ERP et Product Information Management : de la vision macro à la vision Produit

ERP (Enterprise Resource Planning) et PIM (Product Information Management) sont deux outils de gestion par lesquels transitent des données liées aux produits d’une entreprise. Ils partagent certains objectifs :  transmettre une information infaillible et améliorer les processus mais n’interviennent pas au même moment de la vie du produit.

Tout comme le CRM (Customer Relationship Management) est devenu incontournable pour la gestion client, aujourd’hui les solutions ERP et Product Information Management sont indissociables pour mener une stratégie intégrée de diffusion omnicanale de l’information produit et booster ses ventes. Voici pourquoi dans cet article.

ERP & Product Information Management : deux logiciels de data management

L’ERP a pour vocation de structurer et de suivre l’ensemble de l’information au sein d’une entreprise, à travers tous ses services. Il se positionne comme une matrice qui uniformise et analyse les données pour assurer une lecture globale unifiée de l’activité d’une entreprise. Au même titre que la solution Product Information Management, un ERP est conçu pour recevoir, intégrer et assurer la gestion de données au sein d'une entreprise. Les solutions ERP et Product Information Management agissent toutes deux en tant que système centralisé pour la gestion des informations et des données.

L’information gérée dans l’ERP permet de partager les mêmes références à travers tous les autres systèmes d’information et aussi à travers tous les processus opérationnels.

Les périmètres de gestion varient principalement selon les tailles des entreprises mais les différents modules d’une solution ERP couvrent généralement les domaines suivants :

• La gestion des achats
• La gestion comptable
• La gestion des ventes
• La gestion des stocks et approvisionnements
• La gestion des données clients (CRM)

La solution de Product Information Management est quant à elle une plateforme qui se focalise sur les données liées aux Produits. Elle a pour vocation de simplifier les processus de travail au sein des équipes marketing. Le Product Information Management & DAM rassemble toutes les données descriptives liées aux produits (textes, visuels, éléments SEO…).

En s’intégrant avec des systèmes d’information externes à l’entreprise, il est l’outil à partir duquel l’entreprise diffuse ses fiches Produit sur chaque canal investi (Print comme Digital).

Pour faire simple, l'ERP et le Product Information Management sont tous les deux des solutions de gestion de la donnée mais leur domaine d'application diffère quelque peu. Quand l'ERP gère davantage de données concernant les opérations, les finances, les ressources humaines, la production, etc le PIM, lui, se concentre sur les données liées aux produits comme les descriptifs, aspects techniques, les images... Le duo sera donc utilisé pour différents objectifs liés à l'entreprise.

Le tandem PIM/ERP au service du produit

L’ERP s’inscrit dans une vision plus globale de l’entreprise, c’est par lui que commence le cycle de vie de la donnée produit avec la création de la référence produit. Cette référence sera ainsi la même à travers tous les départements de l’entreprise, de la R&D à la comptabilité. Ainsi, l'association des 2 outils s'avère redoutablement efficace dans la gestion stratégique des produits car en combinant leurs différentes fonctionnalités les deux solutions optimise la gestion et la mise sur le marché des produits.

Voyons ensemble comment ce tandem s'articule autour du cycle de vie de la donnée produit.

1. La solution de Product Information Management se connecte à l’ERP (Enterprise Resource Planning) pour y récupérer la référence produit fraîchement créée.

2. Les utilisateurs du Product Information Manager sont alors avertis par notification. L’enrichissement peut débuter !

3. Le workflow du Product Information Management met alors en scène les équipes Marketing, Produit, SEO, E-Commerce, Photographes et traducteurs pour enrichir en un temps record :

Les descriptifs marketing pour convaincre les futurs clients,

Les détails techniques (matières, aliments…),

Un storytelling autour de la fabrication des produits,

Les photographies et vidéos,

Les attributs personnalisés spécifiques à chaque activité (allergènes, labels, normes…).

4. Les fiches produit hyper enrichies sont diffusées à toute vitesse sur les canaux Print d’une part (catalogue, brochures, lookbooks, etc.) et Web d’autre part (extranet, marketplaces, plateformes e-commerce, etc.).

L’ERP n’est pas à même de gérer les données plus spécifiques liées au produit puisque celles-ci n’ont pas vocation à servir de point de référence pour d’autres processus internes à l’entreprise.

Le Product Information Manager supplée donc à l’ERP pour centraliser l’ensemble des données qui décrivent les produits et les diffuser sur les canaux de vente. Cela permet une gestion plus souple et personnalisée de ces données qu’il est plus facile de façonner pour répondre aux besoins de l’activité des équipes marketing.

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Product Information Management et ERP : vers plus d’efficacité

Mettre en œuvre la complémentarité de l’ERP et du Product Information Management pour gérer la donnée produit permet aux équipes marketing de gagner en temps et en productivité. En effet en automatisant les transmissions de données entre ERP et Product Information Management au sein du système d'information, on évite erreurs et potentielles redondances.

Puis ce sont les outils de mapping des processus et de suivi d’activité du Product Information Manager qui prennent le relais :

• Le workflow du Product Information Management permet de contrôler la qualité des données et favorise une collaboration efficace,
• Le Dashboard offre un suivi global des activités et de la complétude de chaque fiche produit

Avec à la clé :

• un boost de l’image de marque à travers des informations produit toujours qualitatives
• une réduction du time-to-market sur tous les canaux de vente

L’ERP est positionné à la source d’une réflexion transverse sur le business et permet d’optimiser la productivité de ses diverses branches.

En conséquence, la complémentarité des fonctionnalités des 2 types de solution permet une gestion complète de toutes les données et de l'ensemble des aspects liés aux produits et aux opérations de l'entreprise. En intégrant la solution de Product Information Management à un ERP la cohérence des données produits est continuellement maintenue, et les données peuvent donc être utilisées de manière fluide et avec précision pour n'importe quel domaine de l'entreprise. De plus, en faisant fonctionner ensemble les solutions, les processus métier peuvent être optimisés venant directement améliorer l'efficacité opérationnelle. Enfin, la prise de décision est, elle aussi, optimisée grâce à l'intégration de ces solutions, avec l'aide d'une analyse des données plus poussée et plus fine.

La solution PIM DAM s’inscrit dans la même dynamique sur un segment précis : la donnée produit dont il est le centre névralgique.

Solutions ERP compatibles avec un logiciel de Product Information Management

Pour gérer le produit sur l'intégralité du cycle de vie, les entreprises font appel à des logiciels ERP. La plupart des solutions PIM DAM peuvent se connecter à l'ERP. Quable propose des fonctionnalités d'import depuis l'ERP ainsi que la possibilité d'intégrer des outils du SI avec des technologies API / Webhooks. Parmi les solutions ERP connectables au logiciel Product Information Management & DAM, on retrouve : Cegid, Microsoft Dynamics 365 ou SAP, Sage, Odoo ou en Divalto

Plus d'infos sur les possibilités d'interconnexion du PIM.

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