Qu'est-ce que le
Product Information Management (PIM) :
guide complet 2024
Avant tout, quâest-ce qu'un PIM (dĂ©finition) ?
Le PIM ou Product Information Management est une solution (sous la forme dâun logiciel on-premise ou dâun SaaS) qui est dĂ©diĂ©e Ă la gestion, lâenrichissement et la diffusion de lâinformation produit.
Lâinformation produit gĂ©rĂ©e par le logiciel PIM comprend toutes les donnĂ©es textuelles qui constituent une fiche produit : descriptifs marketing, storytelling, informations techniques, labellisation, recettes, ingrĂ©dients, emballage, cross et up-selling, etc.
DĂšs lors quâun produit est crĂ©Ă© dans le SI de lâentreprise (gĂ©nĂ©ralement en provenance de lâERP), le logiciel PIM va collecter les premiĂšres informations brutes puis alerter les Ă©quipes marketing et produit. Le travail dâenrichissement des informations du nouveau produit peut dĂ©buter. Lorsque le niveau de qualitĂ© du contenu produit atteint un niveau requis, celle-ci est diffusĂ©e automatiquement sur tous les canaux de vente et adaptĂ©e aux contraintes de chacun.
Pour fluidifier lâorganisation et accĂ©lĂ©rer la mise en ligne des fiches produit, le product information manager sâappuie sur une mĂ©thodologie collaborative de façon Ă faciliter les missions des Ă©quipes, peu importe le nombre de produits ou la taille de lâentreprise.
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OĂč se situe le PIM dans lâĂ©cosystĂšme dâentreprise ?
â Ce que le PIM nâest pasâŠ
Nombreux sont les outils au sein du SystĂšme dâInformation ! Construit de briques dâacronymes qui collectent, enrichissent, analysent et/ou font transiter tous types de donnĂ©es vers les diffĂ©rents mĂ©tiers de lâentreprise. Le logiciel PIM (Product Information Manager) est lâune de ces briques. Et si les outils suivants sont plus ou moins connus, le PIM nâa pas vocation Ă les remplacer (et vice-versa).
PIM vs ERP : Un ERP (Enterprise Resource Planning) regroupe, traite et analyse les données de façon transverse. On y retrouve des modules concernant les aspects RH, production, gestion des stocks, résultats des ventes, management de projet mais aussi comptabilité et finance.
PIM vs MDM : Un MDM (Master Data Management) intervient lĂ©gĂšrement en amont du PIM pour normer des donnĂ©es aux qualitĂ©s variables qui proviennent de multiples sources. Une fois traitĂ©es, elles peuvent transiter vers le PIM oĂč elles seront centralisĂ©es puis enrichies avant dâĂȘtre diffusĂ©es sur les canaux de vente.
PIM vs PLM : Un PLM (Product Lifecycle Management) regroupe tous les processus dâingĂ©nierie et donnĂ©es relatives Ă la fabrication et aux changements subis par le produit, depuis son dĂ©but jusquâĂ sa fin de vie.
PIM vs CRM : Un CRM (Customer Relationship Manager) est un outil de gestion de la relation clients et prospects. Il permet de collecter, centraliser, enrichir les informations de contact puis de mener des actions de fidĂ©lisation entre la marque et ses clients.â
Pourquoi sâĂ©quiper dâune solution PIM ?
Dans notre quotidien professionnel, les entreprises oĂč nous travaillons attachent une grande importance Ă la satisfaction de leurs clients et quel que soit notre mĂ©tier, nous sommes amenĂ©s Ă y contribuer de façon directe ou indirecte. Mais de lâautre cĂŽtĂ© du miroir, dans notre vie privĂ©e, nous sommes aussi Client. Nous avons nos enseignes web ou physiques favorites mais cela peut vite Ă©voluer et parfois la rupture ne tient quâĂ un fil.
Par exemple lorsque lâune de ces marques nous :
- Propose dâacheter une paire de gants pour complĂ©ter lâachat de notre nouveau maillot de bain en plein mois dâaoĂ»t.
- Redirige vers une fiche produit avec la composition dâun aliment en anglais et son accroche marketing en français.
- Vante une fonctionnalité produit sur son site mais qui ne figure nulle part ailleurs, que cela soit en magasin ou sur les marketplaces.
- SuggĂšre une promotion sur un modĂšle prĂ©cis dâun produit dont le vendeur en boutique physique nous garantit quâil nâa jamais entendu parler.
Ces diffĂ©rents cas de figure suscitent au mieux lĂ©gĂšre frustration, au pire un abandon de lâachat. Que ce soit lâun ou lâautre, notre ExpĂ©rience Produit auprĂšs de cette marque ne nous laissera pas vraiment un souvenir impĂ©rissableâŠ
Câest donc pour amĂ©liorer cette ExpĂ©rience Produit sur tous les canaux de diffusion que les marques utilisent le Product Information Management. Pour rĂ©soudre les petites anomalies citĂ©es ci-haut ? Oui, mais pour tellement dâautres raisons que nous dĂ©voilons ici.
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Pour améliorer la qualité de la donnée produit
Voici les atouts du PIM qui vous permettent dâatteindre cet objectif.
Centraliser les informations produit et les rendre plus fiables
Travailler la donnĂ©e produit sur Excel, câest loin dâĂȘtre une partie de plaisir. Câest dit poliment, mais le retour dâexpĂ©rience des Ă©quipes produits est parfois trĂšs critique Ă cet Ă©gard. Et cĂŽtĂ© business câest un risque : terminer une journĂ©e en louchant sur une infinitĂ© de cellules augmente fortement le risque dâerreur.
Câest encore plus vrai lorsque plusieurs contributeurs ou Ă©quipes travaillent sur de mĂȘmes produits. Ils sâĂ©changent les fichiers, doublonnent les donnĂ©es, risquent de travailler sur une version obsolĂšte qui ne tient pas compte des derniĂšres contributionsâŠ
Et quand on identifie une erreur : on vérifie, on cherche la cause du problÚme, on re-travaille et à plusieurs.
Ce nâest pourtant pas une fatalitĂ© et un des premiers buts du PIM est justement de rationaliser et de corriger ces frictions qui sont coĂ»teuses en mettant en place :
- Une seule description produit pour Ă©vincer les doublons.
- Un systĂšme de droits des utilisateurs pour empĂȘcher les erreurs.
- Une solution collaborative pour mieux sâorganiser et gagner en productivitĂ©.
Le temps gagnĂ©, couplĂ© Ă la re-motivation, permet aux Ă©quipes de se concentrer sur la qualitĂ© de lâinformation produit et le business.
DĂ©velopper et rendre visible son offre produit
Le catalogue produit est voué à évoluer sans cesse car, selon les entreprises et les priorités, il est crucial de :
- Toucher une nouvelle cible en créant une gamme dédiée.
- Décliner des produits existants pour réussir sa pénétration dans un nouveau pays.
- Renouveler dans le cadre dâun business saisonnier.
- Incorporer de nouveaux produits en flux tendus toute lâannĂ©e pour dynamiser les ventes.
Mais lorsque le nouveau produit arrive en stock â une fois les Ă©tapes de design et de production achevĂ©es â le travail est loin dâĂȘtre terminĂ©. Reste encore Ă construire les Ă©lĂ©ments (contenus, imagesâŠ) qui feront vivre ce nouveau produit sur les canaux de vente.
Les derniers kilomĂštres sont souvent les plus longs et le product information management est lâaccĂ©lĂ©rateur qui permet dâanticiper les tĂąches Ă venir. Quel que soit le nombre de nouvelles rĂ©fĂ©rences, de nouvelles gammes ou la frĂ©quence du turn-over produit, la solution PIM est le socle conçu pour absorber ces quantitĂ©s et orchestrer en consĂ©quence les tĂąches des Ă©quipes.
Travailler de nouvelles informations produit, que les clients sâattendent Ă trouver
ExpĂ©rimentĂ© le consommateur ? Oui, et de plus en plus. Si lâon parle dĂ©sormais de maturitĂ© digitale câest parce quâil nâest plus attirĂ© par la premiĂšre offre qui vient Ă lui mais compare les produits, audite la concurrence, se dĂ©place, essaye et prend en main, consulte les avis dâautres acheteurs et identifie rapidement les potentiels points nĂ©gatifs.
Une expĂ©rience produit de qualitĂ© doit donc savoir combiner des informations Ă la fois denses, explicites mais toutefois parfaitement orchestrĂ©es. Pour gagner la confiance et provoquer le coup de foudre durant les quelques secondes dâattention quâaccorde lâinternaute Ă une marque, la tendance est Ă la transparence.
Nutriscore, allergĂšnes, composition, normes Ă©lectriques, matiĂšres, provenance⊠sont autant de « nouveaux » critĂšres qui sont dĂ©sormais des facteurs clĂ©s de rĂ©assurance et des dĂ©clencheurs de lâachat.
