Die 6 wichtigsten Fragen, die man sich vor der Einführung eines PIM stellen sollte

Der Einstieg in ein PIM-Projekt sollte bei weitem keine Improvisation sein.

Um ein PIM-Projekt erfolgreich abzuschließen und alle Vorteile, die die Plattform zu bieten bereit ist, nutzen zu können, kommt es (fast) nur auf einen entscheidenden Schritt an; die Vorbereitung. Und dazu muss man sich die richtigen Fragen stellen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Unternehmen eine klare Vorstellung und ein klares Verständnis von Ihren Bedürfnissen, Erwartungen und Zielen in Bezug auf die PIM-Plattform haben. Um dies zu tun, sind mehrere Fragen zu berücksichtigen.

Wie ist die Qualität unserer Daten derzeit, wie ist unser Datenmodell aufgebaut?

Ihre zukünftige PIM-Plattform wird nach Ihrem ERP-System (oder einer anderen Software oder Datei) das Gefäß für Ihre Daten sein. Die Daten müssen vorab bereinigt werden, um das PIM auf möglichst relevante Weise anzureichern. Wenn Sie dieses Datenmodell verstehen, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an den Daten mitarbeiten, es einfach und schnell verstehen und die Verbindungen zwischen den Informationen erkennen. Wenn dieses Datenmodell richtig gestaltet ist, ist es auch leichter, es zu pflegen, zu erweitern und die Qualität der später produzierten Informationen zu kontrollieren.

Sobald dieses Datenmodell klar definiert ist, wird seine Interoperabilität umso stärker sein, es wird einfacher sein, es mit anderen Systemen zu verbinden, z. B. mit der PIM-Plattform.

Um die PIM-Lösung richtig zu nutzen, muss man außerdem eine klare Struktur des Datenmodells haben und verstehen, wie es funktioniert und wie die Produktinformationen gegliedert sind. Je nach Branche und Geschäftslogik dient das Datenmodell als Grundlage für die spätere "Abfrage" der Produktinformationen, um die betreffenden Daten schneller zu finden. Mit eigenen Daten in Ihrem PIM wird es einfacher sein, dieses Datenmodell weiterzuentwickeln, damit es den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens, der Berufe und der Branche entspricht. Schließlich wird die Nachhaltigkeit eines eigenen Datenmodells, das in die PIM-Lösung integriert ist, auch die Aktionen zur Analyse und Berichterstattung über diese Daten erleichtern.

Was will ich mit dem PIM erreichen, was braucht mein Unternehmen und was sind meine Ziele?

Wenn man ein PIM-Projekt startet, hat man einen oder mehrere Bedürfnisse. Das kann sein, die Zeit bis zur Markteinführung von Produkten(time-to-market) zu verkürzen, Zeit bei der Suche nach Produktdaten zu sparen, seine Produktinformationen qualitativ hochwertig zu gestalten, etc.

Im Allgemeinen ist die PIM- oder PIM/DAM-Lösung dazu da, bestimmte im Unternehmen vorhandene Probleme zu lösen und die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele der Teams zu erfüllen. Unternehmen, die ein PIM-Projekt starten wollen, müssen sich daher fragen, was sie mit der PIM/DAM-Lösung erreichen wollen, welche Bedürfnisse sie jetzt und in Zukunft haben und wie das PIM diese Bedürfnisse erfüllen kann.

In diesem Sinne ist es mehr als sinnvoll, ein Lastenheft zu erstellen, um alle seine Elemente zu erfassen, um zu verstehen, welche Fähigkeiten das PIM hat, welche Funktionen es bietet und wie all dies die Schmerzpunkte des Unternehmens ansprechen wird. Ein ganzes ebook ist der Erstellung des Pflichtenhefts gewidmet. 

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Je nachdem, welche Anforderungen Sie stellen, werden bestimmte PIM-Lösungen besser auf Ihre Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten sein. Die PIM-Plattformen unterscheiden sich in Bezug auf ihren Modus(Saas oder Open Source), ihre Funktionen oder andere Besonderheiten und können in diesem PIM-Vergleich miteinander verglichen werden.

Wie ist der zeitliche Ablauf des Projekts und wer wird der PIM-Referent/Projektleiter sein?

Sich in ein solches Projekt wie das PIM-Projekt zu stürzen, erfordert, dass man sich über die Chronologie und die Fristen des Projekts im Klaren ist. Wenn Sie sich für ein PIM-Projekt entscheiden, um für eine bestimmte Geschäftseinführung oder einen Jahreshöhepunkt wie Weihnachten gerüstet zu sein, sollten Sie die Fristen für die Einführung des PIM im Kopf haben und prüfen, ob es Ihren Anforderungen entspricht. 

Wenn Sie die Fristen für ein solches Projekt klar vor Augen haben, können sich Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter vorstellen, wie die Ziele nach der Einführung des PIM erreicht werden sollen. So wissen sie, was sie wann nach der Einführung der PIM/DAM-Lösung tun können. Sich der Chronologie der Einführung des PIM bewusst zu sein, bedeutet auch, dass man die verschiedenen Etappen des Projekts leicht planen und die Arbeit jedes Einzelnen effizient organisieren kann. Neben der Möglichkeit, Budgetaspekte zu antizipieren und zu kontrollieren, bedeutet die Kenntnis der Fristen des PIM-Projekts, Risiken besser antizipieren zu können; durch die klare Identifizierung der kritischen Fristen gelingt es besser, die Bedrohungen durch größere Verzögerungen zu minimieren.

