas dépassé des délais liés au droit à l’image. On se connecte au PIM ou on y programme une alerte spécifique.

 

9 – Ajuster dynamiquement la taille des photos selon les canaux

 

Amazon, Cdiscount, Fnac, La Redoute et chaque site e-commerce raffolent de nouveaux produits mais exigent des formats et tailles d’images différents. S’ensuit alors une course à la customisation photographique qui monopolise les équipes puis ralentit la diffusion des produits ce qui, par extension, repousse la mise en vente.

 

Si le PIM est devenu essentiel au sein des entreprises, c’est pour son rôle de facilitateur et de catalyseur de productivité. Ainsi, lorsqu’une photographie produit est importée au sein de la solution, il est possible de la redimensionner automatiquement et de générer des déclinaisons de différentes tailles et formats qui seront ensuite rattachés dynamiquement à chaque canal de vente.

 

Pour préserver la propriété des photographies, le PIM peut aussi appliquer automatiquement un watermarking sur chacunes de façon à éviter les allers-retours sans valeur ajoutée avec les équipes graphiques.

 

10 – Associer fonctionnalités et photographies pour mieux mettre en valeur les produits

 

Associer les meilleures fonctionnalités produits avec une illustration dédiée fait partie des bonnes pratiques UX appliquées au e-commerce et améliore le taux de conversion. L’internaute se projette davantage lorsque les photographies sont annotées avec les possibilités offertes, points par points. Pourtant, 78% des sites n’ont pas encore mis en place cette stratégie.

 

Dans le PIM, les descriptifs marketing – à l’intérieur desquels sont présentées les fonctionnalités des produits – et les médias se retrouvent associés (à travers la brique DAM).

 

Cette structure se prête à plus de créativité :

  • Prendre des photographies focalisées sur une fonctionnalité (un bouton clé, un motif sur une pièce textile, les ports et branchements possibles à partir d’un équipement électronique, les rangements offerts à l’intérieur d’un meuble, etc.).
  • Associer cette photographie avec le descriptif textuel et l’argumentaire marketing de cette fonctionnalité clé.

 

De quoi affiner au maximum la présentation des produits et emporter la décision d’achat finale.

 

Organisation & Collaboration

 

11 – Ne plus chercher ses produits dans une botte de cellules

 

« Quel était le nom de ce fameux fichier ? »

 

La recherche de documents et de fichiers, même digitaux, fait partie intégrante d’une journée de travail quel que soit le département au sein duquel nous travaillons. Les études de certains cabinets s’accordent d’ailleurs pour quantifier ce temps de recherche à 20% d’une journée soit 1 jour par semaine.

 

Les équipes marketing produit n’en sont pas exemptes. Ce sont souvent des milliers de données produit qui passent de mains en mains, renouvelées régulièrement et constamment retravaillées. Dans cette situation, rechercher des fichiers ne reflète pas un défaut d’organisation personnelle, c’est le symptôme d’un besoin de structuration.

 

C’est cette structuration que le PIM apporte aux équipes qui traitent et recherchent ces fichiers quotidiennement. Par son module de recherche intelligente, il devient le hub de toutes les données produit et le repère fiable des chercheurs d’informations. Comme l’intégralité des données est filtrable, la plus granulaire des recherches devient possible.

 

Vos équipes constatent qu’elles effectuent régulièrement les mêmes recherches avancées sur le PIM ? Il suffit de les sauvegarder et de les transformer en widget sur votre tableau de bord afin de pouvoir les suivre.

 

12 – Construire un dashboard sur mesure, vraiment basé sur son activité

 

illustration article tableau de bordLe Produit se travaille, se renouvelle, se re-travaille, s’exporte, se re-retravaille, se traduit et on connaît la suite…

 

Quand on multiplie ces tâches avec le nombre de références produits qui se densifient au fil du temps, il est parfois difficile :

  • De suivre l’avancée du travail d’enrichissement des équipes.
  • De prioriser quotidiennement ses tâches parmi la quantité d’informations restant à enrichir.

 

Pour résoudre cela, on utilise le tableau de bord du PIM pour « sortir la tête du guidon ». Personnalisable, il se construit à partir de widgets basés sur les données produit stratégiquement choisies.

 

Quelques exemples des widgets qui permettent de gagner en productivité et en maîtrise :

  • To-do-list quotidienne : il organise les tâches d’enrichissement par priorité pour arriver le matin au bureau et connaître en un coup d’oeil les « must-do » de la journée.
  • Rapport de complétude : sur une catégorie de produits, un pays, une collection… une jauge classe le % d’enrichissement des fiches produit. En un instant, les efforts à fournir pour atteindre la fiche produit parfaite sont connus.

 

La visibilité est complète sur le « reste à faire » des équipes et les actions à réaliser à chaque étape de l’enrichissement du produit avant sa mise en ligne.

 

13 – Anticiper la charge de travail dans le temps grâce à des widgets dédiés

 

Les différents widgets qui composent le tableau de bord du PIM éclaircissent la vision d’ensemble du référentiel produit. En créant des indicateurs personnalisés axés sur les récurrences de votre business, le PIM peut devenir un véritable outil d’analyse opérationnelle.

 

Vous pouvez par exemple choisir d’avoir toujours sous les yeux :

  • Une vision à n semaines du nombre de produits qui vont arriver et dont il faudra enrichir les informations.
  • Une visualisation du portefeuille produit par marque ou encore par matière le cas échéant.
  • Une ventilation de ces mêmes produits par canal et par statut de workflow.
  • Une visualisation du portefeuille produit par marque ou encore par matière le cas échéant.

 

Ou encore plus simplement voir en un coup d’œil :

  • L’ ensemble des produits auxquels aucune image n’a encore été rattachée.

 

Lorsqu’une nouvelle gamme de produits est lancée, qu’une saison en suit une autre, ou que des pics d’activité se succèdent, une anticipation des nouveaux produits à enrichir et du temps nécessaire pour le faire peut être planifiée et s’inscrire dans une vision ROIste précise.