Pour en savoir plus, découvrez notre webinar sur la gestion de l'affichage environnemental.
Le PIM apporte son soutien pour rattraper rapidement le retard sur un concurrent qui a déjà intégré ces types de données produits :
- On personnalise le PIM en ajoutant Ă tout moment ces nouveaux champs aux fiches produits.
- On alerte tous les contributeurs ou simplement les responsables dâune catĂ©gorie produits que ces champs doivent ĂȘtre enrichis.
- On visualise lâavancĂ©e de lâenrichissement desdits champs dans le dashboard du PIM.
Et pour anticiper sereinement les futures habitudes des consommateurs :
- Le marchĂ© vient Ă changer ou une nouvelle tendance qui pourrait modifier les habitudes dâachat a Ă©tĂ© dĂ©celĂ©e ?
- On adapte le modĂšle de fiches produits directement dans le PIM, dont la structure est entiĂšrement personnalisable. Il ne reste plus quâĂ crĂ©er les contenus puis les diffuser avant tout le monde.
Regrouper les produits pour gérer les cross et up-selling
Le pack bonnet/chaussette, on le vend dĂšs lâautomne ou seulement lâhiver ? LâalĂ©atoire câest la hantise de la personnalisation. Et la personnalisation⊠fait vendre.
Pour proposer un cross et up-selling efficace, il faut dâabord penser regroupement de produits. Pour cela, on sâappuie sur le PIM pour associer les produits Ă :
- Un univers thématique.
- Une saison ou une collection.
- Une gamme ou un look.
- Une catégorie/un type de produits.
- Une couleur.
- Une taille.
A partir de ces groupements, des rĂšgles sont dĂ©finies pour proposer un produit complĂ©mentaire (cross-selling) ou une montĂ©e en gamme (up-selling) ou encore des packages ou bundles de produits. Il ne reste plus quâĂ diffuser les produits et intĂ©grer les liaisons sur les canaux de vente.
Traduire toutes les fiches produits à la volée
Encore des Ă©changes de fichiers Excel pour la partie traduction ? Certainement pas. Si lâon fait le choix de sâĂ©quiper dâune base de donnĂ©es produits unifiĂ©e et centralisĂ©e au sein du PIM, pas question de remettre ce type de process anxiogĂšne au goĂ»t du jour.
Les traductions passent dorĂ©navant par la l'outil de Product Information Management. Elle est dĂ©clinĂ©e en autant de volets quâil y a de langues. Elle est ensuite diffusĂ©e sur tous les canaux dans la bonne langue.
LâopĂ©rationnel ? Tout aussi simple !
Lorsque lâon travaille avec un traducteur interne ou externe :
- On peut créer un accÚs « Traducteur » au sein du PIM. Equipé de ses login, il peut directement traduire sur le PIM. Une alerte est envoyée lorsque la traduction est soumise. DÚs validation de ce travail par les équipes responsables, la fiche est diffusée automatiquement sur le pays ciblé.
Lorsque lâon travaille avec un outil de traduction telle que Textmaster par exemple :
- On connecte le PIM à ce type de solution par API pour gérer en direct les missions de traduction des fiches produit.
Pour en savoir plus, découvrez notre webinar sur la gestion des fiches produits à l'international.
SEO : Améliorer la position des fiches produits dans les moteurs de recherche
Vecteur de visibilitĂ© et de ventes, outil incontournable du marketing digital, le rĂ©fĂ©rencement naturel requiert une attention particuliĂšre, quâil soit gĂ©rĂ© par votre expert maison ou par une agence spĂ©cialisĂ©e.
Expert ou agence vont se connecter sur le PIM et profiter de droits dâutilisateurs spĂ©ciaux qui leur permettront dâĂ©diter uniquement les champs SEO (TITLE, META, attributs ALT des photographies, etc.) puis de suggĂ©rer des modifications sur les autres champs. Pratique pour recommander de nouveaux placements de mots-clĂ©s sans toutefois dĂ©naturer le contenu imaginĂ© par le marketing produit.
Bien entendu, ce process est adaptable ce qui offre la possibilitĂ© dâaffiner ces droits pour adapter le Product Information Management. La fiche produit est dĂ©clinĂ©e en autant de volets quâil y a de langues. Elle est ensuite diffus Ă lâentreprise⊠et Ă sa stratĂ©gie SEO.
Rassembler photographies et textes au cĆur du marketing
« Imaginez Simon sans Garfunkel »
Lâinformation produit est constituĂ©e de textes et de photographies. Pour gĂ©rer ces deux types diffĂ©rents de donnĂ©es liĂ©es au produit.
On peut envisager une approche :
- IndĂ©pendante (en sâĂ©quipant de deux outils) : les Ă©lĂ©ments textuelles dans un PIM et les mĂ©dias dans un DAM (Digital Asset Manager).
- Combinée : en optant pour une solution qui centralise les fonctionnalités PIM et DAM.
La fiche produit consultĂ©e par les clients reste toutefois composĂ©e dâun assemblage de ces deux types de donnĂ©es (media et contenu). Lorsquâon souhaite gagner en cohĂ©rence, les centraliser au sein dâune mĂȘme plateforme permet de gagner en qualitĂ© et en maĂźtrise. RattachĂ©s au mĂȘme contenu produit, les contenus et mĂ©dias qui alimenteront les canaux de vente seront automatiquement connectĂ©s sans risque de dĂ©calage.
Gérer les informations et droits associés aux images
à chaque média sont liées un certain nombre de données pratiques ou tout simplement légales. Si elles ne sont pas forcément orientées clients et ventes, automatiser leur gestion permet un gain de temps précieux.
Ă lâaide dâun PIM qui comporte une brique DAM, il est par exemple possible de gĂ©rer :
- Les noms des mannequins, leurs informations contractuelles (tarif de la prestation, timing des droits sur les photos, etc.), les collections et produits associés.
- Les crédits de photos et illustrations achetées ou libres de droit.
- Les coordonnées et informations contractuelles des designers, graphistes ou agences qui ont travaillés sur chaque média.
- Les informations au sujet des Ă©quipes qui ont participĂ© au packshot dâune gamme de produits.
Plus besoin dĂ©sormais de remuer ciel et terre, dâenvoyer une boucle de mails, de crĂ©er un channel Slack ou de multiplier les pauses cafĂ©s pour trouver la personne qui dĂ©tient lâinformation ou pour sâassurer quâon nâa pas dĂ©passĂ© des dĂ©lais liĂ©s au droit Ă lâimage. On se connecte au PIM ou on y programme une alerte spĂ©cifique.
Ajuster dynamiquement la taille des photos selon les canaux
Amazon, Cdiscount, Fnac, La Redoute et chaque site e-commerce raffolent de nouveaux produits mais exigent des formats et tailles dâimages diffĂ©rents. Sâensuit alors une course Ă la customisation photographique qui monopolise les Ă©quipes puis ralentit la diffusion des produits ce qui, par extension, repousse la mise en vente.
Si le Product Information Management est devenu essentiel au sein des entreprises, câest pour son rĂŽle de facilitateur et de catalyseur de productivitĂ©. Ainsi, lorsquâune photographie produit est importĂ©e au sein de la plateforme, il est possible de la redimensionner automatiquement et de gĂ©nĂ©rer des dĂ©clinaisons de diffĂ©rentes tailles et formats qui seront ensuite rattachĂ©s dynamiquement Ă chaque canal de vente.
Pour préserver la propriété des photographies, le PIM peut aussi appliquer automatiquement un watermarking sur chacune de façon à éviter les allers-retours sans valeur ajoutée avec les équipes graphiques.
Associer fonctionnalités et photographies pour mieux mettre en valeur les produits
Associer les meilleures fonctionnalitĂ©s produits avec une illustration dĂ©diĂ©e fait partie des bonnes pratiques UX appliquĂ©es au e-commerce et amĂ©liore le taux de conversion. Lâinternaute se projette davantage lorsque les photographies sont annotĂ©es avec les possibilitĂ©s offertes, points par points. Pourtant, 78% des sites nâont pas encore mis en place cette stratĂ©gie.
Dans le Product Information Management, les descriptifs marketing â Ă lâintĂ©rieur desquels sont prĂ©sentĂ©es les fonctionnalitĂ©s des produits â et les mĂ©dias se retrouvent associĂ©s (Ă travers la brique DAM).
Cette structure se prĂȘte Ă plus de crĂ©ativitĂ© :
- Prendre des photographies focalisĂ©es sur une fonctionnalitĂ© (un bouton clĂ©, un motif sur une piĂšce textile, les ports et branchements possibles Ă partir dâun Ă©quipement Ă©lectronique, les rangements offerts Ă lâintĂ©rieur dâun meuble, etc.).
- Associer cette photographie avec le descriptif textuel et lâargumentaire marketing de cette fonctionnalitĂ© clĂ©.
