Erfahrungsbericht: Arbeiten ohne PIM ist die Hölle

Mathilde Petit ist heute Unternehmerin und hat in zwei der weltweit größten Kosmetik- und Luxusgüterkonzerne als Projektleiterin für Trade Marketing gearbeitet. Dieser Alltag, der vom Leben der Produkte geprägt ist, ist Gegenstand ihres Erfahrungsberichts.

Wenn man im operativen Marketing arbeitet, muss man ständig mit Produktdaten, Verkaufszahlen, Marktanalysen oder Consumer Insights jonglieren, um sicherzustellen, dass die zum Verkauf angebotenen Produkte mit den Erwartungen der Kunden übereinstimmen. So viele Daten, die in verschiedenen EXCEL- und PowerPoint-Dateien verstreut sind und selten gründlich analysiert werden. Man muss dazu sagen, dass es nicht oft vorkommt, dass man einen Freiwilligen findet, der diesen Berg an Informationen verwaltet.

In diesem Artikel nehme ich Sie mit in meinen Alltag als Projektmanagerin für Trade Marketing und ich bin mir sicher, dass sich einige von Ihnen in meinen Abenteuern wiederfinden werden.

Einen Produktkatalog steuern

Die erste Schwierigkeit als Marke besteht darin, ein Produktsortiment aufzubauen, das den Erwartungen eines Marktes perfekt entspricht. Man muss das richtige Gleichgewicht zwischen der Standardisierung des Sortiments für die verschiedenen physischen oder Online-Verkaufsstellen und der Flexibilität finden, um sich schnell an veränderte Kundenbedürfnisse anpassen zu können.

Wenn man einen Katalog mit 800 Produktlinien erreicht, muss man organisiert und pragmatisch sein, vor allem, wenn man noch "altmodisch" mit unseren beiden unzertrennlichen Access und EXCEL arbeitet. Zwei Werkzeuge, die den Vorzug haben, dass sie existieren und gut zusammenarbeiten, auch wenn sie niemals die Effizienz und den flüssigen Gebrauch eines PIM.

In eineinhalb Jahren habe ich es geschafft, ein Profi in Sachen Abfragen, Pivot-Tabellen und Makros zu werden, denn in meinem Fall bedeutete die Verwaltung von 15 Theken und 3 E-Retailern 18 verschiedene Sortimente! Ein wahres Gaswerk, das enorm viel Zeit und Gründlichkeit erforderte, wenn man keine Patzer machen wollte.

Wenn ich einen Verweis löschen oder neue hinzufügen wollte, musste ich :

• überprüfen, ob alles in die Merchandising-Pläne der einzelnen Theken passt,
• per Excel-Bestellformular bei supply die verfügbaren Bestände anzufordern, sie zu reservieren und ihre Lieferung zu planen oder die Sendungen zu stoppen,
• bei den Teams unserer E-Retailer nachfragen, ob ihr Sortiment dies zulässt,
• die 18 Sortimente entsprechend ändern.

Ich lasse Sie sich vorstellen, wie oft sich Fehler eingeschlichen haben. in Produktkarten oder auch in Preisen aufgrund eines Bugs oder einer schlechten Kommunikation.

Neue Produktreihen und forecasts einführen

Am besten gefiel mir die Einführung neuer Produkte und die Denkarbeit, die nötig ist, um aus all den Möglichkeiten die richtigen Referenzen auszuwählen. Die Weiterentwicklung ist eine große Herausforderung, die viel Aufmerksamkeit und einen Blick auf unsere Marktdaten erfordert, aber wenn sie gut gemacht ist, ist der Erfolg garantiert!