 

14 – Appliquer son workflow idéal, à la perfection

 

L’équipe achat/produit génère les premiers SKU, l’équipe marketing produit rédige les descriptifs marketing, le photographe transmet les packshots, l’expert SEO enrichit les champs de référencement, l’équipe digitale/ecommerce adapte les contenus pour les marketplaces…

 

Sur le papier tout semble réglé mais en regardant de plus près, les goulots d’étranglement peuvent se succéder et les délais de diffusion des produits se rallonger.

 

Le workflow du PIM joue le rôle d’huile dans les rouages et fait communiquer chaque maillon jusqu’à la diffusion des produits. Après une étape de définition en amont, un processus personnalisé est mis en oeuvre au sein du PIM pour refléter la méthodologie de travail idéale de l’entreprise pour collecter, enrichir et finalement diffuser les données produits sur les canaux de vente.

 

Pour gagner en efficacité et améliorer la communication des équipes, le workflow du PIM peut, par exemple, suivre cette méthodologie :

  • Un nouveau produit est créé et ses premières données brutes sont intégrées dans le PIM.
  • Une alerte est envoyée à l’équipe responsable de l’enrichissement des informations pour cette catégorie de produits.
  • L’équipe rédige et soumet les contenus marketing et/ou techniques.
  • Une notification est envoyée au responsable d’équipe pour vérifier le contenu produit

 

Si le contenu est perfectible, il peut retourner la fiche pour révision. Les équipes sont alertées et travaillent les axes d’amélioration. La fiche produit est ensuite ré-envoyée en validation.

Si le contenu est satisfaisant, il valide la fiche produit.

  • Suite à la validation du contenu, le calcul de complétude va déterminer si les informations nécessaires avant diffusion sont bien saisies

 

Si tel est le cas, la fiche produit est diffusée automatiquement sur les canaux de vente.
Sinon, l’équipe est notifiée des champs restant à enrichir avant diffusion.

 

Consultez nos guides complets :

Qu’est-ce qu’un workflow de Product Information Management (PIM)

Créer un Workflow de collaboration hyper efficace sur votre PIM

 

15 – Travailler efficacement en équipes… même à distance et sur plusieurs fuseaux horaires

 

Articuler et faire converger le travail d’équipes éloignées est un vrai challenge. C’est pourquoi les outils collaboratifs sont de plus en plus plébiscités dans l’entreprise digitalement transformée. Ils améliorent la productivité, centralisent l’information et favorisent la créativité par le seul fait d’accélérer la communication.

 

Le PIM est certes un outil de travail centré autour de la donnée produit mais c’est aussi une solution au service de la communication entre les acteurs qui travaillent sur celle-ci. Les contributeurs peuvent être regroupés en « équipes » sur le PIM et envoyer des messages collectifs à des listes de diffusion pour avertir de la sortie imminente d’une nouvelle collection ou d’une gamme de produits.

 

Pour organiser le quotidien et être certain de ne manquer aucune information, les équipes reçoivent des tâches qui sont ensuite regroupées dans une section dédiée sur le PIM. Les changements de statut (en cours, planifié, terminé) notifient alors le commanditaire et l’alertent en temps réel.

 

16 – Historiser les modifications à l’intérieur de chaque fiche

 

La quête d’une qualité des données toujours plus poussée pour améliorer l’expérience produit implique souvent de nombreuses « repasses » pour retravailler l’information produit. Le workflow de contribution du PIM vous permet de maîtriser et d’accélérer fortement l’enchaînement des étapes et de suivre les contributions successives de chacun.

 

Le journal des modifications assure une parfaite traçabilité du processus d’enrichissement et du cheminement de la fiche produit jusqu’à sa validation finale. Et s’il permet de pouvoir à tout moment disposer d’un backup d’une version de fiche produit, c’est aussi une mine d’informations à analyser pour améliorer son workflow.

 

Vitesse maximale !

 

17 – Faciliter grandement le travail du photographe produit

 

Une session photo s’organise pour rafraîchir des visuels existants ou pour mettre en scène de nouvelles créations de produits. Le photographe a pris de nombreux packshots et photographies qu’il faut désormais relier aux bons produits. Si cela rappelle un jeu d’enfant, celui-ci s’avère plus complexe et consomme du temps tout en favorisant l’apparition des erreurs.

 

Pour résoudre cela, on s’équipe d’une douchette code barre, d’une étiqueteuse et du PIM.

 

Reprenons le process :

  • Le PIM a généré une première fiche produit à partir des données brutes collectées via l’ERP.
  • L’équipe marketing débute l’enrichissement des informations textuelles sur l’interface PIM.
  • En préparation, pour chaque produit à photographier durant la session, on imprime le code-barre à partir de l’étiqueteuse connectée au PIM.
  • On épingle ensuite le code-barre à l’échantillon produit correspondant.
  • Une fois les photos prises, l’équipe photographie scanne le code-barre à l’aide de la douchette pour envoyer et relier automatiquement chaque média au bon produit, directement dans le PIM.

 

Consultez notre guide complet pour associer les bons médias aux bonnes fiches produit.

 

18 – Parce que « l’import/export » c’est du commerce, pas des fichiers Excel

 

L’objet du PIM est de s’interconnecter avec toutes les solutions existantes (ou futures) du système d’information de l’entreprise.

 

Dès l’import de donnée, provenant en général d’un ERP (nouvelles références produits ajoutées), la transmission d’information est facilitée et d‘autant plus lorsqu’elle se fait automatiquement via API. Une fiche produit brute est alors générée sur le PIM et une alerte ainsi qu’une tâche sont envoyées aux équipes concernées.

 

Pour la diffusion, aucun export n’est nécessaire. Le PIM envoie, par exemple, automatiquement les données produits validées à :

Une plateforme de commerce unifié.

Un site ecommerce directement.

Des templates de catalogue, brochures ou collection books sous formats print ou .pdf.

Un intranet ou portail fournisseur/distributeur.