De quoi affiner au maximum la prĂ©sentation des produits et emporter la dĂ©cision dâachat finale.â
âPour simplifier l'organisation et la collaboration des Ă©quipes
Ne plus chercher ses produits dans une botte de cellules
â« Quel Ă©tait le nom de ce fameux fichier ? »
La recherche de documents et de fichiers, mĂȘme digitaux, fait partie intĂ©grante dâune journĂ©e de travail quel que soit le dĂ©partement au sein duquel nous travaillons. Les Ă©tudes de certains cabinets sâaccordent dâailleurs pour quantifier ce temps de recherche Ă Â 20% dâune journĂ©e soit 1 jour par semaine.
Les Ă©quipes marketing nâen sont pas exemptes. Ce sont souvent des milliers de donnĂ©es produit qui passent de mains en mains, renouvelĂ©es rĂ©guliĂšrement et constamment retravaillĂ©es. Dans cette situation, rechercher des fichiers ne reflĂšte pas un dĂ©faut dâorganisation personnelle, câest le symptĂŽme dâun besoin de structuration.
Câest cette structuration que le PIM apporte aux Ă©quipes qui traitent et recherchent ces fichiers quotidiennement. Par son module de recherche intelligente, il devient le hub de toutes les donnĂ©es et le repĂšre fiable des chercheurs dâinformations. Comme lâintĂ©gralitĂ© des donnĂ©es est filtrable, la plus granulaire des recherches devient possible.
Construire un dashboard sur mesure, vraiment basé sur son activité
Le Produit se travaille, se renouvelle, se re-travaille, sâexporte, se re-retravaille, se traduit et on connaĂźt la suiteâŠ
Quand on multiplie ces tùches avec le nombre de références qui se densifient au fil du temps, il est parfois difficile :
- De suivre lâavancĂ©e des missions dâenrichissement des Ă©quipes.
- De prioriser quotidiennement ses tĂąches parmi la quantitĂ© dâinformations restant Ă enrichir.
Pour rĂ©soudre cela, on utilise le tableau de bord du Product Information Management pour « sortir la tĂȘte du guidon ». Personnalisable, il se construit Ă partir de widgets basĂ©s sur les donnĂ©es produit stratĂ©giquement choisies.
Quelques exemples des widgets qui permettent de gagner en productivité et en maßtrise :
- To-do list quotidienne : il organise les tĂąches dâenrichissement par prioritĂ© pour arriver le matin au bureau et connaĂźtre en un coup dâoeil les « must-do » de la journĂ©e.
- Rapport de complĂ©tude : sur une catĂ©gorie de produits, un pays, une collection⊠une jauge classe le % dâenrichissement des fiches produit. En un instant, les efforts Ă fournir pour atteindre le contenu produit parfait sont connus.
La visibilitĂ© est complĂšte sur le « reste Ă faire » des Ă©quipes et les actions Ă rĂ©aliser Ă chaque Ă©tape de lâenrichissement du produit avant sa mise en ligne.
Anticiper la charge de travail dans le temps grùce à des widgets dédié
Les diffĂ©rents widgets qui composent le tableau de bord du PIM Ă©claircissent la vision dâensemble du rĂ©fĂ©rentiel. En crĂ©ant des indicateurs personnalisĂ©s axĂ©s sur les rĂ©currences de votre business, le PIM peut devenir un vĂ©ritable outil dâanalyse opĂ©rationnelle.
Vous pouvez par exemple choisir dâavoir toujours sous les yeux :
- Une vision Ă n semaines du nombre de produits qui vont arriver et dont il faudra enrichir les informations.
- Une visualisation du portefeuille produit par marque ou encore par matiÚre le cas échéant.
- Une ventilation de ces mĂȘmes produits par canal et par statut de workflow.
- Une visualisation du portefeuille produit par marque ou encore par matiÚre le cas échéant.
Ou encore plus simplement voir en un coup dâĆil :
- Lâ ensemble des produits auxquels aucune image nâa encore Ă©tĂ© rattachĂ©e.
Lorsquâune nouvelle gamme est lancĂ©e, quâune saison en suit une autre, ou que des pics dâactivitĂ© se succĂšdent, une anticipation des nouveaux produits Ă enrichir et du temps nĂ©cessaire pour le faire peut ĂȘtre planifiĂ©e et sâinscrire dans une vision ROIste prĂ©cise.
Appliquer son workflow idéal, à la perfection
LâĂ©quipe achat/produit gĂ©nĂšre les premiers SKU, lâĂ©quipe marketing produit rĂ©dige les descriptifs marketing, le photographe transmet les packshots, lâexpert SEO enrichit les champs de rĂ©fĂ©rencement, lâĂ©quipe digitale/ecommerce adapte les contenus pour les marketplacesâŠ
Sur le papier tout semble rĂ©glĂ© mais en regardant de plus prĂšs, les goulots dâĂ©tranglement peuvent se succĂ©der et les dĂ©lais de diffusion des produits se rallonger.
Le workflow du PIM joue le rĂŽle dâhuile dans les rouages et fait communiquer chaque maillon jusquâĂ la diffusion des produits. AprĂšs une Ă©tape de dĂ©finition en amont, un processus personnalisĂ© est mis en oeuvre au sein du PIM pour reflĂ©ter la mĂ©thodologie idĂ©ale de lâentreprise pour collecter, enrichir et finalement diffuser les donnĂ©es produits sur les canaux de vente.
Pour gagner en efficacité et améliorer la communication des équipes, le workflow du PIM peut, par exemple, suivre cette méthodologie :
- Un nouveau produit est créé et ses premiÚres données brutes sont intégrées dans le PIM.
- Une alerte est envoyĂ©e Ă lâĂ©quipe responsable de lâenrichissement des informations pour cette catĂ©gorie de produits.
- LâĂ©quipe rĂ©dige et soumet les contenus marketing et/ou techniques.
- Une notification est envoyĂ©e au responsable dâĂ©quipe pour vĂ©rifier le contenu produit
Si le contenu est perfectible, il peut retourner la fiche pour rĂ©vision. Les Ă©quipes sont alertĂ©es et travaillent les axes dâamĂ©lioration. La fiche est ensuite rĂ©-envoyĂ©e en validation.
S'il est satisfaisant, une validation est effectuée.
- Suite à la validation du contenu, le calcul de complétude va déterminer si les informations nécessaires avant diffusion sont bien saisies
Si tel est le cas, celle-ci est diffusée automatiquement sur les canaux de vente.
Sinon, lâĂ©quipe est notifiĂ©e des champs restant Ă enrichir avant diffusion.
Si le sujet workflows vous intéresse, consultez nos guides complets :
Quâest-ce quâun workflow de Product Information Management (PIM)CrĂ©er un Workflow de collaboration hyper efficace sur votre PIM
Travailler efficacement en Ă©quipes⊠mĂȘme Ă distance et sur plusieurs fuseaux horaires
Articuler et faire converger les missions de lâĂ©quipes Ă©loignĂ©es est un vrai challenge. Câest pourquoi les outils collaboratifs sont de plus en plus plĂ©biscitĂ©s dans lâentreprise digitalement transformĂ©e. Ils amĂ©liorent la productivitĂ©, centralisent lâinformation et favorisent la crĂ©ativitĂ© par le seul fait dâaccĂ©lĂ©rer la communication.
Le PIM est certes un outil centrĂ© autour de la donnĂ©e produit mais câest aussi une solution au service de la communication entre les acteurs qui travaillent sur celle-ci. Les contributeurs peuvent ĂȘtre regroupĂ©s en « Ă©quipes » sur le PIM et envoyer des messages collectifs Ă des listes de diffusion pour avertir de la sortie imminente dâune nouvelle collection ou dâune gamme.
Pour organiser le quotidien et ĂȘtre certain de ne manquer aucune information, les Ă©quipes reçoivent des tĂąches qui sont ensuite regroupĂ©es dans une section dĂ©diĂ©e sur le PIM. Les changements de statut (en cours, planifiĂ©, terminĂ©) notifient alors le commanditaire et lâalertent en temps rĂ©el.
Historiser les modifications Ă lâintĂ©rieur de chaque fiche
La quĂȘte dâune qualitĂ© des donnĂ©es toujours plus poussĂ©e pour amĂ©liorer lâexpĂ©rience produit implique souvent de nombreuses « repasses » pour retravailler lâinformation. Le workflow de contribution du Product Information Management vous permet de maĂźtriser et dâaccĂ©lĂ©rer fortement lâenchaĂźnement des Ă©tapes et de suivre les contributions successives de chacun.
Le journal des modifications assure une parfaite traçabilitĂ© du processus dâenrichissement et du cheminement de la fiche produit jusquâĂ sa validation finale. Et sâil permet de pouvoir Ă tout moment disposer dâun backup dâune version de fiche produit, câest aussi une mine dâinformations Ă analyser pour amĂ©liorer son workflow.
