Comment mettre en place une solution PIM ?

La gestion de l’information produit (PIM) désigne un système centralisé permettant de collecter, structurer, enrichir et diffuser les données produits sur l’ensemble des canaux de vente. 

Face à la multiplication des points de contact et à l’exigence croissante des consommateurs, les entreprises doivent garantir des informations fiables, cohérentes et actualisées. Mettre en place un PIM devient alors une nécessité pour optimiser l’efficacité interne et améliorer l’expérience client.

Ce type de solution s’adresse aussi bien aux acteurs du retail, du e-commerce, de l’industrie qu’aux entreprises du secteur du tourisme ou de la grande distribution. Quelle que soit la taille de la structure, les enjeux restent similaires : gagner du temps, éviter les erreurs, fluidifier les processus de mise à jour et accélérer la mise sur le marché. En centralisant l’information, le PIM favorise la cohérence omnicanale, la collaboration entre les équipes et la valorisation des catalogues produits.

‍

Comprendre ses besoins

Avant de déployer un logiciel PIM (Product Information Management), il est essentiel de bien comprendre les besoins de l'entreprise en matière de gestion des informations produits. 

Cela commence par une cartographie des flux de données existants : où sont stockées les informations, qui les gère et comment elles circulent à travers les différents départements. Il est également important d'identifier les acteurs concernés par ce projet, tels que les équipes marketing, IT, commerce, et logistique. 

L’analyse des irritants actuels permet de mettre en lumière les principaux points de friction, comme les doublons de données, les erreurs récurrentes ou la lenteur des mises à jour des informations produit. 

Enfin, il convient de définir des objectifs clairs pour la mise en place du PIM, comme améliorer la qualité des données, fluidifier les processus de mise à jour, et réduire le temps nécessaire pour lancer de nouveaux produits sur le marché.

‍

Préparer le projet

La préparation du projet est une étape cruciale pour garantir sa réussite. 

Il est essentiel de constituer une équipe projet solide, incluant un sponsor, un chef de projet et des utilisateurs clés, afin d’assurer une bonne communication et un suivi efficace. Le budget et le planning doivent être définis de manière réaliste, en prenant en compte les ressources nécessaires et les délais de mise en œuvre. 

Il convient également de choisir un mode de gestion adapté, comme la méthode agile ou le cycle en V, en fonction des spécificités du projet. La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est indispensable pour formaliser les besoins et les attentes. Ce document servira de référence tout au long du projet. 

Pour vous accompagner dans cette étape, notre ebook sur le cahier des charges PIM propose des conseils pratiques et des exemples concrets pour structurer efficacement ce document clé.

‍

Choisir la bonne solution

Lors du choix d'une solution PIM, plusieurs critères sont essentiels pour garantir une intégration réussie et une gestion optimale des données produits. Tout d'abord, l'ergonomie et la simplicité d’utilisation doivent être au cœur de la décision. Une interface intuitive permet aux utilisateurs, quel que soit leur niveau technique, de s’approprier rapidement l’outil et de gagner en productivité.

L’intégration PIM avec d’autres logiciels joue un rôle essentiel dans le choix d’une solution de gestion de l’information produit. Pour être réellement efficace, un PIM doit pouvoir se connecter facilement aux outils déjà en place, comme l’ERP, le DAM, les plateformes e-commerce ou les marketplaces. Cette connectivité permet de centraliser et d’harmoniser les données produits, tout en automatisant les échanges d’informations entre les différents systèmes.

Il est aussi primordial que la solution choisie gère efficacement les données multilingues, multicanal et multimédia. Cela assure une cohérence des informations sur tous les canaux de distribution et dans toutes les langues, offrant une expérience client fluide et sans erreur.

Enfin, le mode d’hébergement, qu’il soit SaaS ou on-premise, doit être aligné avec les besoins spécifiques de l’entreprise. Les solutions comme celle proposée par Quable, offrent une grande flexibilité, une scalabilité importante et des mises à jour régulières sans contrainte de gestion technique. Ce type de solution s’adapte particulièrement bien aux entreprises en croissance, tout en assurant une sécurité optimale.

‍

Construire ses modèles de données

La construction du modèle de données permet de garantir la qualité et la cohérence des informations dans un système PIM. 

Il s'agit d'abord de définir les entités clés du produit, telles que les catégories, les gammes et les variantes, afin de structurer les données de manière logique et accessible. Cette étape permet de créer une base solide pour la gestion de la donnée produit sur tous les canaux de distribution.

Ensuite, il est essentiel d'identifier les attributs nécessaires à chaque entité : techniques (dimensions, poids, matériaux), marketing (description, images, caractéristiques distinctives) et logistiques (stock, fournisseurs, délais de livraison). Ces attributs doivent être bien définis pour faciliter l'enrichissement et la diffusion des informations.

Une arborescence claire doit également être établie pour catégoriser les produits, tout en prévoyant des filtres permettant une recherche rapide et intuitive. Cette structure permet de garantir une navigation fluide et une gestion optimale des produits.