 

19 – Gérer un environnement IT multi marques

 

Pour un groupe qui rassemble différentes marques, centraliser la gestion de l’information produit au sein d’une même solution a du sens, ne serait-ce que pour amorcer une logique d’harmonisation.

 

Un point pratique reste à soulever : comment faire si chacune des marques utilise des outils différents ? Différents ERP, différentes plateformes e-commerce, différentes langues pour la traduction des fiches produit.

 

Le PIM offre justement la possibilité de gérer différentes sources de flux de données et de diffuser l’information au final, quel que soit l’outil ou le support derrière le canal de vente.

 

20 – Travailler avec le sourire

 

Les interfaces austères et compliquées, les logiciels « do it yourself » gris et bleus, la charte graphique d’Excel 95 adaptée à vos outils du quotidien… Vision terne d’une journée de travail morose.

 

Choisir un PIM pour sa capacité à améliorer les process est une chose, mais il est aussi essentiel de se tourner vers une solution PIM qui fait rayonner les équipes et leur donne l’envie de l’utiliser au quotidien car :

  • L’ergonomie permet de travailler intuitivement.
  • La solution est performante et garantit la rapidité d’exécution de chaque action.
  • La collaboration se fait efficacement et la communication entre les équipes, mêmes à distance, est agréable.

 

Souriez, vous êtes « PIMés » !

 

Omnicanal & Business

 

21 – Vendre avant la concurrence

 

Illustration Time To MarketLe time-to-market c’est la course de vitesse pour commercialiser un produit le plus rapidement possible dès qu’il est conçu. Pour porter l’innovation, être le fleuron de la tendance, attirer les louanges des journalistes et surtout vendre davantage, mieux vaut être le premier.

 

La société est le Constructeur. Le produit, la Formule 1. Le PIM, c’est l’Écurie qui réunit tous les collaborateurs et met en œuvre tous les moyens dédiés à l’accélération du produit vers la ligne d’arrivée AKA les canaux de vente.

 

Le PIM va en effet fluidifier toutes les tâches qui permettent de construire une fiche produit de qualité, prête à être diffusée :

  • Insertion des photographies produit.
  • Ajout des descriptifs techniques, marketing et story-telling.
  • Maillage des fiches entre elles (cross et up-selling, collections, looks, univers connexe, etc.).
  • Optimisation SEO.
  • Adaptation aux exigences des canaux (marketplaces, catalogues, brochures, applications, etc.).
  • Traductions.

 

A cela s’ajoute la simplification des processus de validation internes, en effectuant des suggestions et en suivant les modification des contenus jusqu’à la validation finale.

 

Une fois tout ce cycle rationalisé à l’aide du PIM, le time to market est fortement réduit.

 

22 – Ouvrir de nouveaux pays

 

Investir de nouveaux marchés avec des fiches produits traduites est un grand pas mais ce n’est que la première mesure à prendre pour réussir son entrée sur un marché étranger.

 

Voici les actions essentielles que le PIM permet d’accomplir pour accélérer et industrialiser la conquête de l’international :

  • Segmenter les produits diffusés par pays : on détermine via le PIM si telle ou telle catégorie de produits est poussée sur chaque marché et on gère facilement les exceptions.
  • Ouvrir des canaux dédiés aux pays et régions : marketplaces et canaux ouverts à toute vitesse pour une visibilité produits optimales.
  • Country management plus efficace : les équipes du monde entier collaborent via le PIM. Système d’alerte et de notification, demande d’enrichissement, révision et validation des contenus – tout se fait en ligne et s’enregistre dans le journal des modifications.
  • Piloter l’enrichissement des données pays par pays : on paramètre un tableau de bord dédié à l’international et on visualise le temps estimé de finalisation tout en ciblant les points d’effort.

 

23 – Réduire les retours en magasin

 

Retourner un produit acheté est devenu gratuit et fait désormais partie intégrante du service client fourni par les entreprises. Le client ne s’en prive pas lorsque le produit ne correspond pas à ses attentes. Cette possibilité, aujourd’hui parfaitement démocratisée, engendre des coûts non négligeables et laisse tout de même une note de déception chez le client.

 

La clé est que le produit reçu corresponde aux attentes. Et pour cela, tout passe par la fiche produit, vecteur de transmission des informations du produit vers le client. L’étoffer au maximum, c’est anticiper les questions posées au service support et maximiser les chances de satisfaction à la réception de la commande. Le PIM accompagne cette démarche qualité et limite fortement ces coûts de retour produit dont chaque entreprise se passerait volontiers.

24 – Générer un catalogue produit en 1 clic

 

Cette possibilité est souvent méconnue lorsqu’une réflexion sur le PIM mûrit. Pourtant, c’est l’une des fonctionnalités préférées des utilisateurs.

 

En centralisant l’intégralité des informations produits au cœur d’une même solution, une base de données parfaitement fiable se crée à partir de laquelle il devient facile de produire des supports Web to print.

 

On imagine un template .PDF, designé selon les besoins, sur lequel les différents champs des fiches produits s’inscrivent à la volée.

 

Le résultat, c’est un catalogue produit qui se génère dynamiquement avec les dernières informations à jour sur le PIM.

 

En un clic, il est possible, de façon ponctuelle ou planifiée, de créer :

  • Une brochure sur un produit unique. Un collection book sur une catégorie de produits ou sur une saison.
  • Un catalogue global généré, par exemple, chaque semaine pour avoir la certitude d’une donnée à jour.
  • Des versions de toutes ces ressources dans autant de langues que nécessaire.

 

Si l’un de ces supports est utilisé dans votre entreprise, connaissez-vous le temps moyen et les ressources nécessaires pour le générer ? Le PIM, c’est l’élimination de ces coûts, tout simplement.

 

25 – Un seul son de cloche pour de meilleures ventes

 

Les partenaires distributeurs, filiales groupe, franchisés, succursales, vendeurs en boutique, sont autant d’intermédiaires qui côtoient de futurs clients. Et autant d’intermédiaires qui doivent véhiculer une image cohérente de la marque qu’ils représentent à travers un discours harmonisé.