Vitesse maximale !
Faciliter grandement le travail du photographe produit
Une session photo sâorganise pour rafraĂźchir des visuels existants ou pour mettre en scĂšne de nouvelles crĂ©ations. Le photographe a pris de nombreux packshots et photographies quâil faut dĂ©sormais relier aux bons produits. Si cela rappelle un jeu dâenfant, celui-ci sâavĂšre plus complexe et consomme du temps tout en favorisant lâapparition des erreurs.
Pour rĂ©soudre cela, on sâĂ©quipe dâune douchette code barre, dâune Ă©tiqueteuse et du PIM.
Reprenons le process :
- Le PIM a gĂ©nĂ©rĂ© une premiĂšre fiche produit Ă partir des donnĂ©es brutes collectĂ©es via lâERP.
- LâĂ©quipe marketing dĂ©bute lâenrichissement des informations textuelles sur lâinterface PIM.
- En prĂ©paration, pour chaque produit Ă photographier durant la session, on imprime le code-barre Ă partir de lâĂ©tiqueteuse connectĂ©e au PIM.
- On Ă©pingle ensuite le code-barre Ă lâĂ©chantillon correspondant.
- Une fois les photos prises, lâĂ©quipe photographie scanne le code-barre Ă lâaide de la douchette pour envoyer et relier automatiquement chaque mĂ©dia au bon produit, directement dans le PIM.
Consultez notre guide complet pour associer les bons médias aux bonnes fiches produit.
Parce que « lâimport/export » câest du commerce, pas des fichiers Excel
Lâobjet du PIM est de sâinterconnecter avec toutes les solutions existantes (ou futures) du systĂšme dâinformation de lâentreprise.
DĂšs lâimport de donnĂ©e, provenant en gĂ©nĂ©ral dâun ERP (nouvelles rĂ©fĂ©rences produits ajoutĂ©es), la transmission dâinformation est facilitĂ©e et dâautant plus lorsquâelle se fait automatiquement via API. Une fiche produit brute est alors gĂ©nĂ©rĂ©e sur le PIM et une alerte ainsi quâune tĂąche sont envoyĂ©es aux Ă©quipes concernĂ©es.
Pour la diffusion, aucun export nâest nĂ©cessaire. Le PIM envoie, par exemple, automatiquement les donnĂ©es produits validĂ©es !
GĂ©rer un environnement IT multimarques
Pour un groupe qui rassemble diffĂ©rentes marques, centraliser la gestion de lâinformation produit au sein dâune mĂȘme solution a du sens, ne serait-ce que pour amorcer une logique dâharmonisation.
Un point pratique reste à soulever : comment faire si chacune des marques utilise des outils différents ? Différents ERP, différentes plateformes e-commerce, différentes langues pour la traduction de vos contenus produit.
Le PIM offre justement la possibilitĂ© de gĂ©rer diffĂ©rentes sources de flux de donnĂ©es et de diffuser lâinformation au final, quel que soit lâoutil ou le support derriĂšre le canal de vente.
Travailler avec le sourire
Les interfaces austĂšres et compliquĂ©es, les logiciels « do it yourself » gris et bleus, la charte graphique dâExcel 95 adaptĂ©e Ă vos outils du quotidien⊠Vision terne dâune journĂ©e morose.
Choisir un Product Information Management pour sa capacitĂ© Ă amĂ©liorer les process est une chose, mais il est aussi essentiel de se tourner vers un outil PIM qui fait rayonner les Ă©quipes et leur donne lâenvie de lâutiliser au quotidien car :
- Lâergonomie permet de travailler intuitivement.
- La solution est performante et garantit la rapiditĂ© dâexĂ©cution de chaque action.
- La collaboration se fait efficacement et la communication entre les Ă©quipes, mĂȘmes Ă distance, est agrĂ©able.
Souriez, vous ĂȘtes « PIMĂ©s » !
Pour dĂ©velopper son business omnicanalÂ
Vendre avant la concurrence
Le time-to-market câest la course de vitesse pour commercialiser un produit le plus rapidement possible dĂšs quâil est conçu. Pour porter lâinnovation, ĂȘtre le fleuron de la tendance, attirer les louanges des journalistes et surtout vendre davantage, mieux vaut ĂȘtre le premier.
La sociĂ©tĂ© est le Constructeur. Le produit, la Formule 1. Le PIM, câest lâĂcurie qui rĂ©unit tous les collaborateurs et met en Ćuvre tous les moyens dĂ©diĂ©s Ă lâaccĂ©lĂ©ration du produit vers la ligne dâarrivĂ©e AKA les canaux de vente.
Le PIM va en effet fluidifier toutes les tĂąches qui permettent de construire une fiche produit de qualitĂ©, prĂȘte Ă ĂȘtre diffusĂ©e :
- Insertion des photographies produit.
- Ajout des descriptifs techniques, marketing et story-telling.
- Maillage des pages entre elles (cross et up-selling, collections, looks, univers connexe, etc.).
- Optimisation SEO.
- Adaptation aux exigences des canaux (marketplaces, catalogues, brochures, applications, etc.).
- Traductions.
A cela sâajoute la simplification des processus de validation internes, en effectuant des suggestions et en suivant les modification des contenus jusquâĂ la validation finale.
Une fois tout ce cycle rationalisĂ© Ă lâaide du PIM, le time to market est fortement rĂ©duit.
Ouvrir de nouveaux pays
Investir de nouveaux marchĂ©s avec des fiches produits traduites est un grand pas mais ce nâest que la premiĂšre mesure Ă prendre pour rĂ©ussir son entrĂ©e sur un marchĂ© Ă©tranger.
Voici les actions essentielles que le PIM permet dâaccomplir pour accĂ©lĂ©rer et industrialiser la conquĂȘte de lâinternational :
- Segmenter les produits diffusés par pays : on détermine via le PIM si telle ou telle catégorie de produits est poussée sur chaque marché et on gÚre facilement les exceptions.
- Ouvrir des canaux dédiés aux pays et régions : marketplaces et canaux ouverts à toute vitesse pour une visibilité produits optimales.
- Country management plus efficace : les Ă©quipes du monde entier collaborent via le PIM. SystĂšme dâalerte et de notification, demande dâenrichissement, rĂ©vision et validation des contenus â tout se fait en ligne et sâenregistre dans le journal des modifications.
- Piloter lâenrichissement des donnĂ©es pays par pays : on paramĂštre un tableau de bord dĂ©diĂ© Ă lâinternational et on visualise le temps estimĂ© de finalisation tout en ciblant les points dâeffort.
- Connectez votre PIM Quable à vos boutiques Shopify en un clic, sans aucun développement, ni maintenance et à moindres coûts. Accélérez la diffusion de vos fiches produits, vendez partout à travers le monde et propulsez vos ventes à coups sûrs.
RĂ©duire les retours en magasin
Retourner un produit achetĂ© est devenu gratuit et fait dĂ©sormais partie intĂ©grante du service client fourni par les entreprises. Le client ne sâen prive pas lorsque le produit ne correspond pas Ă ses attentes. Cette possibilitĂ©, aujourdâhui parfaitement dĂ©mocratisĂ©e, engendre des coĂ»ts non nĂ©gligeables et laisse tout de mĂȘme une note de dĂ©ception chez le client.
La clĂ© est que le produit reçu corresponde aux attentes. Et pour cela, tout passe par la fiche produit, vecteur de transmission des informations du produit vers le client. LâĂ©toffer au maximum, câest anticiper les questions posĂ©es au service support et maximiser les chances de satisfaction Ă la rĂ©ception de la commande. Le PIM accompagne cette dĂ©marche qualitĂ© et limite fortement ces coĂ»ts de retour produit dont chaque entreprise se passerait volontiers.
Générer un catalogue produit en 1 clic
Cette possibilitĂ© est souvent mĂ©connue lorsquâune rĂ©flexion sur le PIM mĂ»rit. Pourtant, câest lâune des fonctionnalitĂ©s prĂ©fĂ©rĂ©es des utilisateurs.
En centralisant lâintĂ©gralitĂ© des informations produits au cĆur dâune mĂȘme solution, une base de donnĂ©es parfaitement fiable se crĂ©e Ă partir de laquelle il devient facile de produire des supports Web to print.
On imagine un template .PDF, designĂ© selon les besoins, sur lequel les diffĂ©rents champs des fiches produits sâinscrivent Ă la volĂ©e.
Le rĂ©sultat, câest un catalogue produit qui se gĂ©nĂšre dynamiquement avec les derniĂšres informations Ă jour sur le PIM.
En un clic, il est possible, de façon ponctuelle ou planifiée, de créer :
- Une brochure sur un produit unique. Un collection book sur une catégorie de produits ou sur une saison.