Zu meinem Leidwesen endete die Zeit für Benchmarks und Produkttests mit langwierigem Eintippen und Versenden von E-Mails, um Folgendes zu aktualisieren den Produktkatalog und die verschiedenen Informationen und Bilder, aus denen er besteht, zu aktualisieren. Nicht zu vergessen die "Forecasts" oder Bestellungen, um die Mengen für die ersten drei Monate der Markteinführung zu reservieren. Auch diese Forecasts wurden von Hand in eine Software eingegeben, die allen Abteilungen gemeinsam war, aber völlig losgelöst von unseren Produktkatalogen oder Verkaufsberichten.

Verkäufe analysieren

Einen Großteil meiner Zeit verbrachte ich damit, die Leistung der Verkaufsstellen und Standorte zu analysieren, um unsere Verkäufe genau und schnell zu verfolgen. Diese Schlüsselaufgabe bei der Analyse eines Geschäfts war eine echte Qual, die es zu bewältigen galt.

Ich erhielt die wöchentlichen Kassenauswertungen für jede unserer 15 Verkaufsstellen und unsere drei E-Retailer donnerstags per E-Mail. Für unsere Theken musste ich die Artikelnummern unseres Händlers in die SKUs unserer Marke übersetzen, was bereits zu zahlreichen Fehlern führte! Zwischen den Ungereimtheiten und den alten, noch vertriebenen Artikelnummern hatte ich eine erste große Moderationsarbeit zu leisten.

Das Sahnehäubchen auf dem Kuchen? Die Extraktionen waren nicht auf die gleichen Zeiträume bezogen, von Samstag bis Samstag für die Theken und von Sonntag bis Sonntag für den E-Commerce... Ein zweiter Konsolidierungsschritt kam ins Spiel, um alles auf den gleichen Zeitrahmen zu bringen. Von da an vereinfachte und modifizierte ich jede der Excel-Dateien, damit die analysierten Spalten dem Format entsprachen, das ich in Access programmiert hatte.

Nach 18-maligem Kopieren und Einfügen startete ich meine Abfrage, um eine Pivot-Tabelle in Excel anzuzeigen. Endlich konnte ich die Gesamt- und Thekenverkäufe für jedes Segment, jedes Sortiment, jede Kategorie und jedes Produkt analysieren! Diese Tabelle musste sorgfältig mit dem aktuellen Sortiment jeder Theke abgeglichen werden, um sicherzugehen, dass nicht weiterhin alte Produkte verkauft wurden.

Nach diesen drei Stunden konnte ich endlich meine KPI-Tabellen ausfüllen und einen Leistungsbericht insgesamt und an jeder Ladentheke mit angepassten Marketingaktionsplänen erstellen.

Wenn ich jetzt zurückdenke, stellte diese Mammutaufgabe ein echtes Geschäftsrisiko für die Marke dar. Alle unsere Daten waren nicht miteinander verbunden und eine einfache Änderung in einem der Dokumente zog eine Kaskade von Konsequenzen nach sich... Zum Beispiel verursachte der Mangel an globaler Sichtbarkeit Relevanzprobleme bei der Nachbestellung von Produkten, da sie kaum mit der operativen Leistung der Theke in Verbindung standen. Dieses Problem wirkte sich direkt auf die tägliche Arbeit der Supply-Chain-Teams aus.

Schlussfolgerung

All diese Prozesse, von denen ich Ihnen erzählt habe, waren sehr hinderlich und erlaubten es uns nicht, schnell zu reagieren und vor allem das Geschäft unserer Marke weiterzuentwickeln. Wenn man eine Marke im Einzelhandel oder online betreibt, ist man von der Relevanz des Sortiments und der Produkte, die man zum Verkauf anbietet, abhängig.

Es ist nun notwendig, vernetzte und agile Werkzeuge wie ein PIM oder ein DAM ! Diese Werkzeuge werden den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen verflüssigen und vor allem die Möglichkeit bieten, eine Information leicht zu ändern und zu kommunizieren, ohne einen Baustein zu vergessen. Das sind alles Sorgen und Risiken, die von den Schultern Ihrer Teams genommen werden, damit sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können!