 

Responsables de l’image d’une marque, ils doivent aussi détenir une parfaite connaissance des produits et de leurs spécificités pour encourager les ventes.

 

Le PIM est un parfait outil de communication avec ces acteurs. Pour transmettre les informations, plusieurs moyens :

  • Donner un accès restreint au PIM sans droits d’édition aux équipes terrain.
  • Partager une vision des produits avec ses partenaires à travers extranet/ portail produit (cf prochain paragraphe).
  • Générer des catalogues .PDF ou print contenant les infos commerciales uniquement.

 

Grâce à cela, le travail des formateurs terrain et des équipes achats est facilité. Épaulés par ces supports, ils s’assureront de l’uniformité du discours commercial.

 

26 – Faire profiter les partenaires et distributeurs d’un catalogue interactif virtuel

 

Dash28

Savoir présenter un produit dans les règles de l’art en fonction du public auquel on s’adresse, c’est le nerf de la guerre. Et ce n’est pas toujours un exercice facile pour les partenaires et distributeurs d’une marque qui ont parfois en face d’eux un auditoire différent des clients finaux de la marque (B2B vs B2C par exemple).

 

Qu’à cela ne tienne, le PIM permet d’intégrer au coeur de la même fiche produit des descriptifs ou argumentaires différents. Et pour que chacun s’y retrouve, certains PIM permettent de générer un espace dédié aux partenaires et distributeurs.

 

Un portail produit joue ce rôle. C’est un mini-site sécurisé qui vient puiser les données produit profitables à la relation partenaire au coeur du PIM et donne à ces derniers une vision en temps réel du catalogue produit. Entre les mains des commerciaux, des équipes achats ou des partenaires, le portail produit est aussi accessible sur tablette et mobile et facilite la transmission d’informations sur le terrain. Les fiches produits et photographies peuvent être téléchargées à partir de cet outil et faire gagner un temps précieux dans l’animation d’un réseau B2B.

 

27 – Investir n’importe quelle Marketplace

 

Investir de nouvelles marketplaces, qu’est-ce que cela implique ?

  • Adapter/enrichir davantage les données produits.
  • Se plier aux formats imposés, au cas par cas.
  • Générer de nouveaux formats de photographies produit.
  • S’assurer des mises à jour lorsque le catalogue produit évolue sans cesse.

 

Puisque le PIM centralise déjà le catalogue produit et que chaque contributeur travaille sur une fiche unique, alors tout est prêt pour l’automatisation !

 

Le PIM se branche avec toutes les marketplaces et, en amont, sont définies les règles de transmission des données produits en adaptant la fiche produit à leurs exigences :

  • Limites de caractères imposées sur les champs.
  • Champs requis/optionnels.
  • Resizing automatique des photographies.
  • Catégorie de produits à diffuser ou non sur les marketplaces.

 

L’autre grande nouvelle, c’est qu’une fois que ces règles sont en place, chaque modification effectuée et validée sur les fiches produits du PIM mettent automatiquement à jour leurs équivalences sur chacune des marketplaces investies.

 

Dans ces conditions, rien de plus facile que d’en ouvrir de nouvelles !

28 – Phygital ? Pas de problèmes

 

Les clients ne croient que ce qu’ils voient. Ils quittent leur navigation web et se déplacent en boutique pour voir et toucher. Selon les types de produits, la qualité et la solidité des matériaux, les essayages, le contact humain avec les vendeurs sont autant de moments clés dans le parcours d’achat. Et l’omnicanal c’est aussi cela !

 

Le phygital, c’est le lien entre off et online ou encore l’expérience sensorielle de l’offre digitale. Pour renforcer encore plus le lien entre ces deux canaux, on utilise le PIM pour alimenter :

  • Des tablettes tactiles à disposer en boutique.
  • Des applications mobiles.
  • Des QR codes.
  • Des brochures papier.
  • Le catalogue papier d’une collection.

 

Et alors que le marketing se réinvente chaque jour, le PIM et son catalogue produit unifié sont des alliés fiables sur lesquels s’appuyer pour créer les opérations commerciales et les supports de demain…

PIM en SaaS VS PIM On-premise : lequel choisir ?

 

Dans un contexte où l’optimisation des outils métier est primordiale se pose la question du choix de la solution sur laquelle vous allez vous appuyez et plus particulièrement de son infrastructure.

 

L’avènement du Cloud a bousculé la façon de penser l’infrastructure informatique au sein d’une entreprise. Les solutions IT inter-opèrent désormais entre elles. Elles répondent à des besoins complémentaires et forment de véritables « suites métiers » confectionnées sur mesure. Les usages au sein des entreprises ont évolué en parallèle. Aujourd’hui, on ne consomme plus uniquement du « logiciel », nous nous rendons également sur des applications ou sur des solutions accessibles depuis une simple page web.

 

Nous parlons alors de portabilité et consultons de plus en plus ces outils de travail depuis chez nous ou en déplacement.

 

Cette évolution génère toutefois son lot de questions, notamment dans le cadre de la mise en place d’un PIM.

 

SaaS, Cloud Privé ou Public, On-premise, Hybride… Les termes pullulent, divergent… Pas si facile d’y voir clair…

 

Définitions globales

 

Choisir un PIM implique de se poser un certain nombre de questions avant même d’aborder les aspects fonctionnels.

 

Chaque éditeur est en effet spécialisé dans une infrastructure et pour mettre en place un PIM avec succès, il faut opter pour le type de solution le plus adapté aux ambitions.

 

Revenons tout d’abord sur quelques brèves définitions :

Le Cloud ou Cloud Computing est la technologie qui permet d’héberger à distance des données de stockage ou logiciels. On accède à ces données à partir d’une connexion internet et non plus via un serveur local ou depuis le disque dur d’un ordinateur.

On-premise est une solution sous la forme logicielle qui est installée sur le serveur de l’entreprise (dans vos locaux) et s’acquière communément par l’achat d’une licence.