- Un catalogue global gĂ©nĂ©rĂ©, par exemple, chaque semaine pour avoir la certitude dâĂȘtre Ă jour.
- Des versions de toutes ces ressources dans autant de langues que nécessaire.
Si lâun de ces supports est utilisĂ© dans votre entreprise, connaissez-vous le temps moyen et les ressources nĂ©cessaires pour le gĂ©nĂ©rer ? Le PIM, câest lâĂ©limination de ces coĂ»ts, tout simplement.
Un seul son de cloche pour de meilleures ventes
Les partenaires distributeurs, filiales groupe, franchisĂ©s, succursales, vendeurs en boutique, sont autant dâintermĂ©diaires qui cĂŽtoient de futurs clients. Et autant dâintermĂ©diaires qui doivent vĂ©hiculer une image cohĂ©rente de la marque quâils reprĂ©sentent Ă travers un discours harmonisĂ©.
Responsables de lâimage dâune marque, ils doivent aussi dĂ©tenir une parfaite connaissance des produits et de leurs spĂ©cificitĂ©s pour encourager les ventes.
Le Product Information Management est un parfait outil de communication avec ces acteurs. Pour transmettre les informations, plusieurs moyens :
- Donner un accĂšs restreint au PIM sans droits dâĂ©dition aux Ă©quipes terrain.
- Partager une vision des produits avec ses partenaires Ă travers extranet/ portail produit (cf prochain paragraphe).
- Générer des catalogues .PDF ou print contenant les infos commerciales uniquement.
GrĂące Ă cela, les missionsdes formateurs terrain et des Ă©quipes achats est facilitĂ©. ĂpaulĂ©s par ces supports, ils sâassureront de lâuniformitĂ© du discours commercial. De plus, Make vous permet dâintĂ©grer facilement et dâautomatiser de nombreuses tĂąches, et ce, dans tous les domaines (marketing, CRM, vente, ITâŠ). Connectez votre PIM Quable Ă plus de 1000 applications parmi votre Ă©cosystĂšme, automatisez votre tĂąches et offrez-vous du temps.
Faire profiter les partenaires et distributeurs dâun catalogue interactif virtuel
Savoir prĂ©senter un produit dans les rĂšgles de lâart en fonction du public auquel on sâadresse, câest le nerf de la guerre. Et ce nâest pas toujours un exercice facile pour les partenaires et distributeurs dâune marque qui ont parfois en face dâeux un auditoire diffĂ©rent des clients finaux de la marque (B2B vs B2C par exemple).
QuâĂ cela ne tienne, le PIM permet dâintĂ©grer au produit des descriptifs ou argumentaires diffĂ©rents. Et pour que chacun sây retrouve, certains PIM permettent de gĂ©nĂ©rer un espace dĂ©diĂ© aux partenaires et distributeurs.
Un portail produit joue ce rĂŽle. Câest un mini-site sĂ©curisĂ© qui vient puiser les donnĂ©es produit profitables Ă la relation partenaire au coeur du PIM et donne Ă ces derniers une vision en temps rĂ©el des diffĂ©rents produit. Entre les mains des commerciaux, des Ă©quipes achats ou des partenaires, le portail produit est aussi accessible sur tablette et mobile et facilite la transmission dâinformations sur le terrain. Les fiches produits et photographies peuvent ĂȘtre tĂ©lĂ©chargĂ©es Ă partir de cet outil et faire gagner un temps prĂ©cieux dans lâanimation dâun rĂ©seau B2B.
Investir nâimporte quelle Marketplace
Investir de nouvelles marketplaces, quâest-ce que cela implique ?
- Adapter/enrichir davantage les données produits.
- Se plier aux formats imposés, au cas par cas.
- Générer de nouveaux formats de photographies produit.
- Sâassurer des mises Ă jour lorsque le catalogue produit Ă©volue sans cesse.
Puisque le PIM centralise dĂ©jĂ les produits et que chaque contributeur s'occupe d'une fiche unique, alors tout est prĂȘt pour lâautomatisation !
Le PIM se branche avec toutes les marketplaces et, en amont, sont définies les rÚgles de transmission des données produits en adaptant la fiche produit à leurs exigences :
- Limites de caractÚres imposées sur les champs.
- Champs requis/optionnels.
- Resizing automatique des photographies.
- Catégorie de produits à diffuser ou non sur les marketplaces.
Lâautre grande nouvelle, câest quâune fois que ces rĂšgles sont en place, chaque modification effectuĂ©e et validĂ©e par le Product Information Management mettent automatiquement Ă jour leurs Ă©quivalences sur chacune des marketplaces investies.
Dans ces conditions, rien de plus facile que dâen ouvrir de nouvelles !
Phygital ? Pas de problĂšmes
Les clients ne croient que ce quâils voient. Ils quittent leur navigation web et se dĂ©placent en boutique pour voir et toucher. Selon les types de produits, la qualitĂ© et la soliditĂ© des matĂ©riaux, les essayages, le contact humain avec les vendeurs sont autant de moments clĂ©s dans le parcours dâachat. Et lâomnicanal câest aussi cela !
Le phygital, câest le lien entre off et online ou encore lâexpĂ©rience sensorielle de lâoffre digitale. Pour renforcer encore plus le lien entre ces deux canaux, on utilise le PIM pour alimenter :
- Des tablettes tactiles Ă disposer en boutique.
- Des applications mobiles.
- Des QR codes.
- Des brochures papier.
- Le catalogue papier dâune collection.
Et alors que le marketing se rĂ©invente chaque jour, le Product Information Management et son catalogue produit unifiĂ© sont des alliĂ©s fiables sur lesquels sâappuyer pour crĂ©er les opĂ©rations commerciales et les supports de demainâŠ
Pour obtenir plus dâinfos sur les atouts du Product Information Management (PIM) dans une stratĂ©gie de vente multicanale, consultez notre guide :
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SaaS vs. On-premise : quelle solution PIM choisir ?
Dans un contexte oĂč lâoptimisation des outils mĂ©tier est primordiale se pose la question du choix de la solution sur laquelle vous allez vous appuyez et plus particuliĂšrement de son infrastructure.
LâavĂšnement du Cloud a bousculĂ© la façon de penser lâinfrastructure informatique au sein dâune entreprise. Les solutions IT inter-opĂšrent dĂ©sormais entre elles. Elles rĂ©pondent Ă des besoins complĂ©mentaires et forment de vĂ©ritables « suites mĂ©tiers » confectionnĂ©es sur mesure. Les usages au sein des entreprises ont Ă©voluĂ© en parallĂšle. Aujourdâhui, on ne consomme plus uniquement du « logiciel », nous nous rendons Ă©galement sur des applications ou sur des logiciels accessibles depuis une simple page web.
Nous parlons alors de portabilité et consultons de plus en plus ces outils depuis chez nous ou en déplacement.
Cette Ă©volution gĂ©nĂšre toutefois son lot de questions, notamment dans le cadre de la mise en place dâun Product Information Management.
SaaS, Cloud PrivĂ© ou Public, On-premise, Hybride⊠Les termes pullulent, divergent⊠Pas si facile dây voir clairâŠ
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Définitions générales
Choisir un PIM implique de se poser un certain nombre de questions avant mĂȘme dâaborder les aspects fonctionnels. Chaque Ă©diteur est en effet spĂ©cialisĂ© dans une infrastructure et pour mettre en place un PIM avec succĂšs, il faut opter pour le type d'outil le plus adaptĂ© aux ambitions.
Revenons tout dâabord sur quelques brĂšves dĂ©finitions :
Le Cloud ou Cloud Computing est la technologie qui permet dâhĂ©berger Ă distance des donnĂ©es de stockage ou logiciels. On y accĂšde Ă partir dâune connexion internet et non plus via un serveur local ou depuis le disque dur dâun ordinateur.
On-premise est une solution sous la forme logicielle qui est installĂ©e sur le serveur de lâentreprise (dans vos locaux) et sâacquiĂšre communĂ©ment par lâachat dâune licence.
SaaS ou « Software as a Service » est une solution hĂ©bergĂ©e sur le Cloud (par un prestataire tiers) dont lâaccĂšs se fait Ă distance Ă partir dâun navigateur et dâune connexion internet.
Hybride est une solution logicielle installĂ©e dans les locaux de lâentreprise mais qui stocke les donnĂ©es et/ou dispose de fonctionnalitĂ©s sur le Cloud.
Mais quâen est-il pour le choix dâune solution PIM ?
Pour vous aider, la checklist ci-aprĂšs vous prĂ©sente les questions Ă se poser avant mĂȘme dâentrer en contact avec un Ă©diteur Product Information Management.
La checklist du PIM
- Quel est le volume de mes données produit ? Quelle est la complexité de mon référentiel ? (catégories, sous catégories, maillage des produits entre eux, cross-sell, up-sell , etc.)