Ein PIM-Projekt muss intern von einem Referenten oder einer Referentin getragen werden. Diese Person wird eine entscheidende Rolle bei der Koordinierung der Ressourcen zwischen den verschiedenen am PIM-Projekt beteiligten Parteien spielen. Seine oder ihre Rolle ist umso wichtiger, als er oder sie sicherstellen muss, dass das Projekt richtig verstanden wird, um eine erfolgreiche Einführung und spätere Umsetzung zu gewährleisten. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, die Rolle des PIM-Projektleiters mit einer Person zu besetzen, die in der Lage ist, sich der Fristen des PIM-Projekts bewusst zu sein, um Verzögerungen oder Probleme frühzeitig zu erkennen und wirksame Korrekturmaßnahmen einleiten zu können. Neben einem guten Risikomanagement muss der/die PIM-Referent/in auch ein/e hervorragende/r Kommunikator/in sein. Schließlich ist diese Person auch ein Träger des Wandels, d. h. sie muss darauf achten, den Wandel zu begleiten und sicherzustellen, dass das PIM mit den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens und der Teams in Einklang steht.

Wer werden die Nutzer/innen sein und zu welchem Zweck?

Es ist wichtig, herauszufinden, wer von der PIM-Plattform profitieren soll und warum. Ob Produkt-, Marketing-, F&E- oder E-Commerce-Team - eine PIM-Lösung kann nur dann optimal eingesetzt werden, wenn sie allen Teams nützt und die Ziele aller erfüllt.

Für ein Unternehmen ist es am besten, die zukünftigen Nutzerteams und ihre Erwartungen genau zu kennen, damit die Benutzererfahrung mit dem PIM so individuell wie möglich gestaltet werden kann und genau ihren Anforderungen entspricht. Denn die Bedürfnisse können sich je nach Team, Berufen und Status im Unternehmen unterscheiden. Wenn man die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer kennt, kann man auch deren Schulungsbedarf im Vorfeld sicherstellen. Einige Teams werden sich mit der Nutzung von PIM-Software wohler fühlen als andere, so dass eine gezielte Unterstützung je nach Art des Teams möglich ist.

Wenn man die zukünftigen Benutzer richtig eingrenzt, ist es für ein Unternehmen leichter, die zukünftigen Entwicklungen und Nutzungsbedürfnisse der Teams zu erkennen. Es wird leichter sein, Verbesserungen und neue Funktionen zu antizipieren, um die Bedürfnisse der Teams bestmöglich zu erfüllen.

Schließlich bedeutet das Verständnis der zukünftigen Nutzerteams, ihre Gewohnheiten bei der Nutzung der PIM-Plattform zu erfassen und ihre Nutzung zu maximieren, indem Möglichkeiten zur Automatisierung undOptimierung von Workflows oder Arbeitsabläufen, die mit dem PIM möglich sind, erkannt werden.

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‍Wie vielwird mich die PIM-Lösung kosten?

Wenn Sie die Kosten der PIM-Plattform vorhersehen, können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen über das nötige Budget verfügt und nicht von finanziellen Enttäuschungen überrascht wird. Zweitens gibt Ihnen das Wissen um die finanziellen Kosten der PIM-Lösung die Möglichkeit, die notwendigen Ressourcen sinnvoll zuzuweisen. Es wird einfacher sein, die personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen zu planen und das Projekt zum Erfolg zu führen.

Die richtige Einschätzung der Kosten einer PIM-Lösung ermöglicht es, die verschiedenen Optionen für eine PIM-Plattform, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, zu identifizieren und diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihrem Budget und Ihren Zielen passt. Darüber hinaus ermöglicht ein richtiges und klares Verständnis des Budgets einer PIM-Lösung, Mechanismen zur Budgetkontrolle im Falle einer Überschreitung einzurichten. Eine perfekte Kenntnis und Kontrolle der Kosten des PIM ermöglicht es, gegenüber der Geschäftsleitung und den Teams die finanzielle Investition in das PIM zu rechtfertigen und sicherzustellen, dass diese Investition mit den Vorteilen, die das PIM mit sich bringt, und dem Wert, den es für das Unternehmen schaffen wird, in Einklang steht.

Wenn man schließlich weiß, was das PIM das Unternehmen kosten wird, kann man den ROI des Projekts viel schneller ermitteln und mit dem PIM langfristig denken, um Nebenkosten wie z. B. Wartungs- oder Supportkosten voraussehen zu können.

Wie werden wir den Erfolg der PIM-Lösung messen?

Es ist wichtig, sich diese Frage zu stellen, um zu sehen, ob und wie schnell die zuvor festgelegten Ziele erreicht werden. Anschließend können Sie sehen, inwieweit sich die investierten Ressourcen und die investierte Zeit für das Unternehmen und die Teams gelohnt haben, indem Sie die Gewinne und Vorteile des PIM wahrnehmen. Diese können vielfältig sein: bessere Konversionsrate auf Ihrer Website, kürzere Time-to-Market, weniger Zeitaufwand für die Produktreferenzierung, Verbesserung meines ROI etc.

Indem die Effektivität des Einsatzes der PIM-Lösung definiert wird, ist es später einfacher, die Leistung der PIM/DAM-Plattform im Vergleich zu den Zielen zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen zu definieren, um die Ergebnisse bestmöglich zu optimieren. Auf diese Weise stellen die Teams sicher, dass das PIM-Projekt an den Geschäftszielen des Unternehmens ausgerichtet ist, was wiederum den Beitrag des PIM-Projekts zur Wertschöpfung sicherstellt. 

Sich die Frage zu stellen, wie man den Erfolg der PIM-Lösung messen kann, bedeutet auch, eine klare Kommunikation mit den beteiligten Teams und den Geschäftsteams zu gewährleisten, die direkt von den Vorteilen des PIM profitieren werden. Auf diese Weise fühlen sich diese wertgeschätzt und sind für das Erreichen der gesetzten Ziele verantwortlich.

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