SaaS ou « Software as a Service » est une solution hébergée sur le Cloud (par un prestataire tiers) dont l’accès se fait à distance à partir d’un navigateur et d’une connexion internet.

Hybride est une solution logicielle installée dans les locaux de l’entreprise mais qui stocke les données et/ou dispose de fonctionnalités sur le Cloud.

 

croissance annuelle saas vs on premise
 

Mais qu’en est-il pour le choix d’une solution PIM ?

 

Pour vous aider, la checklist ci-après vous présente les questions à se poser avant même d’entrer en contact avec un éditeur PIM.

 

La checklist d’un PIM

 

  • Quel est le volume de mes données produit ? Quelle est la complexité de mon référentiel ? (catégories, sous catégories, maillage des produits entre eux, cross-sell, up-sell , etc.)
  • Quel niveau de confidentialité pour mes données PIM ?
  • Combien de personnes travailleront sur le PIM ? (typologie, localisation, poste, accès au SI)
  • Ai-je actuellement des compétences techniques en interne ? Quelle est la disponibilité de ma DSI pour prendre en charge la mise en route d’un PIM ? Dois-je anticiper de recruter pour l’occasion ?
  • Est-ce que mon architecture informatique dispose des ressources suffisantes pour accueillir un PIM hébergé au sein de mon SI ?
  • Quelle est l’urgence d’un tel projet pour mon entreprise ? Quels délais de mise en place dois-je attendre ?
  • Quels outils existants ai-je prévu d’intégrer à ce futur PIM ?
  • Est-ce que mon entreprise cible une croissance internationale et/ou omnicanale ? Et enfin… comment mon entreprise budgétise-t-elle un PIM ?

Gardez cette checklist en tête… et parcourons ensemble chaque niveau de mise en œuvre d’un projet PIM.

 

Mise en place et timing du PIM

 

1 – Le cadrage du PIM

 

La mise en place d’un PIM s’ouvre sur une phase de cadrage qui a pour objectif de lister les besoins des utilisateurs internes et d’adapter la solution à vos processus, qu’elle soit hébergée sur le Cloud ou au sein de votre SI.

 

Seront abordés entre autres :

  • La façon dont seront structurées et liées les informations produit
  • Les flux de collecte des informations produit en amont
  • Les étapes du parcours de renseignement d’une fiche produit (workflow)
  • Les différents canaux sur lesquels diffuser les informations produit
  • Le planning projet

 

Cet accompagnement suivra un parcours sensiblement similaire que vous optiez pour du SaaS ou du On-premise. La seule différence notable est la qualité de l’accompagnement et les compétences de l’intégrateur ou de l’éditeur qui vous est dédié.

comparaison onboarding pim saas vs on premise
 

Nous recommandons toutefois de vous fier à des éditeurs qui ont développé, testé et généralisé une méthodologie structurée d’accompagnement (nous avons baptisé la nôtre « Quable Air »). Cela vous permettra de mieux cadrer la prestation, de veiller au respect de votre cahier des charges et d’éviter les surcoûts et délais supplémentaires de mise en production.

 

2 – Délais de mise en route

 

Une fois que les étapes d’analyse du besoin et de mise en place du PIM sont achevées, place à la configuration de la solution en elle-même. Que votre PIM soit sur le Cloud ou hébergé au sein de votre SI impacte réellement le délai de livraison de la solution.

 

La nature même du On-premise peut en effet engendrer des délais supplémentaires.

 

Héberger une solution signifie en effet plusieurs choses :

  • Vous devez installer et assurer l’interconnexion de votre PIM dans votre écosystème IT existant.
  • Cela nécessitera du temps de vos équipes IT pour s’occuper entre autres de l’hébergement de la solution, des accès des utilisateurs ou des politiques de backup.

 

Si vous souhaitez profiter d’une solution clé en main et éviter une configuration potentiellement longue (et plus coûteuse) alors votre choix se portera plutôt sur le SaaS. Une solution PIM en SaaS a l’avantage de particulièrement faciliter la gestion des utilisateurs quel que soit leur nombre ou leurs droits.

 

Vous pouvez tout à fait envisager d’intégrer votre solution PIM en Saas à votre Active Dirctory afin de garantir la cohérence avec votre SI interne.

comparaison delai mise en route pim
 

Les compétences / Le capital humain

 

1 – Type de compétences pour un PIM

 

La notion de « Service » du SaaS (Software as a Service) influe sur le type de compétences nécessaires pour s’approprier la solution. Si vous choisissez une solution PIM en SaaS, elle sera plus directement accessible à vos équipes métier (marketing, digitales ou produit) sans nécessiter de compétences techniques avancées.

 

Une solution PIM On-premise implique en revanche de recourir aux connaissances techniques de vos équipes IT qui se chargeront notamment de maintenir, d’améliorer, de paramétrer la solution… Et tout cela devra être réfléchi au travers de l’architecture informatique spécifique à l’entreprise.

 

graphique repartition competences pim
 

comparaison niveau competence technique pim

2 – Quelles équipes pour gérer un PIM ?

 

Les deux types de solutions vont également jouer sur les profils qui composeront les équipes chargées de mettre en œuvre le PIM au sein de votre entreprise.

 

Côté PIM On-premise, il est vivement recommandé de s’épauler de profils techniques disponibles et dédiées au PIM.

 

La plupart des entreprises qui ont opté pour le On-premise ont constitué une équipe autour de :

  • 1 chef de projet au sein de la DSI
  • 1 chargé de SI
  • De 1 à 3 développeurs selon le projet et la stack technique
  • Les utilisateurs clés (CMO, CDO, chefs de produit)

 

Côté PIM en SaaS , l’orientation plus « métier » doublée d’une volonté d’autonomie d’utilisation, restructure le projet et ses intervenants.

 

L’équipe chargée du Product Information Management sera bâtie autour de :

  • 1 chef de projet (la DSI, le CDO ou le CMO)
  • Les utilisateurs clés (CDO, CMO, chefs de produit)

 

comparaison utilisateurs pim

3 – Un PIM engendre-t-il des coûts de recrutement ?