- Quel niveau de confidentialité pour mes données PIM ?
- Combien de personnes travailleront sur le PIM ? (typologie, localisation, poste, accĂšs au SI)
- Ai-je actuellement des compĂ©tences techniques en interne ? Quelle est la disponibilitĂ© de ma DSI pour prendre en charge la mise en route dâun PIM ? Dois-je anticiper de recruter pour lâoccasion ?
- Est-ce que mon architecture informatique dispose des ressources suffisantes pour accueillir un PIM hébergé au sein de mon SI ?
- Quelle est lâurgence dâun tel projet pour mon entreprise ? Quels dĂ©lais de mise en place dois-je attendre ?
- Quels outils existants ai-je prĂ©vu dâintĂ©grer Ă ce futur PIM ?
- Est-ce que mon entreprise cible une croissance internationale et/ou omnicanale ? Et enfin⊠comment mon entreprise budgétise-t-elle un PIM ?
Gardez cette checklist en tĂȘte⊠et parcourons ensemble chaque niveau de mise en Ćuvre dâun projet PIM.
Pour en savoir plus, consultez notre guide SaaS ou On-premise : quel PIM choisir ?
Mise en place et timing du PIM
Le cadrage d'une solution de Product Information Management
La mise en place dâun outil de Product Information Management sâouvre sur une phase de cadrage qui a pour objectif de lister les besoins des utilisateurs internes et dâadapter la solution au dĂ©roulement, quâelle soit hĂ©bergĂ©e sur le Cloud ou au sein de votre SI.
Seront abordés entre autres :
- La façon dont seront structurées et liées les informations produit
- Les flux de collecte des informations produit en amont
- Les Ă©tapes du parcours de renseignement dâune fiche produit (workflow)
- Les différents canaux sur lesquels diffuser les informations produit
- Le planning projet
Cet accompagnement suivra un parcours sensiblement similaire que vous optiez pour du SaaS ou du On-premise. La seule diffĂ©rence notable est la qualitĂ© de lâaccompagnement et les compĂ©tences de lâintĂ©grateur ou de lâĂ©diteur qui vous est dĂ©diĂ©.
Nous recommandons toutefois de vous fier Ă des Ă©diteurs qui ont dĂ©veloppĂ©, testĂ© et gĂ©nĂ©ralisĂ© une mĂ©thodologie structurĂ©e dâaccompagnement (nous avons baptisĂ© la nĂŽtre « Quable Air »). Cela vous permettra de mieux cadrer la prestation, de veiller au respect de votre cahier des charges et dâĂ©viter les surcoĂ»ts et dĂ©lais supplĂ©mentaires de mise en production.
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DĂ©lais de mise en route
Une fois que les Ă©tapes dâanalyse du besoin et de mise en place du PIM sont achevĂ©es, place Ă la configuration de la solution en elle-mĂȘme. Que votre PIM soit sur le Cloud ou hĂ©bergĂ© au sein de votre SI impacte rĂ©ellement le dĂ©lai de livraison de la solution.
La nature mĂȘme du On-premise peut en effet engendrer des dĂ©lais supplĂ©mentaires.
HĂ©berger une solution signifie en effet plusieurs choses :
- Vous devez installer et assurer lâinterconnexion de votre PIM dans votre Ă©cosystĂšme IT existant.
- Cela nĂ©cessitera du temps de vos Ă©quipes IT pour sâoccuper entre autres de lâhĂ©bergement de la solution, des accĂšs des utilisateurs ou des politiques de backup.
Si vous souhaitez profiter dâune solution clĂ© en main et Ă©viter une configuration potentiellement longue (et plus coĂ»teuse) alors votre choix se portera plutĂŽt sur le SaaS. Une solution PIM en SaaS a lâavantage de particuliĂšrement faciliter la gestion des utilisateurs quel que soit leur nombre ou leurs droits.
Vous pouvez tout Ă fait envisager dâintĂ©grer votre solution PIM en Saas Ă votre Active Dirctory afin de garantir la cohĂ©rence avec votre SI interne.â
Les compétences / Le capital humain
Type de compétences pour un PIM
La notion de « Service » du SaaS (Software as a Service) influe sur le type de compĂ©tences nĂ©cessaires pour sâapproprier la solution. Si vous choisissez une solution PIM en SaaS, elle sera plus directement accessible Ă vos Ă©quipes mĂ©tier (marketing, digitales ou produit) sans nĂ©cessiter de compĂ©tences techniques avancĂ©es.
Une solution de Product Information Management On-premise implique en revanche de recourir aux connaissances techniques de vos Ă©quipes IT qui se chargeront notamment de maintenir, dâamĂ©liorer, de paramĂ©trer la solution⊠Et tout cela devra ĂȘtre rĂ©flĂ©chi au travers de lâarchitecture informatique spĂ©cifique Ă lâentreprise.
âQuelles Ă©quipes pour gĂ©rer un PIM ?
Les deux types de solutions vont Ă©galement jouer sur les profils qui composeront les Ă©quipes chargĂ©es de mettre en Ćuvre le PIM au sein de votre entreprise.
CĂŽtĂ© PIM On-premise, il est vivement recommandĂ© de sâĂ©pauler de profils techniques disponibles et dĂ©diĂ©es au PIM.
La plupart des entreprises qui ont opté pour le On-premise ont constitué une équipe autour de :
- 1 chef de projet au sein de la DSI
- 1 chargé de SI
- De 1 à 3 développeurs selon le projet et la stack technique
- Les utilisateurs clés (CMO, CDO, chefs de produit)
CĂŽtĂ© PIM en SaaS , lâorientation plus « mĂ©tier » doublĂ©e dâune volontĂ© dâautonomie dâutilisation, restructure le projet et ses intervenants.
LâĂ©quipe chargĂ©e du Product Information Management sera bĂątie autour de :
- 1 chef de projet (la DSI, le CDO ou le CMO)
- Les utilisateurs clés (CDO, CMO, chefs de produit)
Un PIM engendre-t-il des coûts de recrutement ?
Anticiper la mise en place dâun projet PIM implique de rĂ©flĂ©chir aux ressources humaines que vous comptez assigner Ă sa mise en place et Ă sa maintenance.
Si vous estimez que vos ressources actuelles sont insuffisantes, deux choix sâoffrent Ă vous :
- Vous vous tournez vers le SaaS qui nécessite trÚs peu de compétences techniques.
- Vous optez pour le recrutement de profils qualifiés pour vous épauler
Bien entendu, chaque recrutement est un coĂ»t et un risque relatif si lâon considĂšre la portĂ©e Ă©phĂ©mĂšre dâun projet. Notons aussi au passage la difficultĂ© Ă trouver un profil alliant compĂ©tences techniques et fonctionnelles pour assurer le lien avec les Ă©quipes techniques mais aussi accompagner les mĂ©tiers dans lâusage du PIM.
La sécurité des données
LâhĂ©bergement et la responsabilitĂ© des donnĂ©es
Une solution de Product Information Management hĂ©bergĂ©e sur le Cloud verra, par extension, ses donnĂ©es stockĂ©es sur des serveurs externes Ă lâentreprise. Le prestataire SaaS devient alors responsable des donnĂ©es produit de son client et devra apporter les garanties exigĂ©es quant au bon traitement et Ă la sĂ©curitĂ© de celles-ci.
LâhĂ©bergement local du On-premise offre une autre configuration puisque les donnĂ©es produit ne quittent pas lâentreprise. GĂ©nĂ©ralement, un DPO (Data Protection Officer) est nommĂ© en interne et devient le garant des donnĂ©es produit, pour le compte de lâentreprise. Câest lâassurance dâun contrĂŽle total et dâun accĂšs permanent Ă ces donnĂ©es.
La vraie question à se poser est celle de la criticité des données en question : les données produit qui transitent dans le PIM sont-elles considérées comme suffisamment critiques pour nécessiter un hébergement local ?
Pour rappel les données produit au sein du PIM sont :
- Les références produit
- Les descriptifs produit
- Des informations plus spĂ©cifiques (label, provenance, taille, couleurâŠ)
- Les médias produit (si votre PIM inclue un module DAM)
- Les commentaires ou notations dâutilisateurs
Une nuance est toutefois importante concernant le modĂšle PIM On-premise. Le procĂ©dĂ© de sauvegarde des donnĂ©es incombe Ă lâentreprise. Des processus clairs et rigoureux devront ĂȘtre appliquĂ©s au quotidien de façon Ă ne perdre aucune trace ni mise Ă jour de la data.
ContrÎles de sécurité des données
HĂ©berger ses donnĂ©es produit au sein de lâentreprise avec une solution PIM On-premise implique une certaine charge de travail. Il revient en effet Ă lâĂ©quipe IT dâeffectuer les audits de sĂ©curitĂ© nĂ©cessaires pour assurer la sĂ©curisation des donnĂ©es produit. Bien entendu, lâentreprise peut dĂ©cider de faire appel Ă un prestataire externe pour rĂ©aliser ces contrĂŽles mais cela implique un coĂ»t.
