PIM vs. ERP: Was ist der Unterschied und welche Rolle spielt jeder?

Da Unternehmen heute immer mehr Verkaufskanäle und digitale Tools einsetzen, ist die Frage nach der Verwaltung von Produktdaten von entscheidender Bedeutung geworden. Zwischen ERP-Systemen und PIM kommt es häufig zu Verwechslungen: Beide Werkzeuge manipulieren ähnliche Daten, aber ihre Ziele und Nutzer unterscheiden sich grundlegend.

Was ist also der Unterschied zwischen einem PIM und einem ERP? Und vor allem: Wie funktionieren sie zusammen, um die Leistung und Konsistenz der Produktdaten zu verbessern?

‍

PIM vs. ERP: Definitionen

Was ist ein ERP?

Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist das operative Herz eines Unternehmens. Es zentralisiert und verwaltet die internen Prozesse: Einkauf, Produktion, Logistik, Finanzen, Buchhaltung oder auch Personalwesen.

Das Hauptziel eines ERP-Systems besteht darin, die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionsdaten innerhalb einer Organisation zu gewährleisten.

Ein ERP-System verarbeitet Informationen, die für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind: Lagerbestände, Bestellungen, Einkaufspreise, Lieferfristen, Lieferanten usw. Die Informationen werden in einem ERP-System gespeichert. Dank ihm hat jede Abteilung einen zuverlässigen und aktuellen Überblick über die betriebliche Situation.

Nehmen wir ein Beispiel: Wenn ein Produkt hergestellt wird, erfasst das ERP-System die Produktionskosten, die verwendeten Komponenten und den verbleibenden Lagerbestand. Diese Daten sind für die Logistik und die Buchhaltung lebenswichtig, aber sie reichen nicht aus, um eine vollständige Produktkarte für den Endkunden zu erstellen. Hier kommt das PIM ins Spiel.

‍

Was ist ein PIM ?

Das PIM (Product Information Management) oder Produktinformationsmanagement ist ein ergänzendes Werkzeug zum ERP-System. Seine Aufgabe besteht nicht darin, die operativen Abläufe zu verwalten, sondern die Produktdaten zu zentralisieren, anzureichern und an alle Verkaufs- und Kommunikationskanäle zu verteilen: E-Commerce-Website (CMS), Marktplätze, Kataloge, Händlerblätter, mobile Anwendungen usw. Die Produktdaten werden in der Regel in einer Datenbank gespeichert.

Das PIM wird zur einzigen Quelle der Wahrheit für alle produktbezogenen Informationen :

• Namen und detaillierte Beschreibungen,
• Technische Daten,
• Marketinginhalte,
• Mehrsprachige Übersetzungen,
• Medien (Bilder, Videos, technische Dokumente),
• Gesetzliche oder umweltbezogene Daten.

Das PIM wurde für Marketing-, Digital- und E-Commerce-Teams entwickelt. Es spart Zeit, vermeidet Eingabefehler und sorgt dafür, dass die Produktinhalte über alle Kanäle hinweg einheitlich sind. Es verwandelt Rohdaten in ansprechende Produkterlebnisse.

‍

PIM vs. ERP: Die wichtigsten Unterschiede

Auch wenn beide Systeme mit Produktdaten umgehen, sind ihre Zwecke völlig unterschiedlich.

• Das ERP-System hat einen internen Zweck: Es strukturiert und verfolgt die mit der Produktion, der Logistik und dem Finanzwesen verbundenen Prozesse. Es erfüllt die Bedürfnisse der operativen Teams und sorgt dafür, dass die Abläufe optimiert und konform sind.
• Das PIM hingegen hat einen externen Zweck: Es sorgt dafür, dass die Produkte auf allen Kommunikationskanälen einheitlich, vollständig und ansprechend präsentiert werden.
• ERP befasst sich mit Rohdaten: Wie viele Produkte sind verfügbar, zu welchen Kosten, zu welchem Zeitpunkt?
• PIM beschäftigt sich mit angereicherten Daten: Wie wird dieses Produkt beschrieben, an wen richtet es sich, wie kann es visuell und textlich aufgewertet werden, um den Kauf anzuregen?