 

Anticiper la mise en place d’un projet PIM implique de réfléchir aux ressources humaines que vous comptez assigner à sa mise en place et à sa maintenance.

 

Si vous estimez que vos ressources actuelles sont insuffisantes, deux choix s’offrent à vous :

  • Vous vous tournez vers le SaaS qui nécessite très peu de compétences techniques.
  • Vous optez pour le recrutement de profils qualifiés pour vous épauler

 

Bien entendu, chaque recrutement est un coût et un risque relatif si l’on considère la portée éphémère d’un projet. Notons aussi au passage la difficulté à trouver un profil alliant compétences techniques et fonctionnelles pour assurer le lien avec les équipes techniques mais aussi accompagner les métiers dans l’usage du PIM.

 

doit on recruter pour lancer un pim
 

La sécurité des données

 

1 – L’hébergement et la responsabilité des données

 

Une solution PIM hébergée sur le Cloud verra, par extension, ses données stockées sur des serveurs externes à l’entreprise. Le prestataire SaaS devient alors responsable des données produit de son client et devra apporter les garanties exigées quant au bon traitement et à la sécurité de celles-ci.

 

L’hébergement local du On-premise offre une autre configuration puisque les données produit ne quittent pas l’entreprise. Généralement, un DPO (Data Protection Officer) est nommé en interne et devient le garant des données produit, pour le compte de l’entreprise. C’est l’assurance d’un contrôle total et d’un accès permanent à ces données.

 

La vraie question à se poser est celle de la criticité des données en question : les données produit qui transitent dans le PIM sont-elles considérées comme suffisamment critiques pour nécessiter un hébergement local ?

 

Pour rappel les données produit au sein du PIM sont :

  • Les références produit
  • Les descriptifs produit
  • Des informations plus spécifiques (label, provenance, taille, couleur…)
  • Les médias produit (si votre PIM inclue un module DAM)
  • Les commentaires ou notations d’utilisateurs

 

Une nuance est toutefois importante concernant le modèle PIM On-premise. Le procédé de sauvegarde des données incombe à l’entreprise. Des processus clairs et rigoureux devront être appliqués au quotidien de façon à ne perdre aucune trace ni mise à jour de la data.

comparaison hebergement donnees pim
 

responsabilite des donnees dans un pim

2 – Contrôles de sécurité des données

 

Héberger ses données produit au sein de l’entreprise avec une solution PIM On-premise implique une certaine charge de travail. Il revient en effet à l’équipe IT d’effectuer les audits de sécurité nécessaires pour assurer la sécurisation des données produit. Bien entendu, l’entreprise peut décider de faire appel à un prestataire externe pour réaliser ces contrôles mais cela implique un coût.

 

Un prestataire de PIM en SaaS multiplie et systématise les audits de sécurité pour garantir le plus haut niveau d’exigence. Il en va de sa réputation auprès de ses clients. Ces contrôles sont réalisés par des sociétés tierces en toute neutralité et sont à la charge du prestataire SaaS.

 

Utilisation quotidienne

 

1 – Portabilité de la solution PIM

 

Le collaborateur devient de plus en plus nomade. Il utilise, par exemple, ses outils métiers en déplacements et apprécie le télé-travail. L’avènement de ces nouveaux usages oblige les responsables de projets à penser des solutions portatives qui puissent favoriser la communication et le travail inter-équipes, même à distance.

 

C’est d’autant plus valable pour le PIM qui est centré sur la collaboration des équipes locales comme internationales, autour des fiches produit. C’est pourquoi il est important d’adopter une solution PIM qui puisse soutenir cette dynamique tout en favorisant la productivité.

 

Un PIM en SaaS offre l’accessibilité parfaite à condition de disposer d’une simple connexion internet. Un PIM On-premise à l’inverse sera installé localement et accessible depuis les locaux de l’entreprise, par le biais du réseau. L’accès à distance ne pourra se faire que par le biais d’un VPN.

 

portabilite du pim

2 – Le service support

 

En cas de problèmes ou de simple question dans votre utilisation quotidienne du PIM, vous apprécierez l’aide d’un référent solution. La bonne nouvelle, c’est que les deux infrastructures (SaaS ou On-premise) procurent un service de support informatique. Chez certains prestataires, vous aurez aussi le plaisir d’être suivis par un CXM (Customer Experience Manager) toujours à votre écoute.

 

Si cet aspect va au-delà du simple choix « SaaS VS On-premise », voici tout de même quelques points d’attention pour bien choisir son support :

  • Assurez-vous de la réactivité des équipes. Veillez à obtenir des estimations de temps par réparation de bugs.
  • Demandez la GTR (Garantie de Temps de Rétablissement). Cette clause garantit le rétablissement du service en un temps déterminé si une panne totale intervient. Plus cette durée est courte, plus le service support est performant.
  • Vérifiez si un moyen de contact support vous est imposé contractuel- lement. Certains prestataires imposent le contact par mail voire via forums communautaires en guise de support. Difficile alors de résoudre un éventuel problème sans contact dédié.

service support pim
 

Faire évoluer / Mettre à jour un PIM

 

1 – Fréquences de mise à jour

 

Les besoins d’aujourd’hui ne seront malheureusement (ou heureusement) plus les besoins de demain. Votre entreprise cherche à croître, à multiplier les points de contact avec ses clients et vise l’omnicanal voire l’international ? Le choix de votre solution PIM se fera probablement dans cette optique, avec l’objectif d’accompagner cette croissance de façon pérenne.

 

Il est donc préférable de choisir une solution PIM évolutive dans le temps et de porter son attention sur la fréquence de la mise à jour de la solution.

 

Une solution PIM On-premise sera plus rigide et figée dans le temps. Les mises à jour, moins fréquentes, feront en général partie d’un contrat de maintenance et engendreront du temps et des coûts supplémentaires.

 

Le couple Internet/SaaS offre a contrario des perspectives d’innovation. Une solution PIM sur internet permet le tracking des parcours utilisateurs afin d’améliorer leur expérience. Cette technologie est également particulièrement efficace pour recueillir les témoignages et aider à l’amélioration du PIM.