Un prestataire de PIM en SaaS multiplie et systĂ©matise les audits de sĂ©curitĂ© pour garantir le plus haut niveau dâexigence. Il en va de sa rĂ©putation auprĂšs de ses clients. Ces contrĂŽles sont rĂ©alisĂ©s par des sociĂ©tĂ©s tierces en toute neutralitĂ© et sont Ă la charge du prestataire SaaS.
Utilisation quotidienne
Portabilité de la solution PIM
Le collaborateur devient de plus en plus nomade. Il utilise, par exemple, ses outils mĂ©tiers en dĂ©placements et apprĂ©cie le tĂ©lĂ©-travail. LâavĂšnement de ces nouveaux usages oblige les responsables de projets Ă penser des solutions portatives qui puissent favoriser la communication et le travail inter-Ă©quipes, mĂȘme Ă distance.
Câest dâautant plus valable pour le PIM qui est centrĂ© sur la collaboration des Ă©quipes locales comme internationales, autour des fiches produit. Câest pourquoi il est important dâadopter une solution PIM qui puisse soutenir cette dynamique tout en favorisant la productivitĂ©.
Un PIM en SaaS offre lâaccessibilitĂ© parfaite Ă condition de disposer dâune simple connexion internet. Un PIM On-premise Ă lâinverse sera installĂ© localement et accessible depuis les locaux de lâentreprise, par le biais du rĂ©seau. LâaccĂšs Ă distance ne pourra se faire que par le biais dâun VPN.
Le service support
En cas de problĂšmes ou de simple question dans votre utilisation quotidienne du PIM, vous apprĂ©cierez lâaide dâun rĂ©fĂ©rent solution. La bonne nouvelle, câest que les deux infrastructures (SaaS ou On-premise) procurent un service de support informatique. Chez certains prestataires, vous aurez aussi le plaisir dâĂȘtre suivis par un CXM (Customer Experience Manager) toujours Ă votre Ă©coute.
Si cet aspect va au-delĂ du simple choix « SaaS VS On-premise », voici tout de mĂȘme quelques points dâattention pour bien choisir son support :
- Assurez-vous de la réactivité des équipes. Veillez à obtenir des estimations de temps par réparation de bugs.
- Demandez la GTR (Garantie de Temps de Rétablissement). Cette clause garantit le rétablissement du service en un temps déterminé si une panne totale intervient. Plus cette durée est courte, plus le service support est performant.
- Vérifiez si un moyen de contact support vous est imposé contractuellement. Certains prestataires imposent le contact par mail voire via forums communautaires en guise de support. Difficile alors de résoudre un éventuel problÚme sans contact dédié.
Faire Ă©voluer / Mettre Ă jour un PIM
Fréquences de mise à jour
Les besoins dâaujourdâhui ne seront malheureusement (ou heureusement) plus les besoins de demain. Votre entreprise cherche Ă croĂźtre, Ă multiplier les points de contact avec ses clients et vise lâomnicanal voire lâinternational ? Le choix de votre solution PIM se fera probablement dans cette optique, avec lâobjectif dâaccompagner cette croissance de façon pĂ©renne.
Il est donc préférable de choisir une solution PIM évolutive dans le temps et de porter son attention sur la fréquence de la mise à jour de la plateforme.
Une solution PIM On-premise sera plus rigide et figĂ©e dans le temps. Les mises Ă jour, moins frĂ©quentes, feront en gĂ©nĂ©ral partie dâun contrat de maintenance et engendreront du temps et des coĂ»ts supplĂ©mentaires.
Le couple Internet/SaaS offre a contrario des perspectives dâinnovation. Une solution PIM sur internet permet le tracking des parcours utilisateurs afin dâamĂ©liorer leur expĂ©rience. Cette technologie est Ă©galement particuliĂšrement efficace pour recueillir les tĂ©moignages et aider Ă lâamĂ©lioration du Product Information Management.
Les nouvelles fonctionnalités et correctifs sont remontés instantanément et une roadmap de mise à jour du produit se constitue en direct. Chez Quable par exemple, notre suivi des usages et notre lien étroit avec nos partenaires permet une mise à jour mensuelle du PIM.
Maintenance du PIM
Mettre Ă jour un PIM On-premise, câest initier un nouveau projet IT. Il nâexiste pas de passerelle pour passer facilement dâune version Ă une autre. Cela fait donc lâobjet de nouveaux dĂ©veloppements qui peuvent durer de 3 Ă 4 mois et engagent des coĂ»ts supplĂ©mentaires. Une formation payante devra ensuite ĂȘtre dispensĂ©e Ă tous les utilisateurs pour sâassurer de la bonne prise en main de la nouvelle version du PIM.
Un PIM en SaaS, a contrario, ne nécessite pas de maintenance en interne.
Connectivité du PIM
Combien dâoutils tiers utilisez-vous aujourdâhui ?
Sont-ils SaaS ou On-premise ?
Le choix de votre solution PIM sâinscrit en effet dans votre stratĂ©gie globale de dialogue entre vos diffĂ©rents outils.
Les plateformes SaaS se positionnent comme une brique connectable par API Ă dâautres briques. Lâobjectif est alors de crĂ©er une master solution idĂ©ale et totalement interconnectĂ©e. Câest par cet aspect natif que le PIM en SaaS offre aussi la garantie de lâĂ©volutivitĂ©.
Si votre CMS, vos solutions de traductions, vos marketplaces et autres plateformes E-Commerce Ă©voluent, la connectivitĂ© dâun PIM en SaaS offre une extrĂȘme connectivitĂ© qui sâinsĂšre parfaitement dans votre Ă©cosystĂšme.
Méthodo : 4 étapes clés avant de mettre en route un PIM
Ătape 1 â Contextualiser la solution PIM et dĂ©finir ses objectifs
La clĂ© pour quâune PIM puisse parfaitement rĂ©pondre aux attentes, câest de vous connaĂźtre sur le bout des doigts. Vous, votre entreprise, les difficultĂ©s actuelles qui vous motivent Ă mettre en place cette solution, vos ambitions sur le long termeâŠ
Ce premier Ă©change avec les Ă©quipes est en fait lâanalyse et la restitution de votre propre fonctionnement interne.
Cela commence par un tour dâhorizon des sujets suivants :
- Ăventuelles limites de votre SystĂšme dâInformation actuel qui entraveraient la fluiditĂ© des Ă©changes de donnĂ©es entre les diffĂ©rents services.
- Points bloquants chez les Ă©quipes qui travaillent la donnĂ©e produit au quotidien et qui les empĂȘchent dâĂȘtre pleinement efficaces.
- Difficultés Business qui retardent la mise en vente de vos produits sur chacun de vos canaux.
- Matrice des risques pour articuler les différents sujets récoltés.
La situation Ă lâinstant « T » dâune entreprise confrontĂ©e aux points bloquants courants de la gestion de lâinformation produit est souvent la motivation principale pour dĂ©buter une rĂ©flexion PIM.
Au-delĂ de la rĂ©solution de ces points bloquants, il est important de dĂ©finir Ă©galement des objectifs Ă moyen et long termes afin dâinscrire le PIM dans une vision stratĂ©gique globale.
Cela amĂšne Ă se poser un certain nombre dâautres questions :
- Vous lancez-vous dans le e-commerce ?
- PrĂ©voyez-vous dâinvestir votre premiĂšre marketplace ? Dâen dĂ©ployer X nouvelles dâici X mois/annĂ©es ?
- Ătes-vous en route vers lâinternationalisation ?
- Souhaitez-vous intégrer la dimension B2B ou la relation fournisseurs dans votre stratégie de données produit ?
Ces différentes photographies de votre organisation présente et future vont permettre de façonner la solution PIM résolument tournée vers votre business et vos métiers.
Ătape 2 â DĂ©finir les acteurs qui participeront au sujet PIM
Comme pour toute solution Ă forte valeur ajoutĂ©e, il vous faut un rĂ©fĂ©rent PIM. Dans votre entreprise, cette personne devra jouer un rĂŽle transverse pour fĂ©dĂ©rer les futurs utilisateurs provenant de pĂŽles variĂ©s (marketing, digital, IT, directionâŠ). Elle assistera aussi aux diffĂ©rents ateliers orientĂ©s vers chacun des mĂ©tiers, dont les reprĂ©sentants participeront ponctuellement aux phases dâimplĂ©mentation.
CĂŽtĂ© Ă©diteur de solution PIM, chez Quable par exemple, lâonboarding manager assurera toute la phase dâaccompagnement en compagnie dâun rĂ©fĂ©rent technique de la solution. Cette Ă©tape sera aussi pour vous lâoccasion de rencontrer votre Customer Success Manager dĂ©diĂ©. Aux petits soins, il sâassurera de la rĂ©ussite de lâexpĂ©rience utilisateur au cĆur du PIM.