Mit anderen Worten: Das ERP strukturiert die Daten, während das PIM sie aufwertet.

Diese beiden Instrumente stehen also nicht in Konkurrenz zueinander: Sie ergänzen sich und sind voneinander abhängig.

‍

Warum ersetzt das PIM nicht das ERP?

Es wäre verlockend, sich vorzustellen, dass ein PIM ein ERP ersetzen könnte, da es ebenfalls Produktdaten zentralisiert. In Wirklichkeit sind ihre Aufgaben zu unterschiedlich, als dass sie sich gegenseitig ersetzen könnten.

Das ERP-System bleibt für die interne Steuerung unverzichtbar. Es verwaltet die Transaktionsströme, die Beschaffung, die Rechnungsstellung und die Buchhaltung. Ohne sie kann kein Unternehmen im Alltag effizient arbeiten.

Das PIM greift dann nachgeschaltet ein, um diese Daten anzureichern und sie für die externe Kommunikation anzupassen. Es wandelt sie in verteilungsfertige Informationen um, die für Verbraucher, Partner oder Händler kontextualisiert und verständlich sind.

Man könnte sagen, dass das ERP das logistische Gehirn des Unternehmens ist, das für die Zuverlässigkeit der internen Informationen sorgt, während das PIM die Stimme des Marketings ist, die für die Klarheit, den Reichtum und die Kohärenz des Produktdiskurses verantwortlich ist.

Die beiden Systeme ergänzen sich also: Ohne das eine bleiben die Daten entweder zu roh oder zu sehr von den betrieblichen Realitäten abgekoppelt.

‍

PIM + ERP: Ein gewinnbringendes Duo für den Omnichannel

Während des Implementierungsprozesses des PIM in das bestehende IS ist eine Integration mit dem ERP vorgesehen, das PIM und das ERP bilden dann ein reibungsloses und leistungsfähiges Ökosystem.

Das ERP versorgt das PIM mit strukturierten Daten: Produktreferenzen, Preise, Lagerbestände, Lieferantencodes, ...

Das PIM seinerseits reichert diese Informationen mit Marketinginhalten, Bildern, Übersetzungen und Produktargumenten an, bevor es sie an die verschiedenen Verbreitungskanäle weiterverteilt.

Diese Komplementarität bietet viele Vorteile:

• Weniger Fehler und Wiedereingaben durch automatisierte Synchronisation.
• Zeitersparnis für Marketing- und Digitalteams.
• Homogenität der Inhalte über alle Kanäle hinweg.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Technik und Marketing.
• Verkürzung der Time-to-Market, da die Produkte schneller zur Verbreitung bereit sind.

In der Praxis aktualisiert ein ERP-System täglich die Bestands- und Preisinformationen, während das PIM dafür sorgt, dass die zugehörigen Produktdatenblätter vollständig sind, angereichert und über alle Kanäle - von der E-Commerce-Website bis zum internationalen Marktplatz - verbreitet werden.

‍

Schlussfolgerung

ERP und PIM verfolgen zwar nicht das gleiche Ziel, ergänzen sich aber hervorragend.

Die eine verwaltet interne Prozesse und Transaktionsdaten, die andere organisiert, bereichert und verbreitet Produktinformationen an die Außenwelt.

Um die Omnichannel-Transformation erfolgreich zu gestalten, muss ein Unternehmen lernen, diese beiden Systeme um eine gemeinsame Vision herum zu orchestrieren: die Vision von einzigartigen, zuverlässigen und skalierbaren Produktdaten.

Das ERP sorgt für Strenge und interne Konsistenz, während das PIM die Qualität und Einheitlichkeit der Außendarstellung gewährleistet.