 

Les nouvelles fonctionnalités et correctifs sont remontés instantanément et une roadmap de mise à jour du produit se constitue en direct. Chez Quable par exemple, notre suivi des usages et notre lien étroit avec nos partenaires permet une mise à jour mensuelle du PIM.

frequence mise a jour pim
 

2 – Maintenance du PIM

 

Mettre à jour un PIM On-premise, c’est initier un nouveau projet IT. Il n’existe pas de passerelle pour passer facilement d’une version à une autre. Cela fait donc l’objet de nouveaux développements qui peuvent durer de 3 à 4 mois et engagent des coûts supplémentaires. Une formation payante devra ensuite être dispensée à tous les utilisateurs pour s’assurer de la bonne prise en main de la nouvelle version du PIM.

 

Un PIM en SaaS, a contrario, ne nécessite pas de maintenance en interne.

comparaison maintenance pim

3 – Connectivité du PIM

 

Combien d’outils tiers utilisez-vous aujourd’hui ?
Sont-ils SaaS ou On-premise ?

 

Le choix de votre solution PIM s’inscrit en effet dans votre stratégie globale de dialogue entre vos différents outils.

 

Les solutions SaaS se positionnent comme une brique connectable par API à d’autres briques. L’objectif est alors de créer une master solution idéale et totalement interconnectée. C’est par cet aspect natif que le PIM en SaaS offre aussi la garantie de l’évolutivité.

 

Si votre CMS, vos solutions de traductions, vos marketplaces et autres plateformes E-Commerce évoluent, la connectivité d’un PIM en SaaS offre une extrême connectivité qui s’insère parfaitement dans votre ecosystème.

connectivite-pim

4 étapes clés avant de mettre en route un PIM

 

Étape 1 – Contextualiser le PIM et définir ses objectifs

 

La clé pour qu’une PIM puisse parfaitement répondre aux attentes, c’est de vous connaître sur le bout des doigts. Vous, votre entreprise, les difficultés actuelles qui vous motivent à mettre en place cette solution, vos ambitions sur le long terme…

 

Ce premier échange avec les équipes est en fait l’analyse et la restitution de votre propre fonctionnement interne.

 

Cela commence par un tour d’horizon des sujets suivants :

  • Éventuelles limites de votre Système d’Information actuel qui entraveraient la fluidité des échanges de données entre les différents services.
  • Points bloquants chez les équipes qui travaillent la donnée produit au quotidien et qui les empêchent d’être pleinement efficaces.
  • Difficultés Business qui retardent la mise en vente de vos produits sur chacun de vos canaux.
  • Matrice des risques pour articuler les différents sujets récoltés.

 

La situation à l’instant « T » d’une entreprise confrontée aux points bloquants courants de la gestion de l’information produit est souvent la motivation principale pour débuter une réflexion PIM.

 

Au-delà de la résolution de ces points bloquants, il est important de définir également des objectifs à moyen et long termes afin d’inscrire le PIM dans une vision stratégique globale.

 

Cela amène à se poser un certain nombre d’autres questions :

  • Vous lancez-vous dans le e-commerce ?
  • Prévoyez-vous d’investir votre première marketplace ? D’en déployer X nouvelles d’ici X mois/années ?
  • Êtes-vous en route vers l’internationalisation ?
  • Souhaitez-vous intégrer la dimension B2B ou la relation fournisseurs dans votre stratégie de données produit ?

 

Ces différentes photographies de votre organisation présente et future vont permettre de façonner la solution PIM résolument tournée vers votre business et vos métiers.

 

Étape 2 – Définir les acteurs qui participeront au sujet  PIM

 

Comme pour toute solution à forte valeur ajoutée, il vous faut un référent PIM. Dans votre entreprise, cette personne devra jouer un rôle transverse pour fédérer les futurs utilisateurs provenant de pôles variés (marketing, digital, IT, direction…). Elle assistera aussi aux différents ateliers orientés vers chacun des métiers, dont les représentants participeront ponctuellement aux phases d’implémentation.

 

Côté éditeur de solution PIM, chez Quable par exemple, l’onboarding manager assurera toute la phase d’accompagnement en compagnie d’un référent technique de la solution. Cette étape sera aussi pour vous l’occasion de rencontrer votre Customer Success Manager dédié. Aux petits soins, il s’assurera de la réussite de l’expérience utilisateur au cœur du PIM.

 

Étape 3 – Établir le « Cadrage Métier »

 

Le « Cadrage Métier » vise, dans un premier temps, à comprendre la façon dont la donnée produit se structure et est travaillée au sein de votre entreprise. L’objectif est ensuite d’acter une modélisation de l’organisation souhaitée pour gérer ces données.

 

Enfin, en connaissant désormais un peu mieux les acteurs internes et leurs rôles spécifiques, un processus de coordination et de validation des actions des utilisateurs au sein du PIM sera validé : c’est la naissance de votre Workflow.

 

A – Déterminer un modèle de données (Data-Model)

 

Le modèle de données, c’est le travail préalable qui va permettre de construire le PIM dans une logique centrée sur vos produits et la façon dont ils doivent être enrichis puis diffusés. Ce modèle de données est régi par des entités qui définissent un cadre pour vos données.

 

Quelques définitions :

  • Document : assemblage d’attributs qui constituent une typologie de fiche produit. Il est possible d’avoir plusieurs types de documents lorsque les attributs qui les composent sont fondamentalement différents.
  • Attributs : ce sont les champs qui composent la fiche produit et qui recueillent les informations sur vos produits.
  • Médias : chaque document porte ses propres médias (photo et/ou vidéo).
  • Classification : « catégorisation » ou « arborescence » est une vue de la totalité des documents qui constituent vos fiches produit, organisée en dossiers et sous-dossiers. Elle permet de simplifier la navigation au sein du catalogue de données.

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Une fois que chaque type de données de votre catalogue produit est regroupé par entités, il vous est désormais possible de pousser plus loin les liaisons entre vos différentes données.