Enfin, la mise en place de règles de complétude et de dépendances entre les données assure que toutes les informations nécessaires sont renseignées avant leur publication. Nos partenaires intégrateurs jouent un rôle clé dans cette phase, en apportant leur expertise pour adapter le modèle aux spécificités de chaque entreprise et garantir une intégration fluide avec l'écosystème existant. Grâce à leur accompagnement, les entreprises peuvent maximiser les bénéfices du PIM tout en optimisant leurs processus internes.

‍

Connecter et intégrer le PIM à l’écosystème digital

La connexion et l’intégration du PIM à l’écosystème digital est une étape cruciale pour garantir une gestion fluide des informations produits. 

Il s’agit de connecter la solution PIM aux différentes sources de données existantes, telles que les ERP, les fichiers Excel ou encore les systèmes de gestion des ressources numériques (DAM). Cela permet de centraliser toutes les informations nécessaires dans un seul outil, simplifiant ainsi leur gestion et leur mise à jour.

Une fois les données importées, il est essentiel de connecter le PIM aux systèmes de diffusion, comme les sites e-commerce, les marketplaces ou encore les catalogues PDF. Cela assure une distribution cohérente et uniforme des informations produits sur tous les canaux. Cette synchronisation permet également d’éviter les erreurs liées aux mises à jour manuelles.

La mise en place de flux d’import/export automatisés constitue également un élément clé dans l’intégration du PIM. L’automatisation des processus d’importation et de syndication des données garantit non seulement une gestion efficace, mais aussi un gain de temps important. Ces flux permettent de maintenir les informations produits à jour en temps réel, tout en facilitant l’ajout de nouveaux produits ou modifications sans effort supplémentaire.

‍

La mise en place du PIM

L'importation et l'enrichissement des données sont des étapes cruciales lors de la mise en place d'une solution PIM. 

‍

Importer et enrichir les données

La migration initiale des données nécessite une stratégie rigoureuse et des vérifications minutieuses pour garantir leur cohérence et leur qualité. Cela inclut l’examen des formats de données existants, l’adaptation aux standards du PIM et l’intégration de sources multiples (ERP, DAM, Excel, etc.). 

Un nettoyage des données est ensuite impératif pour éliminer les doublons, corriger les erreurs et uniformiser les informations. Ce processus permet d’assurer que les données migrées sont fiables et prêtes à être exploitées sur la nouvelle plateforme.

‍

Valider les données

Une fois les données intégrées, il est essentiel de mettre en place des workflows de validation. Ces processus permettent de s'assurer que chaque donnée est correctement vérifiée et approuvée avant d’être utilisée ou diffusée.

 L'enrichissement collaboratif est une autre dimension importante : en attribuant des rôles et des permissions clairs aux différents utilisateurs, chaque collaborateur peut contribuer à la mise à jour ou à l'enrichissement des informations, en fonction de son profil métier.

‍

Tester

Avant de déployer le système à grande échelle, il est crucial de tester le PIM de manière fonctionnelle et technique. 

La recette fonctionnelle permet de vérifier que toutes les fonctionnalités du système sont conformes aux attentes, tandis que les tests utilisateurs, axés sur l’expérience utilisateur (UX) et la logique de navigation, permettent d’identifier d’éventuelles améliorations à apporter. Les retours collectés à cette étape sont utilisés pour effectuer des corrections et ajustements nécessaires, avant la validation des premières publications.

‍

Le lancement du projet PIM

La réussite d’un projet PIM repose en grande partie sur l’adhésion des équipes.

Une fois le système configuré, il est essentiel d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main de l’outil. Cela passe par la création de supports clairs et accessibles : tutoriels vidéo, guides pas-à-pas, fiches pratiques, … Ces ressources doivent être adaptées aux différents profils impliqués : contributeurs, administrateurs, relecteurs ou simples utilisateurs consultatifs. En parallèle, des sessions de formation ciblées permettent de renforcer la compréhension des rôles et responsabilités de chacun dans le cycle de vie des données produits.

L’organisation de ces formations peut s’appuyer sur des ateliers pratiques, des démonstrations en temps réel ou des cas concrets issus du quotidien de l’entreprise. Il est également pertinent de structurer un dispositif d’assistance, qu’il soit internalisé ou confié à un prestataire, pour garantir un accompagnement post-déploiement.

Le lancement opérationnel du PIM doit être progressif afin de limiter les risques. Une approche itérative permet de tester les flux, d’identifier les points de friction et de corriger rapidement les anomalies. 

Le suivi régulier d’indicateurs clés comme le taux de complétude, les erreurs détectées ou les délais de mise à jour permet d’ajuster la stratégie et d’optimiser les processus. Enfin, recueillir les retours des utilisateurs est indispensable pour faire évoluer le modèle de données, affiner les workflows et renforcer la pertinence des informations diffusées. La dynamique d’amélioration continue devient alors un levier puissant de performance collective.