Den ROI eines PIM-Projekts messen: Welche KPIs sollte man verfolgen?

In einem Kontext, in dem die Qualität, Kohärenz und schnelle Verbreitung von Produktdaten zu Schlüsselherausforderungen für Unternehmen geworden sind, bietet sich eine PIM-Software (Product Information Management) als strategischer Hebel an. 

Diese Lösung ermöglicht es, Produktinformationen zu zentralisieren, anzureichern und über alle Kanäle intern und extern zu verbreiten. In ein PIM zu investieren bedeutet, sich für eine strukturierende Grundlage zu entscheiden, um das Wachstum und die digitale Transformation des Unternehmens zu begleiten. Aber wie misst man konkret den Wert, der durch ein solches Tool generiert wird? Welche KPIs müssen verfolgt werden, um den Return on Investment (ROI) vor, während und nach der Implementierung zu bewerten? 

Dieser Artikel bietet ein Raster, um die Vorteile eines PIM-Projekts zu steuern und zu objektivieren.

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Im Vorfeld des PIM-Projekts: Die Grundlagen für den ROI legen

Bevor man überhaupt daran denkt, die Investitionsrendite eines PIM-Projekts zu messen, ist es wichtig, eine solide Basis aufzubauen. Dies geschieht auf zweierlei Weise: durch die Prüfung des Vorhandenen und die Festlegung messbarer Ziele. 

Allzu oft beginnen Unternehmen mit einem PIM-Projekt, ohne sich über den Ausgangspunkt und die Hebel, die sie aktivieren wollen, im Klaren zu sein. Doch genau diese anfängliche Fotografie ist es, die es später ermöglicht, die erzielten Gewinne nachzuweisen.

Bestehendes bewerten (Start-Audit)

Erster Schritt: Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres derzeitigen Produktdatenmanagements. Welche Tools werden verwendet? Wie viele Excel-Dateien zirkulieren zwischen den Teams? Ist Ihr DAM mit Ihrem ERP-System verbunden? All dies sind Fragen, die helfen, die Komplexität des bestehenden Systems zu erkennen.

Ein weiterer Schlüsselindikator ist die Zeit, die für manuelle Aufgaben aufgewendet wird: erneute Eingaben, mehrfache Aktualisierungen, Export/Reimport, Quervergleiche usw. All dies sind Stunden mit geringem Mehrwert, die sich ansammeln und die Teams belasten. Diese Zeit kann leicht quantifiziert werden, um einen Teil der "versteckten Kosten" aufzudecken.

Außerdem müssen die Auswirkungen der mangelnden Datenqualität bewertet werden: Fehler in den Produktdatenblättern, fehlende Abbildungen, inkonsistente Informationen. Diese Fehlfunktionen führen zu Produktrückgaben, Unzufriedenheit auf Kunden- und Händlerseite und sogar zu entgangenen Gewinnen bei der SEO oder auf Marktplätzen.

Quantifizierte Ziele setzen

Sobald das Vorhandene kartografiert ist, wird es möglich, genaue und messbare Ziele zu definieren. Es geht nicht nur darum, "seine Daten besser zu verwalten", sondern konkrete Ziele zu erreichen :

• Verkürzung der Time-to-Market um 30 %, z. B. von 6 auf 4 Wochen für die Einführung eines neuen Produkts.
• Halbierung der Fehler- oder Duplikatsrate in Produktdatenblättern.
• 40 % der Zeit einsparen, die für die Vorbereitung der Karteikarten für einen bestimmten Vertriebskanal (E-Commerce-Website, Marketplace, Händler usw.) benötigt wird.

Diese Indikatoren werden als Anhaltspunkte dienen, um die Entwicklung des Projekts im Laufe der Zeit zu verfolgen und den durch das PIM erzeugten Wert zu beweisen. Alle diese Indikatoren werden in unserem Webinar zur Berechnung des ROI eines PIMs mit unserem Partner A5SYS detailliert erläutert.

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Während des PIM-Projekts: Fortschritt messen und anpassen

Die Implementierungsphase eines PIM darf keine Blackbox sein: Es ist entscheidend, genaue Indikatoren zu verfolgen, um das Projekt zu steuern, die Maßnahmen anzupassen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zwei Kategorien von Indikatoren sind besonders nützlich: KPIs, die sich auf die technische Umsetzung beziehen, und solche, die die operative Transformation messen.

Die KPIs der Umsetzung

Die Quote der geschulten und selbstständig arbeitenden Mitarbeiter ist ein ausgezeichneter Indikator für die interne Akzeptanz. Ein gutes PIM nützt nichts, wenn es von den Geschäftsanwendern nicht beherrscht wird. Anhand dieser Quote lässt sich überprüfen, ob die Schulungen effektiv waren und die Teams operieren können, ohne ständig von der IT abhängig zu sein.