 

Vous pouvez lier des documents entre eux sous la forme parent/enfant :

  • Pour constituer un look par exemple ou une recette selon votre secteur.
  • Pour lier un produit à une marque.
  • Pour lier un produit à un coffret cadeau.
  • Pour lier des produits entre eux pour former vos cross et up-selling.
  • Pour rassembler des recettes, des ingrédients, des magasins, etc.

 

B – Etablir la cartographie des données

 

L’intégralité de votre univers produit est désormais identifié et découpé sous forme de données maillées entre elles. Place à la matérialisation !

 

La cartographie de vos données sera le document de référence pour comprendre facilement et en un coup d’œil la façon dont sont organisées vos données dans le PIM.

 

On y retrouve, entre autres :

  • Les langues du PIM (liste des langues utilisée pour chaque catégorie de produits).
  • Les types de documents > Ex : « Jupe », « T-shirt », etc.
  • Les jeux de champs. > Ex : Document « Jupe » lié à Document « NomDeMarque ».
  • Les médias (Tailles et formats, alt SEO, date limite d’usage, droits d’utilisation).

 

C – Construire un Workflow

 

Après la donnée, le process ! Le meilleur processus collaboratif retrace les rôles de chacun tout en ayant en tête l’objectif final de diffusion sur les différents canaux de vente.

 

Il nous faut donc :

  • Déterminer les actions de chaque contributeur au sein du PIM.
  • Déterminer les rôles/permissions utilisateurs.
  • Matérialiser le circuit de la donnée produit depuis sa collecte (ERP) vers le PIM (enrichissement) jusqu’à sa diffusion (canaux de vente).
  • Préciser les conditions qui permettent à la donnée de franchir chaque palier jusqu’à sa diffusion (complétude).
  • Mettre en place les indicateurs de suivi sur le dashboard.

Cas pratique

Exemple de délimitation des rôles et actions de chaque utilisateur sur le PIM :

 

exemple de roles etdroits utilisateurs sur le pim
 

Exemple de workflow mettant en scène les étapes de soumission de contenus produits et leurs validation sur le PIM :

 

 

 

Pour ce workflow, un système d’étapes a été construit et pensé avec les équipes pour suivre le processus d’enrichissement tout en maîtrisant la qualité des données produit avant leur diffusion.

 

« Nouveau produit à enrichir » : Un produit est considéré comme créé dès que son « EAN » et son « Code » ont été renseignés par l’ERP. Le Lot de produits est alors prêt pour enrichissement (Média et Contenu, etc).

« Prix correctement saisi » : S’applique uniquement lorsque le champs « Prix » est connu.

« En attente d’assortiment » : Tant que les champs correspondant à l’assortiment sont « vides », alors le statut « En attente assortiment » est actif.

« En attente de photographie » : Si aucun média n’est associé à une fiche produit.

« En attente validation » : Nécessite une action de la part des utilisateurs en charge de la validation.

« Fiche produit validée » : La fiche a été correctement validée.

« En attente de traduction » : Dès lors que la fiche n’a pas été traduite.

« Traduction validée » : La traduction a été correctement validée.

 

Nous savons désormais :

  • Comment organiser et hiérarchiser toutes les données qui gravitent autour de vos produits.
  • Quelles sont les liaisons et les assemblages de données qui font votre business. Qui contribue à tel ou tel stade de l’enrichissement.
  • Comment matérialiser la façon dont votre entreprise travaille la donnée produit.
  • Quels champs et quelles actions sont nécessaires pour que les vannes du workflow s’ouvrent une à une.

 

Étape 4 – Passer à l’accompagnement technique

 

Les rouages sont prêts, bien pensés et adaptés à vos ambitions. Désormais il faut les alimenter et y faire circuler tout ce flux de données.

 

L’objectif : c’est l’ouverture rapide des vannes vers la vente et vos différents canaux.

 

A – Les flux entrants

 

Les flux entrants vont permettre d’alimenter votre PIM en données brutes de façon à les enrichir ensuite via la solution.

 

La première source d’alimentation se fera à partir de l’outil qui reçoit les toutes premières informations concernant un produit nouvellement créé.

 

Pour les données textuelles, dans la plupart des cas, il s’agit de l’ERP qui fournit en moyenne 10% à 30% (une référence, un libellé, quelques descriptions succinctes) du contenu de la fiche produit. L’objectif du PIM est alors de faciliter le travail des 70% restants.

 

La gestion des flux

Les paramètres de déclenchement des flux doivent être déterminés :

  • Fréquence de déclenchement (ex : 1 fois par jour à 2h du matin).
  • Moyen : FTP, SFTP, API.
  • Format de fichier : .csv, .xml, .png, .jpg.

 

Pour les médias, la source de collecte varie davantage. Solution de studio photo, ERP, Fichiers plats… un second flux dédié vient généralement alimenter le PIM qui associe ensuite les médias aux bonnes fiches produit grâce à la référence produit commune.

 

B – Les flux sortants

 

La donnée produit entre mais il s’agit désormais de déterminer ses portes de sortie.

 

Ces flux sortants sont orientés vers les canaux de vente mais pas seulement.

 

Avec le PIM, vos données produits sont en passe d’être parfaitement enrichies et il est utile d’en profiter pour faire remonter ces mises à jour dans les différents outils de votre SI : mettre à jour les données produits dans l’ERP, le MDM ou vos outils de stocks/supply.

 

Enfin, les flux sortants qui constituent vos canaux de diffusion des fiches produits seront aussi étudiés :

  • Flux site e-commerce.
  • Flux marketplaces.
  • Flux édition print (catalogue, dépliants, etc.).
  • Flux extranet/portail produit.
  • Flux supports magasins physiques (tablettes, bornes digitales).

 

C – Cartographie des flux

 

Tous les flux sont identifiés et validés. Il est temps de mettre à plat cette future organisation en cartographiant les différentes étapes : collecte, échanges et transmission des données produits.

 

schema cartographie pim

Brice

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