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Ătape 3 â Ătablir le « Cadrage MĂ©tier »
Le « Cadrage MĂ©tier » vise, dans un premier temps, Ă comprendre la façon dont la donnĂ©e produit se structure et est travaillĂ©e au sein de votre entreprise. Lâobjectif est ensuite dâacter une modĂ©lisation de lâorganisation souhaitĂ©e pour gĂ©rer ces donnĂ©es.
Enfin, en connaissant dĂ©sormais un peu mieux les acteurs internes et leurs rĂŽles spĂ©cifiques, un processus de coordination et de validation des actions des utilisateurs au sein du PIM sera validĂ© : câest la naissance de votre Workflow.
A â DĂ©terminer un modĂšle de donnĂ©es (Data-Model)
Le modĂšle de donnĂ©es, câest le travail prĂ©alable qui va permettre de construire le PIM dans une logique centrĂ©e sur vos produits et la façon dont ils doivent ĂȘtre enrichis puis diffusĂ©s. Ce modĂšle de donnĂ©es est rĂ©gi par des entitĂ©s qui dĂ©finissent un cadre pour vos donnĂ©es.
Quelques définitions :
- Document : assemblage dâattributs qui constituent une typologie de fiche produit. Il est possible dâavoir plusieurs types de documents lorsque les attributs qui les composent sont fondamentalement diffĂ©rents.
- Attributs : ce sont les champs qui composent la fiche produit et qui recueillent les informations sur vos produits.
- Médias : chaque document porte ses propres médias (photo et/ou vidéo).
- Classification : « catégorisation » ou « arborescence » est une vue de la totalité des documents qui constituent vos contenus produit, organisée en dossiers et sous-dossiers. Elle permet de simplifier la navigation au sein du catalogue de données.
Une fois que chaque type de données est regroupé par entités, il vous est désormais possible de pousser plus loin les liaisons entre vos différentes données.
Vous pouvez lier des documents entre eux sous la forme parent/enfant :
- Pour constituer un look par exemple ou une recette selon votre secteur.
- Pour lier un produit Ă une marque.
- Pour lier un produit Ă un coffret cadeau.
- Pour lier des produits entre eux pour former vos cross et up-selling.
- Pour rassembler des recettes, des ingrédients, des magasins, etc.
B â Etablir la cartographie des donnĂ©es
LâintĂ©gralitĂ© de votre univers produit est dĂ©sormais identifiĂ© et dĂ©coupĂ© sous forme de donnĂ©es maillĂ©es entre elles. Place Ă la matĂ©rialisation !
La cartographie de vos donnĂ©es sera le document de rĂ©fĂ©rence pour comprendre facilement et en un coup dâĆil la façon dont sont organisĂ©es vos donnĂ©es dans le PIM.
On y retrouve, entre autres :
- Les langues du PIM (liste des langues utilisée pour chaque catégorie de produits).
- Les types de documents > Ex : « Jupe », « T-shirt », etc.
- Les jeux de champs. > Ex : Document « Jupe » lié à Document « NomDeMarque ».
- Les mĂ©dias (Tailles et formats, alt SEO, date limite dâusage, droits dâutilisation).
C â Construire un Workflow
AprĂšs la donnĂ©e, le process ! Le meilleur processus collaboratif retrace les rĂŽles de chacun tout en ayant en tĂȘte lâobjectif final de diffusion sur les diffĂ©rents canaux de vente.
Il nous faut donc :
- DĂ©terminer les actions de chaque contributeur au sein du PIM.
- DĂ©terminer les rĂŽles/permissions utilisateurs.
- MatĂ©rialiser le circuit de la donnĂ©e produit depuis sa collecte (ERP) vers le PIM (enrichissement) jusquâĂ sa diffusion (canaux de vente).
- PrĂ©ciser les conditions qui permettent Ă la donnĂ©e de franchir chaque palier jusquâĂ sa diffusion (complĂ©tude).
- Mettre en place les indicateurs de suivi sur le dashboard.
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Cas pratique
Exemple de délimitation des rÎles et actions de chaque utilisateur sur le PIM :
Exemple de workflow mettant en scĂšne les Ă©tapes de soumission de contenus produits et leurs validation sur le PIM :
Pour ce workflow, un systĂšme dâĂ©tapes a Ă©tĂ© construit et pensĂ© avec les Ă©quipes pour suivre l'avancĂ© de lâenrichissement tout en maĂźtrisant la qualitĂ© des donnĂ©es produit avant leur diffusion.
« Nouveau produit Ă enrichir » : Un produit est considĂ©rĂ© comme crĂ©Ă© dĂšs que son « EAN » et son « Code » ont Ă©tĂ© renseignĂ©s par lâERP. Le Lot de produits est alors prĂȘt pour enrichissement (MĂ©dia et Contenu, etc).
« Prix correctement saisi » : Sâapplique uniquement lorsque le champs « Prix » est connu.
« En attente dâassortiment » : Tant que les champs correspondant Ă lâassortiment sont « vides », alors le statut « En attente assortiment » est actif.
« En attente de photographie » : Si aucun mĂ©dia nâest associĂ© Ă une fiche produit.
« En attente validation » : Nécessite une action de la part des utilisateurs en charge de la validation.
« Fiche produit validée » : Elle a été correctement validée.
« En attente de traduction » : DĂšs lors que la fiche nâa pas Ă©tĂ© traduite.
« Traduction validée » : La traduction a été correctement validée.
Nous savons désormais :
- Comment organiser et hiérarchiser toutes les données qui gravitent autour de vos produits.
- Quelles sont les liaisons et les assemblages de donnĂ©es qui font votre business. Qui contribue Ă tel ou tel stade de lâenrichissement.
- Comment matérialiser la façon dont votre entreprise travaille la donnée produit.
- Quels champs et quelles actions sont nĂ©cessaires pour que les vannes du workflow sâouvrent une Ă une.
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Ătape 4 â Passer Ă lâaccompagnement technique
Les rouages sont prĂȘts, bien pensĂ©s et adaptĂ©s Ă vos ambitions. DĂ©sormais il faut les alimenter et y faire circuler tout ce flux de donnĂ©es.
Lâobjectif : câest lâouverture rapide des vannes vers la vente et vos diffĂ©rents canaux.
A â Les flux entrants
Les flux entrants vont permettre dâalimenter votre PIM en donnĂ©es brutes de façon Ă les enrichir ensuite via la solution.
La premiĂšre source dâalimentation se fera Ă partir de lâoutil qui reçoit les toutes premiĂšres informations concernant un produit nouvellement crĂ©Ă©.
Pour les donnĂ©es textuelles, dans la plupart des cas, il sâagit de l'Enterprise resource planning qui fournit en moyenne 10% Ă 30% (une rĂ©fĂ©rence, un libellĂ©, quelques descriptions succinctes) du contenu de la fiche produit. Lâobjectif du PIM est alors de faciliter le 70% des missions restantes.
La gestion des flux
Les paramĂštres de dĂ©clenchement des flux doivent ĂȘtre dĂ©terminĂ©s :
- Fréquence de déclenchement(ex : 1 fois par jour à 2h du matin).
- Moyen: FTP, SFTP, API.
- Format de fichier: .csv, .xml, .png, .jpg.
Pour les médias, la source de collecte varie davantage. Solution de studio photo, ERP, Fichiers plats⊠un second flux dédié vient généralement alimenter le PIM qui associe ensuite les médias aux bonnes fiches produit grùce à la référence produit commune.
B â Les flux sortants
La donnĂ©e produit entre mais il sâagit dĂ©sormais de dĂ©terminer ses portes de sortie.
Ces flux sortants sont orientés vers les canaux de vente mais pas seulement.
Avec le PIM, vos donnĂ©es produits sont en passe dâĂȘtre parfaitement enrichies et il est utile dâen profiter pour faire remonter ces mises Ă jour dans les diffĂ©rents outils de votre SI : mettre Ă jour les donnĂ©es produits dans lâERP, le MDM ou vos outils de stocks/supply.
Enfin, les flux sortants qui constituent vos canaux de diffusion des fiches produits seront aussi étudiés :
- Flux site e-commerce.
- Flux marketplaces.
- Flux édition print (catalogue, dépliants, etc.).
- Flux extranet/portail produit.
- Flux supports magasins physiques (tablettes, bornes digitales).
C â Cartographie des flux
Tous les flux sont identifiés et validés. Il est temps de mettre à plat cette future organisation en cartographiant les différentes étapes : collecte, échanges et transmission des données produits.
Pour en savoir plus, consultez notre ebook Responsable IT & DSI : 4 étapes pour cadrer et implémenter votre PIM.
Ressources utiles
Tous les contenus utiles sur le PIM :
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