Der Grad der erreichten funktionalen Abdeckung (z. B. Integration des DAM, Aktivierung von E-Commerce-, ERP- und Marketplace-Konnektoren) ermöglicht es, die Einhaltung des ursprünglich definierten Umfangs zu überwachen. Er spiegelt sowohl den technischen Fortschritt als auch die Fähigkeit wider, die funktionalen Verpflichtungen einzuhalten.

Schließlich lässt sich anhand der Anzahl der migrierten Produkte im Vergleich zur geplanten Gesamtzahl der Produkte der Fortschritt der oft komplexen, aber strukturierenden Migrationsarbeit konkret verfolgen.

Indikatoren für die Transformation von Prozessen

Die Anzahl der Schritte, die in der Produktmanagementkette wegfallen (z. B. manuelle Validierungen, Excel-Roundtrips), zeugt von der Vereinfachung der Abläufe. Weniger Schritte = mehr Agilität.

Die Autonomie der Geschäftsteams, gemessen an der geringeren Abhängigkeit von Entwicklern oder Satellitentools, ist ein starkes Zeichen der Transformation.

Schließlich verdeutlicht die Anzahl der schneller oder automatisch aktivierten Kanäle (Websites, Marktplätze, B2B-Partner) die konkrete Beschleunigung, die durch das PIM ermöglicht wird. Ein gutes Signal, dass das Projekt in die richtige Richtung geht.

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Nach der Einführung: Messung der tatsächlichen Auswirkungen auf das Geschäft

Sobald das PIM eingesetzt ist, besteht die größte Herausforderung darin, vom Gefühl zum zahlenmäßigen Nachweis zu gelangen. Um den Return on Investment nachzuweisen, ist es entscheidend, die konkreten Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz, die Geschäftsleistung und die Zufriedenheit der Stakeholder zu messen.

Operative Gewinne

Die ersten greifbaren Indikatoren betreffen die Zeitersparnis. Mithilfe von PIM kann die Zeit, die für die Aktualisierung eines Produkts benötigt wird, drastisch reduziert werden - je nach anfänglichem Komplexitätsgrad wird sie manchmal halbiert oder gedrittelt. 

Auch die Zahl der nach der Veröffentlichung entdeckten Fehler ist deutlich zurückgegangen, was vor allem auf besser strukturierte Validierungs-Workflows und eine Zentralisierung der Datenquellen zurückzuführen ist. Diese höhere Zuverlässigkeit ermöglicht es den Teams, die Häufigkeit der Produktaktualisierungen zu erhöhen, was wiederum eine größere kommerzielle Reaktionsfähigkeit unterstützt (z. B. schnelles Hervorheben einer Werbeaktion, einer Neuheit oder einer Verpackungsänderung).

Kommerzielle Gewinne

Die Anreicherung und Kohärenz der Produktdatenblätter führt häufig zu einer Verbesserung der natürlichen Such maschinenoptimierung (SEO): mehr Sichtbarkeit in den Suchmaschinen, mehr qualifizierter organischer Traffic. 

Auf E-Commerce-Websites und Marktplätzen führt dies zu einer höheren Konversionsrate, da die Käufer vollständige, beruhigende und gut illustrierte Datenblätter vorfinden. Der kumulative Effekt führt zu höheren Umsätzen in den digitalisierten Kanälen, insbesondere in Omnichannel- oder internationalen Kontexten.

Zufriedenheit der Interessengruppen

Händler gewinnen durch strukturierte und standardkonforme Daten (GDSN, PIES, ETIM, ...) an Autonomie und Zuverlässigkeit bei ihren Online-Einstellungen. 

Intern berichten Marketing-, E-Commerce- und Vertriebsteams oft von einer besseren Zusammenarbeit und einer höheren Zufriedenheit: weniger Frustration durch Fehler, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und eine verbesserte Fähigkeit, auf geschäftliche Herausforderungen zu reagieren.

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Wie wählt man seine KPIs aus?

Ein PIM-Projekt ist mehr als nur eine technische Implementierung: Es ist ein echter Hebel für die Gesamtleistung des Unternehmens. Die Messung seines ROI bedeutet, die Investition zu sichern, die Beteiligten zu beruhigen und die erzielten Vorteile konkret nachzuweisen, die über bloße Eindrücke hinausgehen. Indem Sie die richtigen KPIs vor, während und nach der Einführung verfolgen, schreiben Sie das PIM in die Logik einer messbaren, progressiven und ergebnisorientierten digitalen Transformation ein.

Unser Rat: Warten Sie nicht bis zum Ende des Projekts, um über Ergebnisse zu sprechen. Integrieren Sie bereits in der Audit-Phase einen präzisen Messplan, um jeden Fortschritt während des gesamten Projekts zu erfassen und zu bewerten.